Автоматизация процессов экономит ресурсы компании, помогает выполнять большее количество работы при меньших затратах и опережать конкурентов. Однако существует мнение, что лучшие практики автоматизации применяются только в Москве или Санкт-Петербурге. Развеять этот миф и рассказать об успешном опыте автоматизации процессов мы попросили директора компании «Профальянс», Даниила Бессонова.
Справка о компании
Компания: «Профальянс»
Сфера деятельности. Обслуживание инженерных систем
Регион. Кузбасс
Клиенты. Офисная сеть федерального банка, розничная сеть крупной продовольственной компании
Количество сотрудников в штате. В настоящий момент 25
Количество заявок.50-100 в день
Сфера деятельности. Обслуживание инженерных систем
Регион. Кузбасс
Клиенты. Офисная сеть федерального банка, розничная сеть крупной продовольственной компании
Количество сотрудников в штате. В настоящий момент 25
Количество заявок.50-100 в день
Автоматизация бизнеса — с чего все началось?
«Профальянс» работают с крупными заказчиками и заключают контракты на тендерной основе. Средний срок одного контракта составляет 3 года. Ранее заявки на обслуживание высылали одним большим «пакетом», на разбор которого у сотрудников «Профальянса» уходило много времени. С увеличением объемов заказов процесс стал слишком трудозатратным — возникла потребность в его автоматизации.
До HubEx в компании попробовали использовать другую систему.
«Довольно долго мы работали с одной системой, которая привлекла в первую очередь доступной ценой. Поначалу все было неплохо, но с увеличением объема заявок начало подвисать и мобильное приложение, и сама система. Долго грузились фотографии, иногда вовсе не получалось войти в кабинет — тогда и решили посмотреть, что еще есть на рынке.»
Даниил Бессонов, директор компании «Профальянс»
Сложности
Автоматизация — системный и многоступенчатый процесс. Часто не все процессы удается оцифровать сразу, требуется несколько итераций. В случае «Профальянса» в традиционном бумажном виде остаются процессы, связанные с проведением предупредительно плановых работ на объектах (ППР). Формы для обхода объектов и проведения предупредительно-плановых работ приходят от заказчиков в бумажном виде и заполняются выездными специалистами вручную. Заполненные обходные листы возвращаются заказчику, где снова проходят рутинную ручную обработку.
Платформа HubEx позволяет перевести эти процессы в безбумажный формат, однако это более сложная задача для реализации с административной точки зрения. Требуется вовлечь всю цепочку взаимодействия, включая клиентов. Поэтому оцифровка ППР будет проведена в следующую очередь.
Преимущества автоматизации
Экономия времени
HubEx позволил сэкономить 50% времени, которое раньше уходило на распределение заявок. Сотрудникам больше не нужно собираться каждое утро в офисе для распределения заявок — они могут сразу приступать к работе. Если один из сотрудников заболевает, его заявки в системе удобно переназначить на других инженеров. Ранее же для этого требовалось перепроверить информацию в разных источниках, побеспокоить самого сотрудника, сделать несколько звонков, уточнить, на какой стадии находится работа, которую выполнял заболевший.
«Сегодня я могу управлять процессом вне зависимости от того, где нахожусь. Могу не контролировать заявки днями — система распределяет их без моего участия. Процесс получает своеобразные рельсы, по которым едет дальше. Для меня, как для руководителя, крайне важна возможность оторваться на 3-4 дня от рутины и посвятить себя общению с клиентами и развитию бизнеса. Сейчас я могу спокойно себе это позволить.»
Даниил Бессонов, директор компании «Профальянс»
Защита интересов компании
Автоматизация позволяет выстраивать общение с заказчиками в конструктивном русле. В случае возникновения вопросов или даже претензий к работе легко показать, какие именно работы были проведены, когда и каким специалистом, в каком объеме и с каким результатом. Вся история обслуживания сохраняется в системе и в любой момент быстро находится.
«Профальянс» обслуживает оборудование самых разных поставщиков, самых разных производителей и разной степени устаревания. Случается, что оборудование на гарантии требует немедленного аварийного ремонта. В таком случае инженеры «Профальянса» оперативно решают задачу, а собранные фото и видео материалы становятся основой, доказательной базой для гарантийного случая с поставщиком оборудования.
Оптимизация и прозрачность процессов
В HubEx легко проверить, на какой стадии находится каждая заявка, а также отследить их местоположение на карте. Благодаря этому удобно планировать загрузку инженеров. Так, по пути на удаленный объект сотрудник может выполнить плановые работы без необходимости делать крюк или совершать выезды на дальние расстояния ради небольшой задачи. В регионах это особенно актуально, так как территории обслуживания огромные. Такое планирование сокращает время и расходы на дорогу и помогает повысить производительность работы. Сотрудники больше времени уделяют самим работам, больше общаются с заказчиками, больше заказов выполняют, что в свою очередь укрепляет их мотивацию.
Руководитель имеет возможность анализировать выполнение заявок в самых разных разрезах и выставлять планы и разумные мотивационные схемы.
Цифровизация — это престижно
«Наличие в компании системы автоматизации повышает доверие и уважение к компании. Это касается не только клиентов, но и новых сотрудников. Многие “новички” удивлялись: “У вас есть мобильное приложение для сотрудников? Здесь, в Новокузнецке? Можно принимать заявки прямо на айфоне? Здорово, хочу работать у вас!” Я согласен с тем, что те деньги, которые я вложил в автоматизацию, можно было потратить и на найм еще пары диспетчеров. Однако это не избавит руководителя от головной боли, не сделает жизнь работников легче и не представит вашу компанию в выгодном свете перед заказчиками. С HubEx мы готовы масштабироваться.»
Даниил Бессонов, директор компании «Профальянс»
на 50% ускорилось распределение заявок
на 45% увеличилось полезное время работы
на 40% больше времени руководитель тратит на развитие компании
