Чек-листы – важнейшая часть функционала любой платформы автоматизации сервисных процессов. Для сервисной компании чек-листы являются не только механизмом контроля выездных сотрудников, но также выполняют функцию стандартизации выполняемых работ, являются элементом обучения новых сотрудников, а так же базой знаний сервисных процессов обслуживания.
Чек-листы удобно использовать для стандартизации работы сотрудников через создание технологических карт операций по выполнению работ или при обслуживании дорогостоящего оборудования.
Наличием чек-листов для выездных сотрудников в платформе автоматизации может похвастаться почти любое решение на рынке, но достаточно ли функционала чек-листа для отслеживания необходимых метрик?
Как быть уверенным, что чек-лист был заполнен в момент выполнения заявки, а не постфактум?
Как быть уверенным, что фото выполненных работ – это не фотография, скачанная из интернета?
Многие наши клиенты задавали такие вопросы. И чтобы на них ответить, мы добавили новый функционал в платформу автоматизации HubEx:
- Добавлена возможность прикладывать фотографии к чек-листам;
- Добавлена возможность настроить чек-лист таким образом, чтобы фотографию можно было приложить только с камеры смартфона;
- Добавлена возможность обязательного заполнения чек-листа для перехода на указанную стадию заявки.
Начнем с первого вопроса:
«Как быть уверенным, что чек-лист был заполнен в момент выполнения заявки, а не постфактум?»
У большинства выездных сотрудников есть KPI по времени выполнения заявки, поэтому для работника так важно оперативно отдавать актуальный статус заявки и довести её до статуса «Выполнена». Про чек-листы многие забывают или заполняют их в конце рабочего дня по всем заявкам, что безусловно влияет на актуальность данных.
В HubEx мы предусмотрели такой функционал, который не позволит выездному сотруднику перейти на следующую стадию заявки, пока не будет заполнен чек-лист.
Рассмотрим на конкретном примере. Начальник сервисной службы создал чек-лист по ремонту кофемашины. Он хочет видеть заполненный чек-лист до момента, когда заявка перейдет на стадию «Выполнена». Для этого достаточно зайти в консоль администратора и в меню «Стадии заявки» выбрать стадию «Выполнена» и поставить требование «Обработаны чек-листы».
В таком случае исполнитель заявки не сможет перевести её на стадию «Выполнена», пока не заполнит необходимый чек-лист по заявке.
Второй вопрос звучит так:
«Как быть уверенным, что фото выполненных работ – это не фотография, скачанная из интернета?»
Сервисные специалисты понимают, что от них необходима отчетность, но нужно создать условия, в рамках которых выездным сотрудникам будет удобно предоставлять эту отчетность. Забыть сделать фотографию объекта «до» и «после» ремонта — легко. Возвращаться на объект, чтобы сделать фото и приложить фото к чек-листу, уже никто не будет, а отчитываться-то нужно. В таких случаях проще всего зайти в интернет, скачать похожую картинку и приложить её в виде выполненных работ.
Как обезопасить себя от этого? Достаточно настроить HubEx.
При создании чек-листа можно выбрать атрибут пункта чек-листа, например «фото». Тогда сотруднику будет необходимо приложить фото, чтобы чек-лист считался обработанным:
Справедливо задать вопрос: «А почему вы уверены, что фото не из интернета?». Отвечаем.
В консоли администратора есть раздел «Роли», внутри которого есть возможность настроить полномочия роли. Так для роли «сервисный специалист» можно убрать возможность прикладывать фото из галереи телефона. Таким образом, чтобы заполнить чек-лист и приложить фото, сотруднику потребуется воспользоваться камерой телефона:
Планы развития
HubEx является отраслевой платформой автоматизации, поэтому упор в разработке продукта мы делаем на отраслевые задачи клиентов.
Поэтому мы уже работаем над функционалом, который позволит не только запретить выбирать фотографии из галереи телефона, но и так же будет фиксировать метку геопозиции, где было сделано фото, а так же дату и время. А для удобства использования мы построим отчет, в котором можно будет увидеть расхождение геометки объекта с геометкой фотографии.
Хотите узнать о функциональных возможностях HubEx подробнее?
Запросите бесплатный тестовый доступ!
