Электронные документы и подпись в смартфоне

Из-за этого компания не может сформировать и выставить клиенту счета вовремя и несет убытки. Заполнение акта выполненных работ на бумаге и его передача в офис для переноса данных в бухгалтерскую систему — это двойная работа, которая отнимает время и приводит к искажениям информации: сотрудник офиса может не разобрать почерк или ошибиться

Задерживают передачу актов в офис

Теряют или некорректно заполняют сервисные акты

Забывают учесть дополнительные услуги

По исследованиям компании IDC автоматизация первичного документооборота не только помогает быстрее закрывать финансовые циклы в компании, но и значительно сокращает количество ошибок. По статистике наших клиентов ошибки в неконтролируемом учете выполненных работ лишают компании до 7% выручки

Электронные документы помогают вести учёт использованных материалов, запчастей и трудозатрат в разрезе заявок, объектов и клиентов. В системе можно в пару кликов формировать сервисные акты и собирать данные для бухгалтерских актов и счетов

Кроме стандартных печатных документов HubEx позволяет разрабатывать персональные отчеты и печатные формы по установленным в вашей компании регламентам

Система формирует акт за указанный период по конкретному сервисному специалисту и выбранным заявкам. В акт автоматически загружается информация о составе комиссии, оборудовании, обнаруженных дефектах и рекомендации по их устранению

Акт дефектовки

По заданию клиента HubEx автоматически формирует Перечень объемов выполненных работ. Документ содержит список мероприятий, произведенных для устранения обнаруженных дефектов, а также количество часов на выполнение работ

HubEx собирает информацию из заявок на осмотр оборудования и аккумулирует ее в документе: наименование обслуживаемого учреждения, оборудование, осмотр которого был проведен, включая его за инвентарный номер, данные о его техническом состоянии, возможности дальнейшей работы и рекомендации по устранению неполадок

Техническое заключение о состоянии оборудования

Перечень объемов работ к Акту дефектов

Печатная форма заявки, с которой исполнитель выезжает на выполнение работ. Система автоматически наполняет форму данными о типе ремонта, требуемых работах, диспетчере, принявшем заявку и т. д.

Заявка на ремонт

Автоматический учет затрачиваемых материалов и запчастей в разрезе заявок позволяет исключить хищения, связанные с отсутствием контроля за оборотом ТМЦ

Клиенты могут подписывать счета и акты прямо в смартфоне мобильного сотрудника или заказчика (если установлено Мобильное приложение заказчика)

Благодаря интеграции с 1С отчеты мгновенно поступают в офис, бухгалтер может оперативно формировать акты и своевременно выставлять счета без оцифровки бумажных отчетов

Сотрудники офиса могут не тратить время на повторный ввод данных из бумажных актов в бухгалтерскую и складскую системы. Также исключаются ошибки при переносе информации

Электронные документы позволяют выездным специалиста экономить время на доставке документов в офис

Материалы для скачивания