Как написать выигрышные тендерные заявки на техническое обслуживание
Перспектива написания тендера может быть не такой уж и захватывающей. А вот выигрыш новых контрактов впечатляет всегда! Уверены, вам известны все преимущества этой победы: финансовая выгода, рекламные возможности, престиж... Интересно, как их получить? Написать тендер!
Чаще всего заявители выполняют простой контрольный список требований тендера, сосредоточившись лишь на пункте «лучшей цены». Они упускают главное: их потенциальные «покупатели» ищут прежде всего надежного партнера. Потому в тексте заявки надо демонстрировать ценность бренда и качество, подтверждая их данными.
Рассмотрим, что необходимо указать при написании тендерной заявки и как получить договоры на обслуживание:
Чаще всего заявители выполняют простой контрольный список требований тендера, сосредоточившись лишь на пункте «лучшей цены». Они упускают главное: их потенциальные «покупатели» ищут прежде всего надежного партнера. Потому в тексте заявки надо демонстрировать ценность бренда и качество, подтверждая их данными.
Рассмотрим, что необходимо указать при написании тендерной заявки и как получить договоры на обслуживание:
1. Покажите свою надежность с помощью показателей вашей трудовой истории
Велико искушение приукрасить и просто говорить, говорить, говорить о том, как прекрасен ваш бизнес. Но будьте осторожны. Иначе наобещаете того, что не сможете выполнить. Тренер выиграете, но клиент не получит ожидаемого качества.
Рассказывая о вашем бизнесе, не достаточно просто заявить о 100% успешности. Никто не совершенен. Такое утверждение может навести клиента на мысль, что вы приукрасили в своем тендере многое.
Лучше демонстрировать факты о вашем бизнесе. Например, можно показать ваше среднее время реагирования на чрезвычайные ситуации, количество выполненных нарядов или процент работ, выполненных вовремя и в рамках бюджета. Вот эти данные лучше расскажут о том, насколько ваша компания ответственна, предана делу и организована.
Возможность продемонстрировать подотчетность с помощью тщательного собранной документации имеет важное значение. Это доказывает, что вы держите руку на пульсе всего, что происходит в вашей компании выездного обслуживания. С помощью этой информации вы можете внушить доверие и сохранить прозрачность.
Рассказывая о вашем бизнесе, не достаточно просто заявить о 100% успешности. Никто не совершенен. Такое утверждение может навести клиента на мысль, что вы приукрасили в своем тендере многое.
Лучше демонстрировать факты о вашем бизнесе. Например, можно показать ваше среднее время реагирования на чрезвычайные ситуации, количество выполненных нарядов или процент работ, выполненных вовремя и в рамках бюджета. Вот эти данные лучше расскажут о том, насколько ваша компания ответственна, предана делу и организована.
Возможность продемонстрировать подотчетность с помощью тщательного собранной документации имеет важное значение. Это доказывает, что вы держите руку на пульсе всего, что происходит в вашей компании выездного обслуживания. С помощью этой информации вы можете внушить доверие и сохранить прозрачность.
2. Опишите, как вы будете справляться с дополнительной нагрузкой по контракту
Это еще один упускаемый из виду вопрос. Особенно, если это первый крупный тендер, на который вы подаетесь.
Менеджеры выездного обслуживания иногда недооценивают нагрузку на ресурсы, которую предполагает контракт на ТО. Вот почему важно показать, что вы учли увеличение объема работы до 50% (если не больше) в зависимости от вида деятельности, которой вы занимались до сих пор. Здесь же стоит указать используемую систему планирования, особливо превентивного и реактивного сервиса.
Вы вряд ли бросите своих текущих клиентов, чтобы заключить новый контракт. Вы продолжите обслуживать частные заказы, а также участвовать в торгах по контрактам. Тогда стоит рассмотреть возможность найма дополнительных инженеров или даже субподрядчиков на более мелкие работы.
Даже в этом случае — это часть вашей стратегии. В тендере также стоит указать, как ваша бизнес-инфраструктура поможет им избежать дорогостоящих ошибок планирования.
Менеджеры выездного обслуживания иногда недооценивают нагрузку на ресурсы, которую предполагает контракт на ТО. Вот почему важно показать, что вы учли увеличение объема работы до 50% (если не больше) в зависимости от вида деятельности, которой вы занимались до сих пор. Здесь же стоит указать используемую систему планирования, особливо превентивного и реактивного сервиса.
Вы вряд ли бросите своих текущих клиентов, чтобы заключить новый контракт. Вы продолжите обслуживать частные заказы, а также участвовать в торгах по контрактам. Тогда стоит рассмотреть возможность найма дополнительных инженеров или даже субподрядчиков на более мелкие работы.
Даже в этом случае — это часть вашей стратегии. В тендере также стоит указать, как ваша бизнес-инфраструктура поможет им избежать дорогостоящих ошибок планирования.
3. Профилактические работы в дополнение к реактивным
С одной стороны, у вашей компании есть реактивная работа, когда она реагирует на непредсказуемые, аварийные ситуации. С другой стороны, есть планово-предупредительное обслуживание (ППО), в котором вы, возможно, уже задействованы, предоставляя текущим клиентам сервис активов. И, в зависимости от контракта, который вы собираетесь заключить, вам понадобится оказывать оба типа обслуживания новому заказчику.
Конечно, для крупных контрактов ППО играет немалую роль. Обслуживание физических активов обычно регулируется основополагающими правовыми требованиями. Вашу способность им следовать надо четко указать в вашем тендере (и подтвердить сертификатами). Надежная стратегия планирования ППО обязательна. А также «Покупателю» услуг вашей компании нужно увидеть ваши методы обеспечения быстрого реагирования на оперативное ТО.
Конечно, для крупных контрактов ППО играет немалую роль. Обслуживание физических активов обычно регулируется основополагающими правовыми требованиями. Вашу способность им следовать надо четко указать в вашем тендере (и подтвердить сертификатами). Надежная стратегия планирования ППО обязательна. А также «Покупателю» услуг вашей компании нужно увидеть ваши методы обеспечения быстрого реагирования на оперативное ТО.
4. Опишите, как вы будете поддерживать высокий уровень работы с помощью соглашений об уровне обслуживания
Соглашения об уровне обслуживания (SLA) официально надо представить немного позже, когда вашу компанию выберут как основного претендента на контракт. Однако это не означает, что вы не можете заблаговременно подготовиться и представить набросок потенциальных SLA в рамках тендера.
В конце концов, ваш потенциальный клиент хочет видеть, как вы планируете поддерживать высокий уровень обслуживания! Важно показать, что вы уже об этом подумали. Составляя SLA, относитесь к нему так же, как к остальным данным, которые вы включаете в тендер. Изложите основы, которые дополнят общую.
Освещение того, как часто вы выполняете или превосходите SLA, также является отличным способом укрепить доверие клиента к вашему тендеру. Особенно если вы напишите об опыте автоматического мониторинга Соглашений в вашей компании.
В конце концов, ваш потенциальный клиент хочет видеть, как вы планируете поддерживать высокий уровень обслуживания! Важно показать, что вы уже об этом подумали. Составляя SLA, относитесь к нему так же, как к остальным данным, которые вы включаете в тендер. Изложите основы, которые дополнят общую.
Освещение того, как часто вы выполняете или превосходите SLA, также является отличным способом укрепить доверие клиента к вашему тендеру. Особенно если вы напишите об опыте автоматического мониторинга Соглашений в вашей компании.
5. Комплексные счета-фактуры с разбивкой по каждому индивидуальному заказу
Прозрачность и ясность всех соответствующих данных добавят очков в вашу пользу. Подумайте, как именно вы собираетесь предоставлять четкую разбивку счетов-фактур? Программное решение упростит значительно задачу.
В конце концов, итоговая цена все равно будет играть важную роль в тендере. Но если вы открыты и честны в отношении всех остальных моментов, то данные помогут обосновать высокую стоимость, по сравнению с конкурентами. Если для клиента финансовая сторона прозрачна, он верит, что вы способны выполнить свое предложение, пусть и по большей цене.
Тот факт, что контракт на техническое обслуживание обычно подразумевает различные виды работ (сантехника, электрика, пожарная безопасность, сигнализация, установка систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха и т. д.), администратору может быть сложно каждый раз правильно выставлять счета.
Примерно такая же проблема с биллингов сверхурочной помощи, где ставки отличаются. Гарантия того, что в тендерах ваши счета-фактуры могут отображать все расходы с максимальной точностью для любого случая, позволит вам значительно опередить конкурентов.
В конце концов, итоговая цена все равно будет играть важную роль в тендере. Но если вы открыты и честны в отношении всех остальных моментов, то данные помогут обосновать высокую стоимость, по сравнению с конкурентами. Если для клиента финансовая сторона прозрачна, он верит, что вы способны выполнить свое предложение, пусть и по большей цене.
Тот факт, что контракт на техническое обслуживание обычно подразумевает различные виды работ (сантехника, электрика, пожарная безопасность, сигнализация, установка систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха и т. д.), администратору может быть сложно каждый раз правильно выставлять счета.
Примерно такая же проблема с биллингов сверхурочной помощи, где ставки отличаются. Гарантия того, что в тендерах ваши счета-фактуры могут отображать все расходы с максимальной точностью для любого случая, позволит вам значительно опередить конкурентов.
Как получить контракты на обслуживание
Говорят, что «дьявол кроется в деталях». В гонке за получением контракта на обслуживание это именно так. Составление тендерной заявки может показаться простым, но на самом деле требует достаточно времени и усилий. Четкая и точная информация, демонстрирующая ценность вашей компании, станет билетом для заключения новой выгодной сделки. Но прежде надо собрать эти данные. Проще всего сделать это с программным обеспечением.
Универсального рецепта тендера не может быть. Надо внимательно изучать ожидания заказчика и согласовывать свои предложения с ними. Это поможет вашей компании выделиться на фоне конкурентов. Просто дайте себе время и пространство для подготовки и всё получится.
Чтобы подойти к написанию тендера более структурировано, ознакомьтесь с контрольным списком.
Универсального рецепта тендера не может быть. Надо внимательно изучать ожидания заказчика и согласовывать свои предложения с ними. Это поможет вашей компании выделиться на фоне конкурентов. Просто дайте себе время и пространство для подготовки и всё получится.
Чтобы подойти к написанию тендера более структурировано, ознакомьтесь с контрольным списком.
