В кейсе делимся, как компания, занимающаяся поставкой и сервисом лабораторного оборудования, перенесла свои процессы в HubEx. Данный сценарий хорошо показывает, как система может использоваться для управления сервисом медицинской техники.
Сервисное обслуживание лабораторного медицинского оборудования напрямую влияет на бесперебойную работу клиник и диагностических центров. Анализаторы, лабораторные системы и другое специализированное оборудование требуют не только ремонта при неисправностях, но и регулярного технического обслуживания, настройки, калибровки и контроля выполненных работ.
Специфика работы сервисной компании
Компания работает с оборудованием для биохимических, гематологических и молекулярных исследований.
При этом ее работа не ограничивается ремонтом техники. В задачи сервисной службы входят:
- поставка и обслуживание лабораторного оборудования;
- установка и пусконаладочные работы;
- диагностика и калибровка;
- плановое техническое обслуживание;
- обучение врачей и лабораторного персонала работе с оборудованием;
- сопровождение процедур валидации и других работ, выполняемых по регламентам производителей.
Именно поэтому было важно автоматизировать не одну отдельную операцию, а весь жизненный цикл сервисного обслуживания оборудования.
Что требовалось изменить
Раньше обращения могли поступать через звонки, электронную почту и мессенджеры, график планового обслуживания контролировался отдельно. Инженерам приходилось работать с разрозненной информацией, а руководителям — собирать данные для контроля и анализа из разных источников.
В HubEx объединили заявки, оборудование и историю выполненных работ.
В систему загрузили справочник оборудования, настроили роли сотрудников, мобильную работу инженеров, автоматическое создание плановых заявок, уведомления и различные виды сервисных работ.
Но особенно интересно посмотреть не на сами настройки, а на то, как после этого стали выглядеть реальные рабочие процессы.
Установка нового оборудования
Поставка оборудования заказчику — только начало процесса. После доставки технику необходимо установить, подключить, настроить программное обеспечение, проверить работоспособность и при необходимости интегрировать с системами медицинской организации.
В HubEx на такую работу создается отдельная заявка, которая сразу связывается с конкретным оборудованием.
Диспетчер видит загрузку специалистов и может выбрать подходящего инженера. Тот получает заявку в мобильном приложении вместе с необходимой информацией: оборудованием, адресом, описанием работы и другими данными.
После установки инженер фиксирует результат непосредственно в HubEx и прикладывает подтверждающие материалы, например, фотографию установленного оборудования.
Таким образом, информация об установке сразу становится частью сервисной истории конкретного оборудования.
Обучение медицинского персонала
Для сложного лабораторного оборудования недостаточно просто провести установку. Врачей и лаборантов необходимо обучить правильной эксплуатации техники.
Поэтому обучение в HubEx также оформляется как отдельный сервисный процесс.
Можно зафиксировать, какое оборудование связано с обучением, провести первичный или повторный инструктаж и сохранить результат работы специалиста.
Дополнительно оборудование маркируется QR-кодами. Отсканировав такой код с телефона, пользователь может получить доступ к связанным с оборудованием инструкциям, техническим характеристикам и рекомендациям по эксплуатации.
Это особенно удобно в ситуациях, когда документация нужна непосредственно рядом с прибором: сотруднику не приходится искать бумажную инструкцию или обращаться в сервисную службу.
Пусконаладка и диагностика с учетом истории оборудования
Пусконаладочные работы могут выполняться сразу после установки или как отдельная сервисная задача.
Здесь особенно важна одна из возможностей HubEx — история обслуживания оборудования.
Перед началом работы инженер может открыть заявку в мобильном приложении и посмотреть, что происходило с этой единицей техники раньше: какие работы выполнялись, какие проблемы возникали и чем завершились предыдущие обращения.
Это дает специалисту больше информации для диагностики и настройки и уменьшает зависимость от того, кто именно обслуживал оборудование в прошлый раз.
История обслуживания фактически становится единым цифровым журналом оборудования.
Калибровка и работа с технической документацией
Для лабораторного оборудования точность работы критична, поэтому калибровка должна выполняться регулярно и с соблюдением установленных требований.
В HubEx инженер получает заявку на конкретное оборудование и может прямо из нее открыть необходимые инструкции или протоколы. После проведения калибровки результаты также сохраняются в системе.
В итоге информация не остается в личной переписке специалиста или отдельном документе — она становится частью общей истории обслуживания оборудования и доступна при следующих работах.
Плановое обслуживание без ручного контроля графика
Кроме разовых работ, компания выполняет регулярное техническое обслуживание оборудования.
Чтобы сотрудникам не приходилось вручную отслеживать сроки в таблицах, в HubEx настроили планировщик: по заданным правилам система автоматически создает необходимые заявки на ТО.
Таким образом, график обслуживания превращается непосредственно в задачи для сервисной службы, а вероятность пропустить очередную плановую работу снижается.
Что в итоге получила компания
Главный результат такого внедрения: вся сервисная информация связана между собой.
Инженеру проще подготовиться к выезду и получить необходимые документы. Диспетчер видит заявки и загрузку сотрудников. Руководитель может контролировать ход работ и анализировать накопленную статистику.
После внедрения компания также получила единый архив данных по выполненным работам и возможность анализировать количество заявок, сроки выполнения и загрузку специалистов. Снижается и риск потери информации, которая раньше могла оставаться в сообщениях, таблицах или бумажных отчетах.
