Рекомендации по отправке счетов, которые клиенты оплатят

На бумаге может быть сложно произвести впечатление, поэтому мы предлагаем вашему вниманию руководство по выставлению счетов! Экспертные советы и простые в использовании инструкции помогут продемонстрировать свои услуги и завоевать симпатии клиентов.

Пошаговая инструкция, которой вы можете пользоваться для составления собственных шаблонов.
Лучшие приемы, чтобы выглядеть более профессионально

Как отправить счет-фактуру, который клиенты оплатят

Есть несколько моментов, которые нужно иметь в виду. Всегда найдутся заказчики, которые попытаются увильнуть от оплаты счета, но это не значит, что вы должны облегчать им задачу.

Как же составить такой документ, по которому клиенты будут вынуждены перевести средства? На самом деле, это гораздо сложнее, чем просто указать цену. Помните, что:

Своевременно выставленные счета могут гарантировать платежеспособность клиентов.

Хороший счет-фактура должен быть понятен любому человеку, а не только инженера.
Если клиент знает, за что он платит и почему, он с большей вероятностью сделают это.
Не упустите эту возможность, что напомнить о своем бренде: пусть клиенты знают, что вы можете предложить больше.

Приемы по выставлению счетов-фактур

Схема работы с платежами указывает порядок действий, которому вы должны следовать при обслуживании каждого клиента.
Конечно, вам не нужно будет каждый раз выполнять все эти шаги, но наличие схемы работы поможет управлять процессом, когда/если возникнут определенные потребности.

Идеальный рабочий процесс может выглядеть следующим образом:
Смета > Договор > Первый платеж > Второй платеж > Третий платеж > Счет-фактура > Напоминание > Письмо с требованием (в случае неуплаты) >Договориться о встрече с клиентом > Назначить момент (при необходимости), когда вы отправляете счет в коллекторское агентство.

Вашему процессу также будут способствовать:

Шаблон сметы;
Шаблон договора;
Шаблон счета-фактуры;
Шаблон напоминания (который лучше всего отправить до наступления срока оплаты. Ясность здесь очень важна: четко определите, когда наступит срок оплаты, но будьте дружелюбными).

При их наличии этих элементов процесс выставления счета будет протекать с минимальной необходимостью ручного ввода данных.

Счет, от которого вы не можете отказаться

Как схематически выглядит понятный счет-фактура? Какие обязательные элементы надо в него включить?

Добавьте свой логотип в верхнем левом углу страницы, как часть вашего брендинга.

В правом верхнем углу укажите номер телефона компании, который будет отлично виден и читаем, а также поможет клиенту связаться с вами в случае возникновения вопросов.

Укажите имя/название и адрес клиента.

Номер заказа, чтобы вы могли быстрее уточнить конкретные детали, если у клиента возникнет вопрос.

Описание проблемы, в соответствии с словам клиента.

Подробное описание выполненной работы и использованные детали, чтобы клиент знал, за что он платит.

Индивидуальная стоимость без НДС и Детальная с НДС.

Внизу страницы в надлежащей форме вы добавляете свой адрес.

На случай, если клиент не любит звонить, но у него все равно есть вопросы, укажите контактный адрес электронной почты.

Добавьте информацию о вашей компании, чтобы показать, что ваш бизнес является законным.

Укажите сертификаты (это не является обязательным, но так клиенты будут знать, что ваши инженеры аккредитованы.

Заключение
Многие долги и неплатежи клиентов возникают из-за того, что компании выездного обслуживания не выстраивают правильные процессы для предотвращения подобных проблем или просто перегружены другой работой. Советы из этой статьи значительно облегчат задачу и позволят сотрудникам настроить собственный удобный алгоритм и шаблоны выставления счетов. И, надо заметить, что со специальным программным обеспечением для FSM делать это можно гораздо быстрее.

также читайте по теме:

Улучшите свои счета-фактуры

Как ваш бизнес может справиться с неплатежеспособными клиентами

Что делать, если клиент не платит