В прошлой статье рассказали, с чего начинается работа над бизнес-процессами, какие существуют подходы к моделированию, к чему готовиться при оптимизации процессов на практике. Сегодня переходим к описанию каждого этапа моделирования бизнес-процессов.
Этап 1. Запуск проекта
Когда проект инициирован, первым делом необходимо назначить ответственного сотрудника-куратора и сформировать проектную группу. Куратор проекта, как правило, это один из руководителей компании или подразделений, которые отвечают за развитие. Куратору необходимы достаточные полномочия для успешного управления проектом. Чтобы уведомить всех сотрудников, компания издает приказ о запуске проекта.
В группу, которая будет управлять проектом, могут быть включены руководители и сотрудники, чье экспертное мнение важно для улучшения процессов. Если в компании запущена система менеджмента качества, сотрудники, включенные в этот процесс, так же должны быть добавлены в состав группы.
Таким образом, основные цели данного этапа:
- назначить ответственных сотрудников,
- уведомить всю компании о запуске проекта.
Этап 2. Диагностика и постановка бизнес-задачи
Основные цели второго этапа: оценка текущих процессов в компании, анализ причинно-следственных связей, определение зон для роста и в итоге – постановка бизнес-задачи по проекту.
Каким образом проводится диагностика? Существует несколько способов, можно использовать один, но для полной картины лучше комбинировать:
- Интервью с топ-менеджментом и ключевыми сотрудниками
- Стратегическая сессия с руководителями
- Анализ KPI
- Анализ документов компании
Чтобы работа над бизнес-процессами принесла позитивные изменения, а не легла «в стол», кроме основного заказчика, важно определить всех стейкхолдеров – потребителей процессов и учитывать их пожелания к бизнес-модели. Это могут быть подразделения компании, в которых необходимо оптимизировать бизнес-процессы, либо которые непосредственно задействованы в системе менеджмента качества, ИТ-отдел, который на основе формализованных процессов может формулировать требования к ИТ-системам.
Формализованные требования заказчика и потребителей оформляются как техническое задание по проекту. Это позволяет отсечь лишнюю работу и получить результат, соответствующий ожиданиям.
По итогам второго этапа будет определена бизнес-задача, которая включает области для улучшений, критерии оптимизации, требования потребителей, пределы изменений.
Этап 3. Выбор ПО для бизнес-моделирования
Третий этап посвящен выбору программного продукта для моделирования процессов. Специализированные программы помогают создать и проанализировать бизнес-модель, проектировать новые процессы, разработать регламентирующую документацию.
Система обеспечивает общее информационное пространство для рабочей группы, предоставляет необходимые инструменты для описания и анализа бизнес-процессов.
Критерии для выбора программы:
- Возможность организационного проектирования,
- Автоматизация анализа результатов измерений эффективности бизнес-процессов,
- Автоматическое формирование пакета регламентирующей документации,
- Популярные нотаций моделирования бизнес-процессов,
- Поддержка системы менеджмента качества,
- Возможность настройки программы под задачи,
- Понятный пользовательский интерфейс.
Одна из самых популярных систем на рынке, соответствующая всем критериям, Business Studio.
Этап 4. Определение методологии
При описании бизнес-процессов неизбежно возникает большое количество моделей. Для их использования на практике они должны быть единообразными. Поэтому необходимо сформулировать правила и отразить их в Соглашении по моделированию бизнес-процессов.
Соглашение определяет:
- методологию описания процессов,
- взаимосвязи процессов между собой,
- нотации моделирования (подход к составлению блок-схем),
- число уровней декомпозиции,
- правила взаимодействия всех заинтересованных сторон,
- итоговые пакеты документации.
Это неисчерпывающий список, Соглашение может включать любые другие параметры, которые рабочая группа посчитает нужным в него включить. Главная задача этого этапа: унифицировать подход к бизнес-моделированию, тем самым снизить количество возможных ошибок и на выходе получить ожидаемый результат.
Также на данном этапе необходимо определить предметные области, которые не относятся непосредственно к процессам, но требуют описания для общего понимания. Например, это оргструктура, ИТ-системы, которые будут обеспечивать процессы, показатели эффективности и пр. Благодаря описанию таких элементов значимость бизнес-модели становится заметно выше при ее использовании на практике.
На этом все подготовительные этапы закончены. Можно переходить непосредственно к разработке бизнес-модели и оптимизации бизнес-процессов. Как это происходит, разберем в следующей статье.
