Компания по обслуживанию бортовых систем взвешивания для грузовой техники столкнулась с потерей информации по заявкам, сложностями при планировании маршрутов, отсутствием контроля выполненных работ. Эти и ряд других задач удалось решить благодаря внедрению FSM-системы для управления заявками и мобильными сотрудниками.
Бриф проекта
Отрасль
Производство и установка, обслуживание бортовых систем взвешивания для грузовой техники
Производство и установка, обслуживание бортовых систем взвешивания для грузовой техники
Компания с 2018 года занимается информационными бортовыми системами взвешивания для магистральной, дорожно-строительной, карьерной и сельскохозяйственной техники. За это время были открыты филиалы в нескольких городах, а клиентами стали более 200 компаний. В компании есть внутреннее подразделение, которое занимается обслуживанием оборудования.
Задачи внедрения
- Настроить сбор и учет заявок, исключить их потерю.
- Упорядочить хранение документов и медиафайлов по выполненным заявкам.
- Сократить расходы на ГСМ за счет планирования выполнения заявок.
- Предоставить диспетчеру инструмент для контроля мобильных сотрудников.
- Предоставить удобный инструмент инженеру для оперативной отчетности.
Используемые функции системы
Результаты внедрения
- Время обработки одной заявки диспетчером сократилось в 3 раза.
- Снижение трудозатрат на диспетчеризацию.
- Сокращение затрат на ГСМ в несколько раз.
- Организация учета заявок и хранения файлов по ним в единой системе.
Цели и задачи автоматизации
Исключить потерю заявок и организовать хранение файлов
Заявки поступали из различных источников: в мессенджерах, по телефону, через личные обращения. Часть обращений нигде не фиксировалась, терялась, а значит не бралась в дальнейшую работу. Это приводило к снижению доверия и лояльности со стороны клиентов и, как следствие, к недополучению прибыли. Фото и видео, сделанные в момент выполнения инженерами работ по заявке, хранились на Яндекс Диске. Это осложняло процесс поиска нужного файла по конкретной заявке.
Сократить расходы на ГСМ за счет планирования выполнения заявок
У мобильных инженеров не было инструмента для отслеживания назначенных на них заявок на карте. Это не позволяло оптимально спланировать маршрут передвижения, чтобы выполнить несколько заявок за один выезд. При этом у диспетчера не было информации о местоположении инженеров и инструмента для эффективного распределения заявок по исполнителям. Как итог: нерациональное использование рабочего времени специалистов и повышенные затраты на ГСМ.
Обеспечить диспетчера инструментом для оценки загрузки выездных специалистов
Диспетчеру приходилось связываться с каждым инженером, чтобы выяснить его загруженность. Отсутствие инструмента для отслеживания загрузки специалистов приводило к высоким затратам на диспетчеризацию.
Предоставить удобный инструмент инженеру для оперативной отчетности
У выездного инженера не было инструмента для оперативного ведения отчетности по своим заявкам. Завершая работу, ему необходимо было написать в мессенджере руководителю и сообщить о выполнении заявки, возникших сложностях или важных нюансах. Это было неудобно и занимало много времени. Возникали ситуации, когда инженер забывал передать руководителю отчет о выполненных работах, что могло привести к конфликтным ситуациям.
Сократить трудозатраты на регулярный разбор отчетности сотрудников
Так как у инженера не было инструмента для предоставления отчетности, руководителю приходилось тратить время на разбор отчетов в мессенджерах. А также вручную фиксировать информацию, переданную устно. Итог: высокие трудозатраты на разбор хаоса в отчетах при попытке найти информацию по конкретной заявке.
Описание внедрения системы
Компанией была самостоятельно выполнена базовая настройка системы под процессы:
- Загрузили объекты и оборудование, выстроили корректную иерархию. Это позволит оперативно создавать заявки по нужным объектам.
- Создали учетные записи сотрудников. Завели роли для пользователей в системе, настроили им индивидуальные полномочия.
- Предоставили возможность инженеру видеть в своем мобильном приложении все заявки на объекте или ближайшие с помощью функционала «Календарь заявок». Благодаря чему сотрудник сможет самостоятельно брать подходящие заявки и выполнять их за один выезд.
- Обучили диспетчера использовать такие инструменты как заявки на карте, расписание заявок, календарь. С их помощью у него всегда актуальная информация по доступности инженеров, их загрузке.
- Завели 3 типа заявки. У каждого типа настроили свой жизненный цикл.
- Создали в системе 10 видов работ, с указанием стоимости каждой, согласно полученному прайс-листу. Данная настройка сократит время заполнения исполнителем выполненных работ по заявке, так как стоимость проставится автоматически.
Сложности, с которыми столкнулись при внедрении
Компания поделилась сложностью, с которой столкнулась при внедрении системы на первых этапах. Сотрудники не вносили выполненные работы по заявке в мобильном приложении. Сопротивления со стороны исполнителей не было, они просто забывали про этот блок. Потребовалось время, чтобы все адаптировались к работе в системе и оценили преимущества HubEx.
Результаты внедрения
Итогами успешного внедрения HubEx в бизнес клиента стали следующие показатели:
- Время обработки одной заявки диспетчером сократилось в 3 раза.
- Сокращение затрат на диспетчеризацию. Автоматизация значительно снизила трудозатраты, процесс для сотрудников стал намного удобнее и понятнее.
- Сокращение затрат на ГСМ в несколько раз.
- Увеличение количества выполненных заявок одним исполнителем. Благодаря автоматизации диспетчерской, визуализации заявок на карте, возможности планировать маршруты инженер может выполнить больше заявок за рабочую смену.
- Все отчеты по выполненным работам хранятся в системе, появилась возможность просматривать историю обслуживания и ремонтов оборудования.
- У исполнителей всегда «под рукой» в мобильном приложении информация по обслуживаемому объекту и выполняемым работам (регламенты, техкарты, договор обслуживания).
