Всем привет, на связи компания-разработчик российской FSM-системы для управления мобильными сотрудниками HubEx. Сегодня будем разбираться, что такое полезная загрузка, как рассчитать коэффициент, что делать с полученными данными и как влиять на показатели.
Контроль и повышение эффективности работы инженеров — важнейшая составляющая бизнеса. Рост коэффициента полезной загрузки специалистов – это увеличение дохода и прибыли предприятия. Этот показатель влияет на скорость реагирования по заявкам и время, необходимое для устранения проблем.
Коэффициент полезной загрузки — процент от всего рабочего времени сотрудника, потраченный сотрудником на оплаченную заказчиком работу. Остальное — это поездки, собрания, бумажная работа, повышение квалификации и другие административные задачи. Они не оплачиваются клиентами компании.
Как оценить коэффициент загрузки технического специалиста
Прежде чем сосредоточиться на повышении коэффициента загрузки, нужно его рассчитать. Формула выглядит так:
Коэффициент загрузки % = (количество оплачиваемых часов/общее количество рабочих часов) x 100
С помощью этой формулы можно оценить ежедневную, еженедельную, ежемесячную или ежегодную производительность одного или нескольких специалистов. При расчете оплачиваемого и неоплачиваемого времени надо включить компенсируемые отгулы, отпуск, обязательные перерывы.
Но главное, чтобы получить корректные результаты с помощью этой формулы, требуется точная информация о распределении оплачиваемых и неоплачиваемых часов сотрудников. Это огромный объем данных, неподъемный для ручной обработки. Чтобы избежать ошибок, современные сервисные компании используют цифровые инструменты учета рабочего времени, например платформы для управления выездным обслуживанием.
Факторы, влияющие на эффективность загрузки
Чтобы повысить коэффициент полезной загрузки специалистов, необходимо понять факторы, влияющие на ежедневное использование ими рабочего времени. В любом случае всегда будут часы, которые не оплачиваются заказчиком:
- время в дороге до объектов обслуживания,
- заполнение отчетов и документов,
- общение с диспетчером, проверка обновлений расписания,
- поездки на склад за запчастями, деталями, оборудованием, которых нет в наличии,
- звонки клиентам или коллегам для уточнения сведений.
Выездной техник может быть очень продуктивным и сфокусированным, оперативно устранять неполадки и качественно выполнять свою работу. Но если он вынужден противостоять неудобному графику, пробкам, проблемам с запасами, то коэффициент загрузки будет низким. Даже несмотря на высокую производительность.
Сведение к минимуму времени, затрачиваемого на не оплачиваемую деятельность, позволит повысить эффективность загрузки специалистов и производительность их труда.
Как повысить полезную загрузку
Планирование
Оптимизация загрузки сотрудников начинается с планирования расписания. Грамотное планирование позволяет избежать проблем с дорожным трафиком, найти оптимальные маршруты и сократить время в пути между объектами, снизить количество повторных вызовов.
Добиться этого вручную непросто и чревато ошибками. Система для управления выездным обслуживанием значительно упрощает процесс. Она поможет диспетчерам грамотно распределить заявки по исполнителям, составить удобные маршруты, а специалистам – соблюдать график, быстро реагировать на заявки, прокладывать путь до объекта в навигаторе, встроенном в мобильное приложение.
Электронные документы и подпись в смартфоне
Бумажная работа отнимает много времени и отвлекает специалиста. Конечно, ему обязательно нужно вносить данные о выполненных работах, использованных материалах, однако для оптимизации этого процесса лучше использовать специальные инструменты.
Автоматизируйте бумажную работу и упростите ввод данных, предоставив инженерам мобильное приложение исполнителя. Это сэкономит массу рабочего времени. Мобильный сотрудник заполняет акт выполненных работ в приложении, и информация мгновенно поступает в офис. Исключается двойной ввод данных и ошибки при переносе информации. При этом клиенты могут подписывать акты прямо в смартфоне мобильного сотрудника или заказчика.
Оптимизация коммуникации
Непрерывная коммуникация полевого сотрудника с бэк-офисом может негативно отразиться на производительности. Конечно, коммуникация необходима, но специалист на выезде не может позволить тратить рабочее время на постоянные звонки и сообщения. Обмен информацией о прибытии, начале или окончании работы важен, но должен быть оптимизирован.
FSM-система может стать удобным каналом связи. Заказчику доступен чат по заявке с исполнителем или диспетчером через мобильное приложение заказчика. Для мобильных сотрудников есть отдельный чат с командой, где они могут уточнить детали или запросить помощь по конкретному вопросу.
Через приложение сотрудники на объектах получают доступ к технической информации и истории обслуживания. Благодаря этому процесс устранения неполадок становится более эффективным: техники не тратят время на уточняющие звонки коллегам и выполняют задания более оперативно.
ПО поддерживает обновление информации о местонахождении каждого работника в режиме реального времени. Диспетчеру не нужно лишний раз связываться с сотрудниками, чтобы узнать, где они находятся, он видит геолокацию в системе.
Такая связь позволяет составлять гибко подбирать исполнителей на заявки и оптимизировать расписания в режиме реального времени. Специалисты получают постоянный доступ к обновлениям графика через свои мобильные устройства. FSM-система обеспечивает удобное взаимодействие между полевыми и офисными сотрудниками.
Учет запасов
Ошибки в управлении запасами могут также негативно повлиять на показатель загрузки специалистов. Когда выездные специалисты не имеют доступа к информации о складских остатках, им приходится прерываться на звонки для уточнения.
При использовании FSM-системы выездной специалист во время выполнения работ указывает в приложении наименование и количество использованных материалов. Информация тут же поступает в офис. Это позволяет кладовщикам своевременно пополнять склад, а техникам иметь быстрый доступ к актуальным складским запасам.
Выбор подходящего ПО
Правильно подобранное ПО способствует сокращению времени, которое специалисты тратят на не оплачиваемые часы, что повышает коэффициент полезной загрузки. Когда удается снизить часы, которые ранее расходовались неэффективно, появляется возможность выполнять больше заявок в день на одного специалиста. С высоким коэффициентом полезной загрузки увеличивается производительность выездных сотрудников.
Когда неоплаченных часов становится меньше, выездной сервис, как часть бизнеса, начинает приносить большую прибыль, т.к. сокращаются расходы на те часы, которые никак не добавляют денег на счетах компании.
Если вы задумываетесь о переходе на комплексную систему управления операционными процессами в вашей сервисной компании, протестируйте FSM-систему HubEx.
