Подводные камни автоматизации бизнеса: к чему быть готовым?

Автоматизация бизнеса — многоступенчатый и сложный процесс. Зачастую при внедрении систем автоматизации компании ожидают “красную таблетку”, которая по волшебству поможет наладить работу и повысить эффективность. Как на деле происходит переход от бумаг, мессенджеров и таблиц Excel к специализированным системам? К каким сложностям стоит подготовиться заранее и какие этапы ждут компанию? Своим опытом делится компания “Дом Климата”, внедрившая HubEx 2 года назад.

Справка о компании

Компания: «Дом климата»
Сфера работы. Установка и обслуживание кондиционеров, вентиляционных систем, систем охранно-пожарной сигнализации
Регион. Чувашская республика
Количество заявок. От 2-3 до 12 в день, в зависимости от сезона
Опыт автоматизации.2 года

Этап 1. Поиск решения для автоматизации

Решение об автоматизации бизнеса в компании было принято после прочтения статей на эту тему. До этого долгое время “Дом климата”, как и многие другие компании, строил рабочий процесс в онлайн-календарях, Excel и мессенджерах. На знакомство с представленными на рынке решениями, их функциональностью и сравнением ушло 2 месяца. В поисках “Дом климата” опирались на заранее сформированный список требований, которым должна была соответствовать система автоматизации. Так, компания хотела решить следующие проблемы:

Отсутствие единых стандартов работы
Приемка оборудования на обслуживание
Хаос в управлении заявками

Исходя из этого было решено искать систему со следующим набором функциональности:

Чек-листы для мобильного персонала
Управление выездными специалистами: геолокация и контроль перемещений, настройка расписания
Возможности для управления обслуживанием оборудования
Модуль для управления заявками
Гибкость системы

На последующее внедрение системы также было потрачено около 2 месяцев.

Будьте готовы! Не рассчитывайте автоматизироваться “одним днем”. Заранее составьте список задач, которые планируете автоматизировать, и подбирайте систему с их учетом.

Этап 2. Организация работы в системе

Недостаточно просто внедрить систему — необходимо обучить сотрудников пользованию ее компонентами. На этом этапе компании зачастую сталкиваются с трудностями.

«Когда мы только начали внедрять систему, некоторые наши инженеры отказывались скачивать мобильное приложение на телефон. Они считали, что приложение слишком много весит и телефон его не “потянет”. На то, чтобы привыкнуть к такому формату работы, потребовалось время.»

Александр Николаев, экономист компании “Дом климата”

На этом этапе с помощью HubEx “Дом климата” решили основные потребности.

Работа была стандартизирована. Для каждого типа работ в системе были созданы чек-листы и введена фото и видеофиксация. По окончании работ сотрудник снимает результат и прикладывает его к заявке в мобильном приложении. Это помогает избежать ошибок и повысить уровень сервиса.

Упорядочена работа с заявками. Все заявки заносятся менеджерами в систему. Это позволяет избежать хаоса и ошибок при распределении и отслеживать статус выполнения работ через систему. Специалистам больше не нужно тратить время на поиск заявки в мессенджерах — они поступают сразу в мобильное приложение.

Появился инструмент для управления и контроля персонала. Менеджеры компании получили возможность проверять качество работы специалистов с помощью вышеупомянутой фото и видеофиксации. Для каждого типа работ в системе созданы стадии выполнения (жизненный цикл заявки). По мере продвижения работы выездной специалист в мобильном приложении выбирает соответствующую стадию, и ответственный менеджер видит это в системе. Также встроенный в систему GPS-мониторинг следит за тем, чтобы специалисты не закрывали заявки без посещения объекта. Все заявки, закрытые таким образом, обозначаются специальной меткой. Благодаря этому работа сотрудников стала более прозрачной.

на 9% сократилось количество ошибок на выездах

до 800 заявок в год обрабатываются в системе

Будьте готовы! Выделите список первоочередных задач, которые необходимо решить с помощью системы. Заложите в процесс время на обучение сотрудников и “акклиматизацию” к новым условиям. Расскажите о преимуществах системы бригадирам и менеджерам, чтобы они могли транслировать их подчиненным.

Этап 3. Дальнейшее развитие

Наладив основные процессы в HubEx, “Дом Климата” планирует и дальнейшую автоматизацию. За время работы сотрудники уже ознакомились с функциональностью платформы и пришли к осознанию, где еще может помочь автоматизация.

Вести в системе склад и учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Специалистам “Дома Климата” на выезде требуется переключаться между объектами. Перечень материалов в заявке поможет ничего не забыть и знать точно, какой материал со склада и в каком количестве брать. Отсутствие нужных материалов и инструментов может привести к конфликту с заказчиком, поэтому автоматизация данного вопроса важна.

На данный момент учет ТМЦ ведется следующим образом:

Менеджер при создании заявки вносит необходимые материалы на основании того, что написано в договоре с клиентом.
Сотрудник получает список и забирает комплектующие на складе.
По окончании работ в чек-лист вносится пометка о количестве использованных материалов: взял 4 метра, использовал 3,5, остаток 0,5, вернуть на склад.
Два раза в месяц общая информация о потраченных материалах заносится в Excel, чтобы ответственные лица могли понять, сколько единиц со склада было потрачено.Сейчас, ведя учет в Excel, мы только в апреле можем посчитать и понять, какие материалы были потрачены в середине марта. Обязать сотрудников заполнять отчеты в Excel чаще тоже не вариант — это отнимает слишком много времени. Ведение склада в HubEx даст нам оперативность.

«Сейчас, ведя учет в Excel, мы только в апреле можем посчитать и понять, какие материалы были потрачены в середине марта. Обязать сотрудников заполнять отчеты в Excel чаще тоже не вариант — это отнимает слишком много времени. Ведение склада в HubEx даст нам оперативность.»

Александр Николаев, экономист компании “Дом климата”

Настроить интеграцию с Bitrix 24. Bitrix 24 был внедрен в компании одновременно с HubEx. Часть информации приходится дублировать: заносить из Bitrix в HubEx и наоборот.

Использовать систему для расчета зарплаты исполнителей. В компании у выездных инженеров сдельная оплата: она зависит от количества и типа выполненных работ. Эта информация автоматически аккумулируется в модуле аналитики HubEx. При помощи фильтров можно посмотреть, какие работы и в каком количестве выполнил сотрудник за определенный период, и на основе данных просчитать заработную плату.

Акты согласования с клиентом. В HubEx есть возможность создавать акты согласования выполненных работ и предоставлять их клиентам на электронную подпись. Это ускоряет процесс согласования счета и снижает вероятность конфликтных ситуаций — клиент сразу видит, что именно будет включено в счет.

Будьте готовы! Не форсируйте автоматизацию. Поработайте в системе, привыкните к ней, и только затем переходите к автоматизации сложных процессов. Сначала проработайте их “на бумаге” (как и при помощи каких инструментов это сделать? как настроить все с максимальным удобством и выгодой для компании и сотрудников?) — тогда занести их в систему получится проще и быстрее.

Иногда руководитель задает нам вопрос: мы внедрили HubEx, почему вы не выдаете мне полную информацию оттуда? За 2 года сотрудничества с HubEx мы оптимизировали и оцифровали процесс, но только находимся на пути к полной автоматизации. Есть еще много проектов, которые хочется реализовать в системе. Но иногда на это просто не хватает времени, и мы продолжаем работать по-старому.

Александр Николаев, экономист компании “Дом климата”

Вывод

На примере компании “Дом климата” видно, как грамотно и поэтапно следует внедрять автоматизацию. Идя от основных, базовых процессов к более сложным, компания помогает сотрудникам привыкнуть к новому формату, лучше узнает систему и ее возможности и переезжает на “цифровой” формат без просадок в работе.

Если у вас остались вопросы или вы планируете реализовать подобную сервисную модель в вашей организации — будем рады помочь! Пожалуйста, отправьте нам запрос.