Аннотация
Любая сервисная компания хочет автоматизировать свой бизнес, но переезд в новую систему автоматизации – обычно длительный процесс ручного создания сотрудников, клиентов, их оборудования, текущих активных заявок. Из-за этого длительного процесса большинство компаний оставляют «всё как есть» и продолжают раз в месяц думать об автоматизации.
Мы в HubEx так же столкнулись с тем, что среднему и крупному бизнесу сложно было «переехать» работать в нашу платформу, поэтому мы предложили нашим клиентам решение, которое их устроило — импорт данных через Excel.
Видеоинструкция о том, как работает импорт данных:
Решение
Мы провели немало встреч в мозговом штурме, чтобы сделать импорт данных понятным каждому, кто хоть однажды открывал Excel документ, и реализовали следующее решение:
1. Чтобы шаблон документа всегда был под рукой, мы реализовали импорт через экспорт. Клиенту достаточно перейти в тот раздел, данные в котором он хочет обновить или добавить и нажать на «экспорт». В таком случае он получит документ/шаблон документа, который необходимо заполнить.
Экспортировать данные можно по разделам:
- Заявки;
- Оборудование;
- Сотрудники;
- Компании.
2. Экспортировать можно как пустой документ (шаблон файла), так и документ с текущими, уже заведенными в систему данными.
Далее документ дополняется новой информацией и загружается в систему через кнопку «Импорт».
3. Если вы заполнили пустой шаблон, то все данные импортируются в HubEx, если вы дополнили файл данными — то импортируются только новые данные.
4. И самое главное — если вы допустили ошибки при добавлении информации в .xls документ, то система не загрузит новый файл и сообщит об ошибке, предложив вам скачать документ, в котором проблемные поля будут выделены красным цветом.
Узнать подробности работы нового функционала можно в разделе руководства пользователя.
Выводы
Перед новым функционалом мы ставили две основные задачи:
- Это должно сильно упростить старт работы с платформой. За один день компания любого размера может начать работу в платформе.
- Процесс загрузки данных должен быть простым, удобным и понятным любому пользователю. Если в файле есть ошибки, то клиенту должно быть сразу понятно, где он их допустил без обращений в службу поддержки.
На наш взгляд мы достигли поставленных результатов. Но лучше об этом нам скажут наши клиенты, поэтому мы будем рады вашей обратной связи!
