Продолжаем про моделирование бизнес-процессов в компаниях. В заключительной части рассмотрим этапы, связанные непосредственно с разработкой и внедрением бизнес-модели.
Этап 5. Разработка бизнес-модели
Только на пятом этапе переходим к основной части проекта. Начинается моделирование с процессов верхнего уровня, это создает общее понимание устройства бизнеса. При формировании верхнеуровневой модели лучше опираться на создаваемые ценности, в этом поможет цепочка создания ценностей М. Портера.
Оптимальное количество процессов для верхнего уровня не более 15-20. Поскольку именно эти процессы регулярно отслеживает директор компании по отчетам и участвует в их оптимизации. Условно эти процессы можно разделить на 3 группы:
- основные бизнес-процессы, связанные с производством товаров и оказанием услуг,
- обеспечивающие бизнес-процессы, предоставляющие ресурсы для функционирования основных бизнес-процессов,
- бизнес-процессы управления – управленческие воздействия на основные и обеспечивающие бизнес-процессы.
Некоторые процессы можно отнести к разным группам. Например, управление персоналом в некоторых компаниях может относиться к обеспечивающим, в других – к процессам управления. Это не имеет принципиального значения. Но все процессы верхнего уровня должны быть равнозначными по важности для достижения целей бизнеса.
Разработка бизнес-модели проводится в формате стратегической сессии с топ-менеджментом, руководителями подразделений, ключевыми сотрудниками. В работе над бизнес-моделью можно использовать в качестве референса лучшие практики: структуру бизнес-процессов компаний своей отрасли или других подходящих отраслей.
Готовая модель должна отражать бизнес-процессы верхнего уровня и взаимосвязи между ними для лучшего понимания функционирования бизнеса.
После утверждения модели назначаются владельцы бизнес-процессов и формируются рабочие группы для описания и оптимизации каждого процесса верхнего уровня. Для каждого владельца процесса необходимо разработать должностную инструкцию, которая устанавливает ответственность за результат процесса, формирование должностных обязанностей, распределение ресурсов.
Проектная группа и владелец бизнес-процесса совместно формируют рабочую группу, в которую входят руководители и сотрудники подразделений, непосредственно участвующие в бизнес-процессе и имеющие достаточно опыта и знаний для выполнения функций. В каждой рабочей группе назначается руководитель.
Задачи рабочей группы:
- разработать модель бизнес-процессов,
- подготовить предложения по оптимизации,
- подготовить и согласовать пакет документов.
Поскольку у всех участников рабочих групп есть свои должностные обязанности, необходим приказ, который будет регламентировать распределение времени. Как правило, устанавливается соотношение: 30% – задачи по проекту, 70% – должностные обязанности.
Если у участников рабочих групп нет опыта работы в бизнес-моделировании, необходимо провести обучение как по работе с программой, так и по методологии описания и оптимизации бизнес-процессов.
Этап 6. Описание и оптимизация бизнес-процессов
Работа над описание процессов начинается с первого уровня декомпозиции бизнес-процессов верхнего уровня. Рабочая группа анализирует деятельность подразделений, структурирует процессы и вносит информацию в дерево процессов, где указываются наименование процесса, руководитель, ответственный, участники, точки входа и выхода, результаты.
Полученные процессы важно согласовать между собой, для этого подходит формат деловой игры. После этого при необходимости модель корректируется. Затем необходимо установить взаимосвязи между процессами через входы и выходы и наполнить модель информационными потокам и потоками объектов.
Следующий шаг – работа над вторым уровнем декомпозиции выполняется аналогично. По завершении работ необходимо провести согласование границ подпроцессов и процессов верхнего уровня по входам, выходам, результатам процесса. Построить согласование можно в формате докладов, на которых рабочая группа показывает свой процесс, подробно его описывая, остальные участники при необходимости корректируют процесс. В ходе таких встреч вырабатываются решения по спорным вопросам, а результатом служит первая версия бизнес-модели.
На каждом уровне работы над бизнес-процессами рабочая группа может вносить предложения по оптимизации процессов и обсуждать их на встречах со всеми заинтересованными лицами.
Дальнейшая работа включает описание процессов третьего и четвертого уровней. В ходе согласования модель еще больше детализируется, убираются неточности и противоречия. В результате формируется вторая версия бизнес-модели. После ее финального согласования в компании появляется готовая модель, которая служит основой корпоративной базы знаний по процессам компании. На ее основе формируются мероприятия для оптимизации бизнес-процессов.
Этап 7. Внедрение бизнес-модели
Готовая бизнес-модель компании вводится в действие приказом. Важно донести информацию до каждого сотрудника. При этом группа управления проектом продолжает свою работу, но уже как Центр компетенций по бизнес-процессам. Участники рабочих групп также продолжают анализировать и регламентировать процессы.
В компании появляется дополнительная функция – контроль за соблюдением новых регламентов по процессам. Эта обязанность возлагается на внутренних аудиторов или сотрудников аналитического подразделения. Отдельно устанавливаются порядок и сроки проведения аудита, по результатам которого можно оценить соответствие утвержденным бизнес-процессам и в целом эффективность работы компании.
Заключение
Моделирование бизнес-процессов – нетривиальная задача для бизнеса. Для нее требуется определенный уровень зрелости компании, готовность руководителей и сотрудников, а главное понимание – зачем это нужно и как будут использованы результаты проекта. Но, в конечном итоге, грамотно выстроенная бизнес-модель компании позволяет избежать множества проблем, повысить эффективность и прибыль, предоставить возможность масштабирования.
Если вы заинтересованы в повышение эффективности вашего сервиса, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, оставьте заявку в форме ниже, менеджер свяжется с вами и подробно расскажет про все услуги.
