Тендер: контрольный список для компании выездного обслуживания

Готовы участвовать в торгах по контрактам на техническое обслуживание? Значит, что у вас растущий бизнес выездного сервиса с ресурсами для крупных заказов и работ.

Проблема в том, что для малого и среднего бизнеса написание тендера может быть непосильной задачей. Особенно если вы нет возможности (или желания) нанимать в помощь

специализированное агентство.

Поэтому предлагаем воспользоваться советами из статьи «Как написать выигрышные тендеры на контракты на техническое обслуживание», а также контрольным списком. С ним вы будете уверены, что ваша заявка содержит все важные элементы, она хорошо написана и привлекательна.

Шаг 1: Соберите все важные сведения и материалы

Грамотно организованные и полные сведения о вашем бизнесе помогут вам ответить на запросы тендера, поэтому для начала соберите следующие данные и документы:

Веб-сайты/Технологии

Ваш бизнес-сайт;
Сайт покупателя/клиента.;
Веб-сайты любых регулирующих органов, которые вас сертифицировали;
Программное обеспечение для управления выездным обслуживанием. (Таким образом вы предоставите еще и соответствующие данные из своих отчетов).

Политика/Руководства

Политика и руководства по охране труда и технике безопасности;.
Политика корпоративной социальной ответственности;
Политика, касающаяся окружающей среды;
Политика управления персоналом.;
Защита данных и политика безопасности;
Политика по борьбе со взяточничеством и коррупцией;
Учебные пособия;
Политика найма персонала.

Сертификаты (если они есть)

Сертификаты организация по стандартизации (ISO, ГОСТ и т. д.);
Аккредитация от регулятора цепи поставок управления рисками;
Сертификаты по кибербезопасности;
Другие сертификаты, аккредитации и членства, которыми вы владеете.

Другие документы

Страховые сертификаты;
Любые документы и информация от покупателя, связанные с контрактом.
Финансовые документы;
Информация о сотрудниках (включая резюме);
Релевантные отзывы клиентов;
Доказательство того, что вы являетесь «работодателем с равными возможностями»;
Банковские реквизиты.

Шаг 2: Написание тендера

Вы подготовили исходные данные и теперь самое время писать. Как только вы создадите свой черновик, используя собранные материалы, просмотрите всё и убедитесь, что в тендере присутствуют эти ключевые элементы стиля и содержания.

Стиль письма:

Предложения короткие, четкие и читаемые.
Использованы маркированные списки и другие типы форматирования, чтобы разбить текст и сделать его более читабельным.
Использованы короткие, четкие слова, а не длинный и сложный жаргон.
Каждое заявление подкрепляется данными или статистикой.
Текст ориентирован на пользу для клиента, а не на то, насколько хороша ваша компания (Подсказка: посчитайте, сколько раз вы говорите «мы» в тендере).
Есть полные ответы на вопросы, которые задает покупатель.
Ответы касаются основных проблем покупателя. (Покупатели ищут решения, но вы должны выяснить, в чем проблема! Почему покупатель запрашивает ставки?)
Мы используем активный залог, где это возможно (например, «фирма установила котлы» вместо «котлы были установлены»).
Все сметы и другие расчеты верны.

Ремарка:

Если во время написания тендера вы обнаружите, что вам не хватает важных данных, сделайте то, что делают профессиональные журналисты: добавьте пометку «вернуться» и продолжайте двигаться вперед. Вы можете заполнить пробелы позже.

Шаг 3: Проверьте свой тендер

Просмотрите свой тендер еще раз, чтобы устранить мелкие ошибки, которые, возможно, пропустили. Во-первых, используйте функции проверки орфографии и грамматики вашего ПО, чтобы выявить наиболее очевидные проблемы. Затем выполните «чистовую вычитку», используя эти три стратегии.

Вычитка;

Прочитайте тендер вслух.
Прочитайте в обратном порядке.
Распечатайте тендер и прочитайте печатную копию.

Типичные проблемы, на которые следует обратить внимание:

Оставленные пометки «вернуться» в документе.
Орфографические ошибки/опечатки.
Грамматические ошибки.
Проблемы с форматированием или согласованностью при использовании маркированных или нумерованных списков.
Непоследовательное использование шрифта.
Непонятный «тон» текста. (Особенно важно, если в написании участвовали другие люди.)
Несогласованная пунктуация.
Фрагменты предложений.
Неуместное использование слов.
Слишком длинные предложения.

Готовы расти?

Теперь в вашем тендере не должно быть ошибок. Небрежное написание выставит ваш бизнес в плохом свете. А с безупречным текстом тендера вы будете выглядеть профессионально и организованно.

Удачи в борьбе за тендер!

также читайте по теме:

Как написать выигрышные тендеры на контракты на техническое обслуживание

Расчет стоимости работ компании выездного обслуживания

Как успешно внедрить изменения в бизнес: 5 советов, которые приведут вас к успеху