Help Desk система для управления заявками и мобильными сотрудниками

Мобильное приложение

Все необходимые инструменты для работы с заявками «в полях»

Оптимизация процессов

Выявление ошибок в сервисных процессах и их улучшение до автоматизации

Внедрение системы

Настройка системы «под ключ» с учетом специфики ваших процессов

Сопровождение

Администрирование системы экспертами HubEx вместо штатного IT-специалиста

Список заявок

Исполнитель моментально получает заявки и отчитывается по ним в своем смартфоне. Если исполнитель не принимает заявку, система Help Desk оповещает руководителя и эскалирует её на другого сотрудника

Чек-листы

Чек-листы помогают стандартизировать оказание услуг, соблюдать установленные регламенты и быстро обучать новых сотрудников. HubEx позволяет создавать чек-листы для видов работ, объектов и оборудования

Чаты с клиентами и коллегами

Все коммуникации в единой системе с возможностью загружать фото и видео. Каждый чат в Help Desk привязан к конкретной заявке

База объектов

Список обслуживаемых объектов и оборудования с электронным паспортом. Паспорт содержит историию обслуживания, параметры оборудования, техническую документацию, информацию о гарантийном сроке, контакты и т. д.

Встроенный навигатор

Приложение подскажет точный адрес объекта и построит кратчайший маршрут с учётом пробок. Привычный для пользователя навигатор откроется автоматически

Электронные документы

HubEx автоматически формирует электронные документы по выполненным работам. Их можно подписать прямо в смартфоне. Автоматизация исключает ошибки при переносе информации вручную

Интеграция по электронной почте позволяет создавать заявки при получении электронных писем, ответы диспетчера приходят также на email

Заявки по email

Клиенты отправляют обращения в Телеграм-бот, с помощью интеграции обращения попадают напрямую в Help Desk HubEx. Ответы диспетчера приходят также в Телеграм-бот

Заявки в Телеграм

В Клиентском портале и мобильном приложении заказчик может создавать обращения и отслеживать ход их выполнения, печатать акты и просматривать аналитику по заявкам

Клиентский портал и мобильное приложение заказчика

Заказчик сканирует QR-код на оборудовании и получает возможность подать обращение в 1 клик без отправления писем на email, звонков и мессенджеров

Паспорт объекта

Автоматизация создания заявок по заранее запланированному графику или логике

Создание заявок по расписанию

Автоматизация загрузки заявок из других ИТ-систем (1С, Битрикс, amoCRM и др.) по API

Интеграция с ИТ-системами

Заявки в Help Desk как мини-проекты. Декомпозируйте, назначайте в календари, контролируйте выполнение каждого обращения

Дочерние и вложенные заявки

Широкие возможности для работы с обращениями в Help Desk системе HubEx — создавайте уникальные стадии, ответвления, настраивайте уведомления и эскалацию заявок

Настройка уникальных сценариев

Автоматическое распределение заявок в Help Desk по настраиваемым параметрам: квалификации, типам работ, загрузке и пр.

Автодиспетчер

Исполнитель управляет своими заявками прямо в смартфоне. Он может выбирать график работы, вести чаты с клиентом и коллегами, формировать и подписывать первичные документы

Заявки в мобильном приложении

Сроки выполнения обращений могут устанавливаться автоматически согласно настроенному SLA или указываться вручную. Help Desk HubEx сам контролирует соблюдение установленных сроков. В случае превышения запустится процесс эскалации или напоминания

Контроль сроков (SLA)

Диспетчер видит на карте все перемещения мобильных сотрудников, маршрут, этапы выполнения работ, актуальный график работы, их присутствие «на связи» и даже готовность принимать заявки. В пару кликов назначается исполнитель по заявке без обзвона и долгих ожиданий

Заявки на карте

Заранее подготовленная подробная библиотека с шаблонами для типовых вопросов позволяет выбрать готовый ответ вместо того, чтобы вручную набирать повторяющиеся сообщения

Создавайте шаблоны ответов под конкретные запросы клиентов, настраивайте персонализацию, это обеспечит индивидуальный подход к вашим заказчикам, поможет всегда быть на связи с клиентами и повысить их лояльность

Базу знаний можно пополнять обучающими материалами, инструкциями, регламентами, описаниями процессов и любыми другими полезными материалами. Это позволяет хранить, систематизировать всю полезную информацию для передачи знаний и обучения новых сотрудников

В Базе знаний можно формировать иерархию статей, создавать папки с обучающей информацией для разных отделов компании, быстро находить нужные материалы, фильтровать по популярности, последним просмотрам, сохранять в избранное и многое другое. Плагин позволяет писать статьи, заметки и инструкции, добавлять видео и другие файлы.