Регистрация на индивидуальную демонстрацию HubEx
Формат мероприятия:
Онлайн демонстрация возможностей FSM-системы HubEx. Мы покажем, как HubEx автоматизирует бизнес-процессы вашей отрасли
Где проходит:
Microsoft Teams
Вам на email придет ссылка для входа на встречу в браузере, устанавливать программы или приложения не потребуется
Длительность:
Основная презентация 45−50 минут
Ответы на вопросы 30−50 минут
Итого около 1,5 часов
Блог HubEx

Как искусственный интеллект помогает руководителю сократить операционку

Опыт клиентов
Когда руководитель погружен в операционную работу и в ручном режиме управляет всеми процессами, это смещает его фокус внимания с развития компания и стратегических задач. Автоматизация берет на себя рутинные операции и освобождает время руководителя для важных вопросов, которые невозможно делегировать.
Благодаря внедрению FSM-системы компания по обслуживанию коммерческой недвижимости «Эксплуатация 24» на 30% сократила количество аварийных выездов, в 3 раза увеличила число выполненных заявок в день. Как проходило внедрение HubEx, с какими сложностями столкнулась компания, каких результатов достигла делится директор «Эксплуатация 24» Артур Зарипов.

Бриф проекта

Компания: ООО «Эксплуатация 24»
Отрасль: техническое обслуживание инженерных систем зданий и сооружений
  • Компания занимается обслуживанием инженерных систем зданий с 2016 года.
  • Регионы присутствия: Казань, Нижний Новгород и Краснодарский край.
  • Клиент: Rostic's, более 50 точек обслуживания.
Сроки внедрения
1 месяц
Команда внедрения
Татарская Валерия, специалист отдела внедрения
Егор Савкин, младший специалист отдела внедрения
Махмудова Камила, младший специалист отдела внедрения
Задачи внедрения
  • Настроить сбор и учет заявок, исключить их потерю
  • Предоставить диспетчеру инструмент для контроля мобильных сотрудников
  • Упростить процесс контроля выполнения заявок
  • Автоматизировать процесс создания заявок на проведение ППР
Результаты внедрения
  • Сокращение времени на обработку заявок.
  • Снижение затрат на диспетчеризацию.
  • Рост числа выполненных заявок в день одним исполнителем.
  • Снижение количества просроченных заявок.

Справка о компании

Компания «Эксплуатация 24» специализируется на предоставлении полного спектра услуг в сфере комплексного обслуживания инженерных сетей объектов, относящихся к коммерческой и жилой недвижимости. Компания ведёт свою деятельность по всей Республике Татарстан. Грамотный и ответственный подход компании позволяет увеличить ресурс работы оборудования своих клиентов и помогает сократить расходы на содержание инженерных сетей до 25%.
В апреле 2022 года «Эксплуатация 24» обратилась в HubEx для автоматизации своих рабочих процессов. Компании стало сложно справляться с большим объемом ручных операций. Вся работа велась в Excel, это приводило к высоким трудозатратам и отсутствию прозрачности в процессах.


Цели и задачи автоматизации

Настроить сбор и учет заявок, исключить их потерю

Процесс сбора и обработки обращений был неупорядоченным и хаотичным. Заявки приходили директору из различных источников: в мессенджерах, по телефону, путем личного обращения. Далее заявки вручную вносились в Excel. Часть входящих обращений нигде не фиксировалась, терялась, а порой вовсе не бралась в работу. Это приводило к снижению доверия и лояльности со стороны клиентов и, как следствие, к недополучению прибыли.

Автоматизировать процесс распределения заявок

Распределением заявок занимался директор компании вручную. Он просматривал данные в Excel, в зависимости от региона поступившей заявки связывался с нужным исполнителем и уточнял его доступность. Процесс назначения длился очень долго и порой занимал более суток. Это приводило к серьезным поломкам, так как реакция на заявки была долгой и не классифицировалась по критичности.

Упростить процесс контроля выполнения заявок инженерами

Вся отчетность по выполненным заявкам велась в мессенджерах. Исполнители отправляли директору информацию после завершения работ, которая далее снова вручную вносилась в Excel. Такой процесс ведения отчетности был трудозатратным и непрозрачным. Информация не всегда фиксировалась в полном объеме, часть терялась в мессенджерах. Найти нужный отчет по конкретной заявке было затруднительно.

Автоматизировать создание заявок на плановое обслуживание

Плановые работы по объектам проводились «между делом». Процесс ведения заявок на проведение ППР не был систематизирован и упорядочен. Такой хаос приводил к серьезным последствиям: частые поломки и внезапный выход оборудования из строя.

Описание внедрения системы

Первым этапом специалисты внедрения HubEx выполнили базовую настройку системы под процессы компании:
  1. Загрузили объекты и оборудование, выстроили корректную иерархию. Родительскими объектами являются города, а дочерними – точки обслуживания.
  2. Создали учетные записи сотрудников. Завели роли для пользователей в системе, настроили им индивидуальные полномочия и видимость полей на форме заявки. Привязали каждого инженера к городу.
  3. Предоставили возможность инженеру видеть в своем мобильном приложении все заявки на объекте или ближайшие с помощью функционала «Календарь заявок». Благодаря этому сотрудник может самостоятельно брать подходящие заявки и выполнять их за один выезд.
  4. Настроили правило автоматического назначения исполнителя. На заявку автоматически назначается исполнитель, участок которого совпадает с участком объекта по заявке.
  5. Настроили правила автоматического создания заявок (планировщик работ), согласно установленному графику для своевременного проведения планового ТО оборудования.
  6. Завели 1 тип заявки. У данного типа настроили индивидуальный жизненный цикл
  7. Создали в системе 3 вида критичности «Высокая критичность», «Аварийная» и «Обычная»
  8. Настроили 3 правила расчета крайнего срок закрытия с учетом параметра «Критичность».
  9. Создали в системе 10 видов работ.
  10. Завели чек-листы, для удобного и оперативного ведения отчетности исполнителями по своим заявкам.
Иерархия объектов и оборудования в FSM-системе HubEx
Иерархия объектов и оборудования в FSM-системе HubEx

Настройка интеграции с электронной почтой

Одним из часто используемых каналов подачи заявок была электронная почта. Директору компании приходилось вручную обрабатывать каждое входящее письмо, фиксировать обращение в Excel и передавать Исполнителю. Компания была в поиске решения, которое бы автоматизировало данный процесс. HubEx предоставил такой инструмент. С помощью настроенной интеграции все входящие письма от Заказчиков автоматически создаются в системе как новые заявки. В самой заявке на основе информации из письма автоматически заполняются обязательные поля: Номер заявки, Объект, Описание заявки.

Сложности, с которыми столкнулись при внедрении и рекомендации, как избежать подобных проблем в будущих проектах

Артур Зарипов, директор компании:
«Я считаю, что любое нововведение в уже привычные процессы зачастую вызывает сопротивление со стороны сотрудников. Главное найти подход к каждому и суметь убедить, что использование FSM-системы значительно упростит жизнь и самих сотрудников и их руководителя. У меня это получилось!»

Результаты внедрения

Итогами успешного внедрения HubEx в бизнес клиента стали следующие показатели:
  1. Сокращение затрат на диспетчеризацию. Теперь руководитель не тратит свое время на ведение и распределение заявок. Настроенная интеграция с электронной почтой автоматически создает заявки в системе, а правила автоназначения исполнителей распределяют поступившие заявки на нужных сотрудников.
  2. Увеличение количества выполненных заявок одним исполнителем в день в 3 раза. Ранее инженер успевал выполнить 1-2 заявки в день. Теперь их количество возросло до 6.
  3. Сокращение количества аварийных заявок на 30%. С помощью внедренного функционала планировщика работ компания не пропускает проведение ППР, а значит количество аварийных выездов снижается. «Теперь мы больше предупреждаем, чем решаем» – Артур Зарипов, директор компании.

Отзыв заказчика

Артур Зарипов, директор компании:
«Я долго находился в поиске системы, которая смогла бы покрыть все мои нужды. Посмотрев несколько видео о возможностях вашей системы, я понял, что это то, что я искал! Для меня было важно наличие мобильного приложения и гибкого инструмента для настроек. Если сказать кратко, то HubEx – это удобно, мобильно, целостно, многофункционально и гибко. Мне кажется, будто вы создали софт для моей «Эксплуатация 24»!

Рекомендации, которые могу дать компаниям, которые только планируют внедрение:

  • Не бояться перемен и внедрения цифровых систем. Я бы вообще предложил ввести обязательную цифровизацию в РФ.
  • Понимать, что FSM-система упрощает жизнь всем сотрудникам компании.
  • Пора перестать бояться делегировать задачи искусственному интеллекту.

Я успел поработать с несколькими вашими сотрудниками. Работа с каждым из них оставила только положительные эмоции и впечатления. Валерия избавила меня от главной «боли», когда настроила интеграцию с электронной почтой. Егор оперативно отвечал на мои вопросы и помогал с настройкой системы, аккаунт-менеджер Камила предлагает новые решения для оптимизации существующих процессов. Могу уверенно сказать, что в HubEx работаю профессионалы. Ставлю всем 5 звёзд и уже рекомендую вашу систему своим коллегам!»