Как ваш бизнес может справиться с неплатежеспособными клиентами

Независимо от того, частное лицо или предприятие отказывается оплачивать счет, иметь дело с такими клиентами непросто. Что же делать? Существует множество вариантов, особенно если клиент отказывается платить за уже выполненную вами работу.

Какие причины, препятствующие оплате, могут быть у заказчика:

нет свободных средств;
вышел из бизнеса;
не удовлетворен, поэтому отказывается платить;
возможно, просто увиливает от оплаты.

Какой бы ни была их причина затянутый процесс оплаты раздражает и дорого обходится.

К счастью, существуют превентивные меры , которые помогут вам избежать появления неплательщиков.

Как избежать появления неплательщиков

1. Не подталкивайте к продаже
Не предложишь — не продашь. Тем не менее, ни один клиент не хочет, чтобы на него наседали. Если вашей команде приходится буквально навязывать заказчику услуги, хорошей сделки не получится. Клиент может даже обидеться или пожалеть о «покупке».

В плохом раскладе клиент может отказаться от услуг и оплаты, а в ужасном — отменить уже начатый проект. Все зависит от профессионализма вашей команды и пути, по которому вы ведете своих заказчиков. Заблаговременное переговоры и определение ожиданий заказчика будет большим подспорьем в том, чтобы заставить клиента платить вовремя

2. Остерегайтесь скряг
Если клиент больше интересуется ценой, чем самими услугами, насторожитесь. Все хотят заключить хорошую сделку, но гонка на понижение редко стоит затраченных усилий.

Если вы сможете договориться о цене заранее, вам легче будет избежать сложных разговоров о погашении задолженности. Это также уменьшит количество клиентов-неплательщиков, с которыми вы будете иметь дело.

3. Настаивайте на контракте
Когда клиенты спрашивают: «Неужели мы должны составлять договор на каждый заказ?». Ответ для вашей компании довольно прост: «Конечно, если вы хотите получить деньги по итогу».

Прислушайтесь к этому совету. Если клиент отказывается подписывать контракт, прощайтесь с ним. Всегда стоит составлять подробный договор с четкими условиями и положениями для своих заказчиков. Сегодня полагаться только на устное соглашение удается все реже, поскольку действует простое правило: нет документов — нет оплаты.

Если нет бумажного следа, заказчику гораздо проще оспорить цену на работы. Простая смета и подписанная разрешительная бумага могут сыграть большую роль в случае возникновения спора. Таким образом, ценообразование становится прозрачным, а подписанный контракт предохраняет от отказа в оплате.

4. Соберите доказательства, прежде чем гоняться за неплательщиками
Сегодня проще, чем когда-либо, собирать и записывать полезные данные. Если вы используете программное обеспечение для управления выездным обслуживанием, то делать фотографии, обмениваться файлами и даже помогать клиентам подписывать цифровые контракты — это быстро и просто.

Цифровые формы, всплывающие в телефоне или планшете инженера, упрощают сбор свидетельств. Используйте программное обеспечение для простого и эффективного управления записями, чтобы получить максимальный шанс избежать задолженностей от клиентов.

5. Возьмите предоплату
Предоплата — самый эффективный способ получить деньги вовремя. Можно попросить внести депозит в виде процента от общей суммы работы. В зависимости от типа выполняемой работы, допустим вариант поэтапной оплаты. Например: одна треть вносится в качестве залога, еще одна — в середине проекта и последняя — после завершения.

Конечно, компания не должна начинать работу, пока не получите первый платеж. Также важно убедиться, что клиенты четко понимают условия внесения средств. (Опять же, составьте контракт).

6. Следите за типичными «сигнальными флажками» клиентов-неплательщиков
Относитесь ко всем клиентам одинаково и обращайте внимание на сигналы, которые могут указывать на проблемы. В любом случае, вы можете заранее проверить платежеспособность заказчика. В конце концов, чем больше объем работы, тем больнее может быть, если заказчик откажется платить.

Чтобы начать сбор информации о потенциальном клиенте, загляните в базы госорганов (ФНС, ЕГРН, Росреестр, ФССП и другие). Здесь вы сможете изучить прибыль компаний как минимум.

«Сигнальные флажки», на которые следует обратить внимание, могут включать в себя то, что клиент:

продает свою компанию;
увольняет работников;
не поддерживает связь;
оправдывается, когда вы с ними разговариваете;
клиент его компании подал заявление о банкротстве.

Перед началом работы проявите должную осмотрительность. Если вы правильно настроите свои процессы, обязательно придерживайтесь их: они защитят ваш бизнес от неожиданных сюрпризов.

7. Будьте разборчивы со своими счетами
Неполные или неправильные счета-фактуры приведут к задержке платежей. В худшем случае недобросовестные клиенты используют опечатку или отсутствие номера НДС в качестве предлога для задержки. Поэтому необходимо следить за тем, чтобы ваши счета-фактуры всегда были заполнены правильно и точно.

Во избежание просроченных платежей рекомендуется включать во все счета следующие данные:

Правильное имя и адрес заказчика.
Описание согласованной и выполненной работы.
Номер заказа на поставку.
Данные НДС, такие как дата уплаты налога и регистрационный номер НДС (если вы зарегистрированы по НДС).
Сроки и условия.
Срок оплаты. (Выясните, когда вам нужно получить оплату, и уменьшите это число на 14 дней в вашем счете-фактуре (и условиях договора)).
Ваша контактная информация, чтобы клиент мог позвонить, если у него возникнут вопросы.

Кроме того, имейте в виду, что оплата зависит от времени. У вас может быть самая организованная система выставления счетов на планете, но если вы задержитесь, средства не проступят в срок.

8. Будьте организованы
Начиная с первого подтверждения и заканчивая исполнением заказа, четкое информирование помогает установить ожидания и подкрепляет сроки. Если вы будете держать своих клиентов в курсе дела, вероятность того, что вам заплатят вовремя, намного выше!

С другой стороны, небрежная бухгалтерская практика приведет к тому, что ваш бизнес выездного сервиса потеряет много денег. Если вы организуете свою работу, то ускорите процесс и для клиентов.

Это означает создание:

Рабочего процесса оплаты.
Шаблона сметы.
Шаблона контракта.
Шаблона счета-фактуры.
Шаблона дружеского напоминания для отправки до наступления срока платежа.
Письма-требования для отправки и побуждения клиентов к совершению платежа.

Неплательщики могут серьезно потрепать нервы. Но если вы подготовитесь к худшему сценарию, создав все вышеперечисленные инструменты, то сделаете процесс получения денег быстрым и безболезненным.

В следующей статье мы расскажем, какие действия предпринять, чтобы в итоге получить оплату за свою работу.

также читайте по теме:
Управляемые риски
Как бумага тормозит ваш бизнес и препятствует оптимизации бизнес-процессов
Расчет стоимости работ компании выездного обслуживания