Управление рабочим временем: тенденции этого года
Эффективное управление рабочим временем играет важнейшую роль в удовлетворении потребностей сотрудников, а значит, в оптимизации производительности и обеспечении бесперебойной деятельности предприятий. Поэтому система контроля посещаемости становится абсолютно необходимой для компаний, предоставляющих полевые услуги.
Большинство предприятий сталкиваются с такими проблемами:
В условиях «четвертой промышленной революции» передовые компании распрощались с перетасовкой бумаг для ведения журналов посещаемости и ручным контролем ошибок в платежных ведомостях. Такие методы грозят ошибками, «кражей» времени и высокой административной нагрузкой. Так, при использовании ручных способов приходится исправлять 80% табелей учета. Применение автоматизированной системы управления посещаемостью позволяет значительно упростить этот процесс.
Сегодня существует несколько программных решений, предназначенных для управления временем и посещаемостью сотрудников в соответствии с потребностями бизнеса. Даже малые и средние компании их используют. В случае с выездными службами переход на автоматизированные системы учета посещаемости становится еще более актуальным в связи с характером работы, которую они выполняют в полевых условиях.
Например, у руководителя строительного предприятия много подрядчиков, субподрядчиков и сотрудников, работающих на нескольких объектах. Чтобы избежать недоплат или переплат, ему необходимо иметь централизованный и правильно составленный учет рабочего времени. Автоматизированные приложения учета посещаемости как раз и помогают в этом, более того, они могут быть интегрированы с ПО для начисления заработной платы.
Сами по себе приложения для отслеживания времени дают представление только о продолжительности выполнения сотрудниками своих задач. В сочетании с системой контроля посещаемости можно получить полный обзор графиков занятости каждого специалиста, ежемесячные/еженедельные отчеты и т. д.
Большинство предприятий сталкиваются с такими проблемами:
- Ошибки в записях посещаемости;
- Работники «прикрывают» отсутствие друг друга;
- Перекрестная проверка ошибок при оплате в ручную;
- Отсутствие единой базы данных.
В условиях «четвертой промышленной революции» передовые компании распрощались с перетасовкой бумаг для ведения журналов посещаемости и ручным контролем ошибок в платежных ведомостях. Такие методы грозят ошибками, «кражей» времени и высокой административной нагрузкой. Так, при использовании ручных способов приходится исправлять 80% табелей учета. Применение автоматизированной системы управления посещаемостью позволяет значительно упростить этот процесс.
Сегодня существует несколько программных решений, предназначенных для управления временем и посещаемостью сотрудников в соответствии с потребностями бизнеса. Даже малые и средние компании их используют. В случае с выездными службами переход на автоматизированные системы учета посещаемости становится еще более актуальным в связи с характером работы, которую они выполняют в полевых условиях.
Например, у руководителя строительного предприятия много подрядчиков, субподрядчиков и сотрудников, работающих на нескольких объектах. Чтобы избежать недоплат или переплат, ему необходимо иметь централизованный и правильно составленный учет рабочего времени. Автоматизированные приложения учета посещаемости как раз и помогают в этом, более того, они могут быть интегрированы с ПО для начисления заработной платы.
Сами по себе приложения для отслеживания времени дают представление только о продолжительности выполнения сотрудниками своих задач. В сочетании с системой контроля посещаемости можно получить полный обзор графиков занятости каждого специалиста, ежемесячные/еженедельные отчеты и т. д.
Преимущества системы управления посещаемостью
Инсайты: Если вам нужны данные о посещаемости конкретного сотрудника или группы, они всегда будут доступны вам всего в несколько кликов. Подробный учет рабочего времени, прогулов, сверхурочных и суммарных записей легко доступен менеджерам с любого устройства. Это позволяет им в дальнейшем редактировать, корректировать или компенсировать отпуска и т.д. с учетом данных о посещаемости.
Оптимизация рабочего процесса: С помощью интегрированного решения для управления посещаемостью можно оптимизировать выполнение различных кадровых задач, таких как начисление заработной платы, оценка эффективности работы и т.д Оно автоматически отправляет уведомления в случае ухода в отпуск или других ситуаций, тем самым сводя к минимуму необходимость физического контакта с сотрудником или руководителем. Ручное назначение заданий или отслеживание смен может быть выполнено несколькими кликами.
Повышение производительности труда: В любой организации низкая производительность труда становится основной причиной снижения рентабельности. В среднем 5 часов ручного ввода данных в день приводят к потере 150 часов в месяц. С помощью автоматизированной системы выполнение таких задач, как обновление графиков, сокращается до нескольких минут.
Контроль затрат: Кажется, что посещаемость и затраты не связаны между собой. Однако такие проблемы, как прогулы, «кражи» времени и т.д., как правило, снижают отдачу от сотрудников. Благодаря автоматизации учета посещаемости становится невозможной подделка или подмена сохраненных данных. Уменьшение количества ошибок при начислении заработной платы также позволит сэкономить на переплате или недоплате.
Мобильный доступ: В сфере полевых услуг, поскольку сотрудники не всегда могут находиться в одном месте, облачное ПО обеспечивает удаленный доступ к данным. Используя мобильное приложение и свой уникальный идентификатор, сотрудники могут просматривать записи о посещаемости, проверять расписание и т. д.
Учитывая огромные преимущества установки интегрированной системы учета посещаемости сотрудников, следует как можно скорее переходить от ручного управления к автоматизированному. В то же время, чтобы получить максимальную отдачу от инвестиций в ПО, необходимо следовать ряду рекомендаций. Ниже — некоторые из них, которые позволят повысить производительность и культуру труда.
Оптимизация рабочего процесса: С помощью интегрированного решения для управления посещаемостью можно оптимизировать выполнение различных кадровых задач, таких как начисление заработной платы, оценка эффективности работы и т.д Оно автоматически отправляет уведомления в случае ухода в отпуск или других ситуаций, тем самым сводя к минимуму необходимость физического контакта с сотрудником или руководителем. Ручное назначение заданий или отслеживание смен может быть выполнено несколькими кликами.
Повышение производительности труда: В любой организации низкая производительность труда становится основной причиной снижения рентабельности. В среднем 5 часов ручного ввода данных в день приводят к потере 150 часов в месяц. С помощью автоматизированной системы выполнение таких задач, как обновление графиков, сокращается до нескольких минут.
Контроль затрат: Кажется, что посещаемость и затраты не связаны между собой. Однако такие проблемы, как прогулы, «кражи» времени и т.д., как правило, снижают отдачу от сотрудников. Благодаря автоматизации учета посещаемости становится невозможной подделка или подмена сохраненных данных. Уменьшение количества ошибок при начислении заработной платы также позволит сэкономить на переплате или недоплате.
Мобильный доступ: В сфере полевых услуг, поскольку сотрудники не всегда могут находиться в одном месте, облачное ПО обеспечивает удаленный доступ к данным. Используя мобильное приложение и свой уникальный идентификатор, сотрудники могут просматривать записи о посещаемости, проверять расписание и т. д.
Учитывая огромные преимущества установки интегрированной системы учета посещаемости сотрудников, следует как можно скорее переходить от ручного управления к автоматизированному. В то же время, чтобы получить максимальную отдачу от инвестиций в ПО, необходимо следовать ряду рекомендаций. Ниже — некоторые из них, которые позволят повысить производительность и культуру труда.
Рекомендации по использованию системы учета посещаемости
Регулярный аудит: Ревизии данных о посещаемости, проводимые через определенные промежутки времени, крайне важны для выявления и устранения любых нарушений и несоответствий. Системы отслеживания посещаемости предоставляют обширные контрольные записи, позволяющие наблюдать за изменениями, просматривать исторические данные и выявлять потенциальные проблемы.
Регулярный анализ данных о посещаемости и формирование отчетов позволяют отслеживать тенденции и выявлять закономерности, а также решать повторяющиеся проблемы. Результаты оценки помогут принять обоснованные решения и повысить эффективность управления процессом контроля занятости. Выявление тенденций, таких как периоды высокой нагрузки или повторные сбои в работе, позволит более эффективно распределять ресурсы, оптимизировать графики и повысить производительность. Кроме того, анализ данных дает возможность компаниям принимать обоснованные решения в отношении политики посещаемости, планирования.
Например, если вы заметили постоянную тенденцию к опозданиям в конкретной команде или на определенном участке, можно изучить причины и принять целенаправленные меры, например, скорректировать расписание или провести дополнительное обучение.
Обучение сотрудников: Проведите комплексное обучение сотрудников службы технической поддержки по вопросам эффективного использования системы управления посещаемостью. Это включает в себя понимание того, как регистрировать явку, сообщать о проблемах и четко понимать политику для предотвращения недоразумений. Вы также можете адаптировать тренинг к различным ролям в команде. Например, руководителям или менеджерам может потребоваться дополнительное обучение тому, как просматривать и утверждать записи о посещаемости, формировать отчеты или обрабатывать отклонения. Настройте содержание тренинга с учетом конкретных потребностей и обязанностей каждой роли в процессе.
Наличие атмосферы открытого общения улучшает работу предприятия. Регулярно запрашивайте у сотрудников отзывы и предложения, касающиеся системы управления посещаемостью. Оперативное решение проблем гарантирует доверие персонала к системе.
Обеспечение конфиденциальности личных данных сотрудников: Наличие системы учета рабочего времени требует доступа и хранения большого количества данных о сотрудниках — от личной информации до местоположения в реальном времени. Необходимо обеспечить соблюдение строгих правил в отношении сведений, собираемых с помощью трекера посещаемости. Уведомите сотрудников о правилах конфиденциальности и гарантиях защиты данных от несанкционированного использования. Ознакомьте всех с соответствующими положениями и законами, регулирующими сбор и обработку сведений о персонале. Убедитесь, что система управления посещаемостью соответствует этим нормам и любым другим применимым местным или отраслевым требованиям.
Доступ к данным о посещаемости сотрудников должен быть ограничен авторизованным персоналом. В системе необходимо определить роли и полномочия пользователей. Регулярный аудит доступа для исключения несанкционированного входа или неправомерного использования данных о сотрудниках позволит предотвратить возможные нарушения безопасности.
Интеграция с системами сторонних производителей: Как правило, на предприятиях существует множество систем, используемых для выполнения различных функций, включая HR, CRM, ERP и систему расчета заработной платы. Очень важно, чтобы решение для учета рабочего времени позволяло беспрепятственно получать и передавать данные во все эти приложения.
Современная система FSM, например, разрабатывается как универсальная платформа, позволяющая легко интегрироваться с существующим рабочим процессом. Она может обеспечить передачу информации о клиентах из CRM, позволяет интегрировать мобильное приложение для постановки задач сотрудникам на местах по каждому заказчику. По мере выполнения заявок и сбора данных в полевых условиях все журналы посещений и информация о выездных операциях синхронизируются. Сведения о времени работы можно отправлять непосредственно в систему расчета заработной платы.
Регулярный анализ данных о посещаемости и формирование отчетов позволяют отслеживать тенденции и выявлять закономерности, а также решать повторяющиеся проблемы. Результаты оценки помогут принять обоснованные решения и повысить эффективность управления процессом контроля занятости. Выявление тенденций, таких как периоды высокой нагрузки или повторные сбои в работе, позволит более эффективно распределять ресурсы, оптимизировать графики и повысить производительность. Кроме того, анализ данных дает возможность компаниям принимать обоснованные решения в отношении политики посещаемости, планирования.
Например, если вы заметили постоянную тенденцию к опозданиям в конкретной команде или на определенном участке, можно изучить причины и принять целенаправленные меры, например, скорректировать расписание или провести дополнительное обучение.
Обучение сотрудников: Проведите комплексное обучение сотрудников службы технической поддержки по вопросам эффективного использования системы управления посещаемостью. Это включает в себя понимание того, как регистрировать явку, сообщать о проблемах и четко понимать политику для предотвращения недоразумений. Вы также можете адаптировать тренинг к различным ролям в команде. Например, руководителям или менеджерам может потребоваться дополнительное обучение тому, как просматривать и утверждать записи о посещаемости, формировать отчеты или обрабатывать отклонения. Настройте содержание тренинга с учетом конкретных потребностей и обязанностей каждой роли в процессе.
Наличие атмосферы открытого общения улучшает работу предприятия. Регулярно запрашивайте у сотрудников отзывы и предложения, касающиеся системы управления посещаемостью. Оперативное решение проблем гарантирует доверие персонала к системе.
Обеспечение конфиденциальности личных данных сотрудников: Наличие системы учета рабочего времени требует доступа и хранения большого количества данных о сотрудниках — от личной информации до местоположения в реальном времени. Необходимо обеспечить соблюдение строгих правил в отношении сведений, собираемых с помощью трекера посещаемости. Уведомите сотрудников о правилах конфиденциальности и гарантиях защиты данных от несанкционированного использования. Ознакомьте всех с соответствующими положениями и законами, регулирующими сбор и обработку сведений о персонале. Убедитесь, что система управления посещаемостью соответствует этим нормам и любым другим применимым местным или отраслевым требованиям.
Доступ к данным о посещаемости сотрудников должен быть ограничен авторизованным персоналом. В системе необходимо определить роли и полномочия пользователей. Регулярный аудит доступа для исключения несанкционированного входа или неправомерного использования данных о сотрудниках позволит предотвратить возможные нарушения безопасности.
Интеграция с системами сторонних производителей: Как правило, на предприятиях существует множество систем, используемых для выполнения различных функций, включая HR, CRM, ERP и систему расчета заработной платы. Очень важно, чтобы решение для учета рабочего времени позволяло беспрепятственно получать и передавать данные во все эти приложения.
Современная система FSM, например, разрабатывается как универсальная платформа, позволяющая легко интегрироваться с существующим рабочим процессом. Она может обеспечить передачу информации о клиентах из CRM, позволяет интегрировать мобильное приложение для постановки задач сотрудникам на местах по каждому заказчику. По мере выполнения заявок и сбора данных в полевых условиях все журналы посещений и информация о выездных операциях синхронизируются. Сведения о времени работы можно отправлять непосредственно в систему расчета заработной платы.
Заключение
Стремясь к увеличению доходов, предприятия, как правило, ищут внешние возможности. Однако простые изменения в способах функционирования внутри организации могут дать множество позитивных сдвигов в бизнесе, связанном с обслуживанием на местах.
Поскольку сотрудники являются наиболее значимым активом, повышение их производительности приведет к заметным улучшениям в компании. Внедрение автоматизированной системы учета посещаемости — это грамотная инвестиция. Следуя простым рекомендациям, вы сможете добиться лучших результатов за короткое время.
Стремясь к увеличению доходов, предприятия, как правило, ищут внешние возможности. Однако простые изменения в способах функционирования внутри организации могут дать множество позитивных сдвигов в бизнесе, связанном с обслуживанием на местах.
Поскольку сотрудники являются наиболее значимым активом, повышение их производительности приведет к заметным улучшениям в компании. Внедрение автоматизированной системы учета посещаемости — это грамотная инвестиция. Следуя простым рекомендациям, вы сможете добиться лучших результатов за короткое время.
