С помощью технологии HubEx Automate удалось автоматизировать уникальный сервисный процесс взаимодействия отделов внутри компании, обслуживающей зарядные станции.
Когда в компании десятки тысяч единиц оборудования, процесс их обслуживания без автоматизации будет невероятно трудоемким и энергозатратным. Сложно представить, сколько сотрудников понадобится для ручной обработки огромного количества поступающих заявок.
Наш клиент искал систему, которая станет универсальной для взаимодействия со всеми участниками процесса и гибкой для донастройки по возникающим потребностям. Так, в конце 2022 года началось наше партнерство с компанией.
Одним из процессов, требующих срочной автоматизации, была передача заявок из одного отдела в другой максимально быстро, но с выполнением обязательных условий. Рассмотрим на конкретном примере.
Пользователь берет в аренду один из пауэрбанков. Понимает, что его устройство не заряжается, возвращает пауэрбанк и обращается в колл-центр компании. Специалисты оперативно реагируют на поступившее обращение и создают заявку в HubEx на инженера, который выезжает на объект для диагностики. После проведения работ инженер в своем мобильном приложении HubEx заполняет чек-лист, приложенный к заявке, где указывает итоги диагностики и выбирает следующую стадию заявки.
После этого оператор получает заявку от инженера. Ему необходимо внимательно ознакомиться с ней и вручную создать новую заявку, перенося необходимые значения полей. Но перед этим еще закрыть предыдущую. Таким образом оператор должен обработать около 300 заявок в день!
Так строился процесс до автоматизации. Он был сложным и трудозатратным. Команда HubEx разработала решение, упростившее этот процесс.
Был создан специальный конструктор автоматического создания заявки. Исполнитель при выполнении своей заявки заполняет определенный параметр чек-листа и, когда достигает нужной стадии, автоматически создается новая заявка с необходимым типом и видом работ. Созданная заявка назначается на сотрудников следующего отдела, которые продолжают работу с ней.
Как работает конструктор
Ответственный пользователь системы задает в конструкторе правила, по которым будет создаваться новая заявка. Если вновь рассмотреть приведенный выше пример, то правила будут следующие:
Таким образом, при выполнении правил создастся заявка с типом «Заявка на КЦ» и видом работ «Информирование клиента».
Благодаря такой автоматизации выигрывают все:
- инженер не беспокоится, что заявка будет переведена на неверную стадию,
- оператору не придется детально обрабатывать каждую заявку и вручную переносить информацию из поступившей заявки в новую,
- клиент обязательно получит ответ на свое обращение, ведь ни одна заявка не останется без внимания.
В этом главная задача HubEx Automate. Технология позволяет гибко настраивать систему и решать любой запрос клиента, даже если это не предусмотрено стандартным функционалом системы.
Читайте другие кейсы по автоматизации процессов с помощью HubEx Automate:
