Формирование идеального рабочего заказа

Создание эффективных нарядов — ключевой фактор бесперебойной и эффективной работы предприятия и информирования клиентов о ходе дел. Для того чтобы поддерживать этот процесс, необходимо знать порядок составления заявок и их организации.

Что такое рабочий заказ?

Это подробное описание любых профилактических или корректирующих работ по техническому обслуживанию, которые выполняет компания. Есть несколько типов нарядов, которые мы рассмотрим ниже. Рабочий заказ гарантирует, что все участники осознают свои обязанности и ожидания в отношении операций или проекта.

Наряды широко используются в сфере выездного обслуживания. Они обеспечивают много преимуществ, например, простоту отслеживания работы и используемых материалов. Подробные записи, связанные с каждым заданием, гарантируют, что выполнение заказа не выйдет за рамки бюджета. Отслеживая ход операций, легко контролировать сроки завершения работ и информировать об этом клиентов, поддерживая их удовлетворенность.

Различные типы нарядов

Существует несколько различных типов нарядов, применяемых в зависимости от условий конкретного заказа или проекта. Так, заявки на строительные работы и на ТО отличаются. Другими словами, в зависимости от сферы деятельности, подойдет свой наряд.

Общий наряд. Сюда относятся работы, которые не подпадают под ту или иную категорию заявки на техническое, профилактическое или корректирующее обслуживание. Например, это может быть установка нового оборудования, демонтаж, покраска и другие мелкие работы.

Наряд на выполнение корректирующих работ. Речь идет об обслуживании уже установленных систем, оборудования или машин. Цель — восстановить работоспособность и вернуть активы в надлежащее состояние. Иногда может потребоваться специальное оснащение и инструменты, а возможно, и персонал с определенной квалификацией. Бывают также случаи, когда корректирующие работы проводят одновременно с профилактическим обслуживанием.

Профилактическое обслуживание. В этом типе нарядов заранее намечены плановые работы по ТО, которые необходимо выполнить в определенные сроки. Обычно это действия, направленные на поддержание стабильного функционирования оборудования, предотвращение расходов, сбоев и простоев.

Наряд на аварийные работы. Всегда могут возникнуть ситуации, когда оборудование, машины и системы неожиданно выходят из строя. Именно в такие моменты и требуется аварийный заказ. Это реактивное техническое обслуживание, поэтому очень важно собрать всю необходимую информацию и направить на задание соответствующую бригаду ремонтников, учитывая срочность.

10 вещей, которые необходимо включать в наряды

Помимо разработки надежного процесса управления заказами на выполнение работ, необходимо убедиться в том, что заявки содержат всю необходимую информацию о клиентах. Сюда входит описание задачи, требования к обслуживанию, дата выполнения, необходимые материалы и многое другое. Давайте более подробно рассмотрим, какие сведения составляют основу эффективного наряда.

Условия задачи и сервиса

В зависимости от типа формируемого технического задания укажите, какой объект нуждается в обслуживании и какая именно операция требуется.

Необходимые ресурсы и материалы

Для выполнения работы могут потребоваться определенные навыки, которые необходимо подробно описать. Также здесь указываются требуемые материалы. Это позволит назначить подходящего специалиста и обеспечить его всем тем, что ему понадобиться на объекте.

Обзор проблемы

Проследите чтобы у вас было четкое описание возникшей проблемы, тогда заказчик точно будет знать, чего он ожидает от работы.

Дата запроса

Это дата, когда заказчик обратился с запросом или назначил время выполнения работ. Это показывает организованность вашего бизнеса и позволяет определить сроки выполнения задачи.

Ожидаемая дата завершения работ

Прогнозируемый срок завершения работ всегда является ориентировочным, поскольку могут возникнуть непредвиденные задержки. Например, нехватка материалов, погодные условия или перерывы на объекте.

Фактическая дата завершения

Здесь можно указать, когда работа была завершена, даже если время совпадает с ожидаемым. Такая детализация также помогает при прогнозировании аналогичных задач в будущем.

Контрольный список задач

Это помогает техническому персоналу и другим сотрудникам узнать, что ожидается от выполнения задания, а также дает заказчику четкое представление о процессе. Отметки можно ставить по мере выполнения операций.

Протоколы по охране труда и технике безопасности

Различные виды работ требуют соблюдения определенных правил охраны труда и техники безопасности. Важно подробно описать эти условия, чтобы ваши сотрудники могли уберечь себя и других.

Деловая информация

Убедитесь, что вы указали свои контактные данные, а также рабочий адрес. Это позволит заказчику связаться с вами, если у него возникнут вопросы по работе в процессе ее выполнения или после завершения.

Место для подписи

Место для подписей заказчика и сотрудника. Ведь наряд — это, по сути, письменное соглашение о том, что все стороны довольны выполненной работой.

Как создавать эффективные наряды

Существует несколько оптимальных практик управления сервисным обслуживанием, которые помогают создать эффективные наряды. Давайте рассмотрим каждый из них шаг за шагом.

Определение объема проекта

Первым шагом в создании эффективного наряда является определение объема проекта. Это включает постановку конкретных задач, указание необходимых материалов, рабочей силы и услуг, а также все соответствующие инструкции и правила техники безопасности. Важно убедиться, что все участники процесса понимают, что именно необходимо сделать для финализации проекта.

Назначение сроков выполнения

После определения объема проекта необходимо назначить сроки выполнения каждого задания. Даты должны учитывать все непредвиденные проблемы, которые могут возникнуть, в пределах разумного. Всегда есть риск неожиданных задержек, которые невозможно предусмотреть. Кроме того, назначение сроков исполнения помогает обеспечить эффективное завершение работы или проекта всеми сторонами. И это показывает заказчикам, что у вас хорошо отлажены процессы.

Укажите необходимые трудозатраты и материалы

После того как вы определили, что необходимо сделать, и установили сроки выполнения каждой задачи, важно указать, какие материалы, рабочая сила или услуги потребуются. Это позволит всем участникам процесса точно знать, какие закупки или аренду необходимо произвести до начала проекта, составить план и бюджет. Это также позволит владельцам предприятий точно отслеживать расходы, связанные с каждой работой.

Включите соответствующие инструкции по технике безопасности

Важно не только подробно описать задачи, но и включить все необходимые инструкции или рекомендации по технике безопасности, с ними связанные. Например, требования к средствам индивидуальной защиты (СИЗ) или опасным химическим веществам, используемым на объекте. Это поможет защитить сотрудников от возможного вреда и одновременно обеспечить соблюдение норм отрасли.

Установление сроков оплаты

Наконец, необходимо установить четкие сроки оплаты по завершении работ. Таким образом, и вы, и подрядчики или сотрудники будут знать, когда будет произведен расчет. Это поможет избежать недоразумений и в отношениях с заказчиками.

Заключение

Составляющих и нюансов у процесса формирования и управления нарядами много. Но технологии не стоят на месте и справляться с потоком заказов помогают системы FSM. Комплексное программное обеспечение для полевого обслуживания позволяет легко создавать и управлять нарядами на выполнение работ. Более того, система содержит ряд шаблонов под разные типы заявок. Так что воспользуйтесь советами из этой статьи и IT-решениями, чтобы создавать идеальные наряды на работу.