Порой непросто организовать генеральную уборку в своем собственном доме: запланировать время, ресурсы, усилия. И потому часто мы предпочитаем обратиться к профессиональным клининговым компаниям. Им, в свою очередь, для организации бизнеса в крупных масштабах требуется тщательная подготовка и дальнейшая оптимизация. Рассмотрим важные аспекты в организации управления клининговой компанией и расскажем, как автоматизация процессов повышает ее производительность.
Всем привет, на связи компания-разработчик российской FSM-системы для управления мобильными сотрудниками HubEx. И сегодня поговорим о том, как современные технологии помогают избежать бардака и чисто, без помарок организовать рабочие процессы клининговой компании.
И частная, и коммерческая уборка относятся к очень востребованной отрасли. И в загруженные, и в обычные дни в компании должны четко, слаженно и без сбоев осуществляться все важные процессы. Нужно получать и обрабатывать заявки, отслеживать статус их выполнения, планировать график работы и местоположение персонала, контролировать качество оказанной услуги и многое другое. Уже много задач. А помножьте их на количество людей в команде, которых требуется немало, чтобы справляться со всеми работами. Тогда управление операциями видится не таким уж простым.
Хорошо, что в последние годы услуги по уборке стали более сложными и модернизированными, а сама индустрия клининга вышла на новый уровень. Практически ни один процесс не обходится без применения технологий. Особенно в управлении. В отрасли стремительно растет популярность цифровых решений, а особенно систем FSM, заточенных под все потребности клинингового бизнеса. Это инновационный набор инструментов, который предлагает всесторонний контроль и управление услугами по клинингу для руководителя, исполнителя и, конечно, заказчика.
И частная, и коммерческая уборка относятся к очень востребованной отрасли. И в загруженные, и в обычные дни в компании должны четко, слаженно и без сбоев осуществляться все важные процессы. Нужно получать и обрабатывать заявки, отслеживать статус их выполнения, планировать график работы и местоположение персонала, контролировать качество оказанной услуги и многое другое. Уже много задач. А помножьте их на количество людей в команде, которых требуется немало, чтобы справляться со всеми работами. Тогда управление операциями видится не таким уж простым.
Хорошо, что в последние годы услуги по уборке стали более сложными и модернизированными, а сама индустрия клининга вышла на новый уровень. Практически ни один процесс не обходится без применения технологий. Особенно в управлении. В отрасли стремительно растет популярность цифровых решений, а особенно систем FSM, заточенных под все потребности клинингового бизнеса. Это инновационный набор инструментов, который предлагает всесторонний контроль и управление услугами по клинингу для руководителя, исполнителя и, конечно, заказчика.
Система включает не только панель администрирования и веб-версию для ПК, но и клиентский портал, мобильные приложения отдельно для исполнителя и для заказчика, а также электронные паспорта всех объектов, обслуживание которых берет на себя FSM система. Несмотря на такую насыщенность, платформа проста и понятна в использовании. Правильно выстроенная и адаптированная под задачи клинингового бизнеса, система FSM помогает автоматизировать, настраивать и контролировать все процессы: от составления расписания до получения оплаты.
Наводим порядок
Итак, какие же инструменты становятся доступны клининговому бизнесу, использующему FSM-систему HubEx? Все они касаются важнейших аспектов: управления расписанием, заявками, ресурсами, контроля выполнения заданий, присутствия специалистов на объектах, мониторинга качества и соблюдения стандартов услуг. Это базис, на котором строится и удовлетворенность клиентов, и рост доходов бизнеса, и минимизация затрат.
Человеческие ресурсы распределяются грамотно и рационально, в чем помогают «зашитые» в FSM инструменты планирования рабочего расписания. Процессы приема, обработки, распределения и выполнения заявок автоматизированы, имеют настраиваемые параметры, учитывающие местоположение исполнителей и SLA. Это способствует экономии времени персонала, активов, усилий.
Исполнение SLA (крайний срок закрытия заявки), пунктуальность и отработка всего набора заданий в положенное время — это то, за чем в клининге следить надо особенно тщательно. И система FSM способствует этому контролю. Можно настроить множество параметров, таких как площадь обслуживаемого помещения, наличие бытовой техники, мягкой мебели, количество окон и прочую специфику. Под эти параметры в системе устанавливается конкретный SLA для более тщательного контроля работ.
Человеческие ресурсы распределяются грамотно и рационально, в чем помогают «зашитые» в FSM инструменты планирования рабочего расписания. Процессы приема, обработки, распределения и выполнения заявок автоматизированы, имеют настраиваемые параметры, учитывающие местоположение исполнителей и SLA. Это способствует экономии времени персонала, активов, усилий.
Исполнение SLA (крайний срок закрытия заявки), пунктуальность и отработка всего набора заданий в положенное время — это то, за чем в клининге следить надо особенно тщательно. И система FSM способствует этому контролю. Можно настроить множество параметров, таких как площадь обслуживаемого помещения, наличие бытовой техники, мягкой мебели, количество окон и прочую специфику. Под эти параметры в системе устанавливается конкретный SLA для более тщательного контроля работ.
Все каналы взаимодействия сотрудников между собой, а также с клиентами стекаются в единую систему. Из разных источников, будь то мобильное приложение, клиентский портал или кабинет, мессенджер, сайт, отсканированный QR-код, попадают в единую базу и обрабатываются там по установленному алгоритму. Здесь же формируется расписание для сотрудников, их индивидуальные графики. Исполнитель видит все заявки, их детали, местоположение, статус, срочность и данные об обслуживаемом объекте с контактами для связи. Он может прямо в приложении редактировать расписание работ или откликнуться на заказ. Диспетчер же в свою очередь получает актуальные данные о графике сотрудников, их месторасположении и может легко распределять заказы, основываясь на этих вводных, а также отправлять уведомления и получать отчеты.
Чистое качество
Проконтролировать любой заказ можно в любое время и на любом этапе, просмотрев его статус в системе. Это повышает прозрачность процессов. Понятно не только, где находится сотрудник, но и сколько времени и ресурсов ему требуется.
Для того есть несколько инструментов. Во-первых, уже упомянутый электронный паспорт объекта, где есть вся необходимая информация по обслуживаемым активам: контакты для связи с диспетчером, история обслуживания, список необходимых работ. Каждая единица оборудования оснащена QR-шильдами, при сканировании которых открывается развернутая информация об объекте. Здесь же предусмотрена возможностью сообщить о неисправности в службу внутреннего сервиса, инструкции для специалистов.
Кроме того, система FSM, интегрированная с 1C, помогает вести учет использования материалов, инвентаря, чтобы исполнитель имел все необходимое для оказания услуги, а ТМЦ пополнялись и обновлялись своевременно.
Использование включенных в систему чек-листов даст возможность соблюдать регламенты работ, что повышает качество предоставляемых компанией услуг. С ним исполнитель никогда не забудет выполнить все операции, запланированные на конкретном объекте. Ведь чтобы закрыть заявку, ему понадобится сначала выполнить все пункты из чек-листа. Например, если в рамках генеральной уборки предусмотрены вынос мусора, мытье стеклопакетов, влажная уборка, очищение мебели и еще ряд операций, то по окончании процесса исполнитель должен выполнить все пункты чек-листа, подкрепив результат фотографиями проделанной работы. Чек-листы — отличное подспорье для обучения и адаптации новых сотрудников.
Весь документооборот ведется в электронном виде. Это значит, что формирование актов, счетов происходит автоматически — четко, своевременно и без ошибок. Приложение помогает исполнителю заполнить все необходимые документы по окончании работ, проставить все отметки. Отчет можно сопроводить фото или видео, сделанным камерой смартфона и загруженного в систему, которая фиксирует место и время съемки. Отслеживание результатов доступно онлайн, а также в истории заявок. Здесь есть не только изображения, но и заполненные чек-листы, контрольные точки прибытия, старта и финиша работ, реакция заказчика и его подпись.
Данных в системе FSM накапливается достаточно, чтобы не только грамотно управлять клинингом, но и выстраивать стратегию развития, совершенствования сервиса, мотивации и поощрения сотрудников. Например, табели учета рабочего времени показывают, насколько точно соблюдаются графики (количество явок\неявок, опозданий, досрочного завершения). И на основании этой информации идет начисление зарплаты, бонусов и т. д. Благодаря автоматическим отчетам по заявкам и объектам можно определять уровень выполнения сотрудниками своих KPI.
Для того есть несколько инструментов. Во-первых, уже упомянутый электронный паспорт объекта, где есть вся необходимая информация по обслуживаемым активам: контакты для связи с диспетчером, история обслуживания, список необходимых работ. Каждая единица оборудования оснащена QR-шильдами, при сканировании которых открывается развернутая информация об объекте. Здесь же предусмотрена возможностью сообщить о неисправности в службу внутреннего сервиса, инструкции для специалистов.
Кроме того, система FSM, интегрированная с 1C, помогает вести учет использования материалов, инвентаря, чтобы исполнитель имел все необходимое для оказания услуги, а ТМЦ пополнялись и обновлялись своевременно.
Использование включенных в систему чек-листов даст возможность соблюдать регламенты работ, что повышает качество предоставляемых компанией услуг. С ним исполнитель никогда не забудет выполнить все операции, запланированные на конкретном объекте. Ведь чтобы закрыть заявку, ему понадобится сначала выполнить все пункты из чек-листа. Например, если в рамках генеральной уборки предусмотрены вынос мусора, мытье стеклопакетов, влажная уборка, очищение мебели и еще ряд операций, то по окончании процесса исполнитель должен выполнить все пункты чек-листа, подкрепив результат фотографиями проделанной работы. Чек-листы — отличное подспорье для обучения и адаптации новых сотрудников.
Весь документооборот ведется в электронном виде. Это значит, что формирование актов, счетов происходит автоматически — четко, своевременно и без ошибок. Приложение помогает исполнителю заполнить все необходимые документы по окончании работ, проставить все отметки. Отчет можно сопроводить фото или видео, сделанным камерой смартфона и загруженного в систему, которая фиксирует место и время съемки. Отслеживание результатов доступно онлайн, а также в истории заявок. Здесь есть не только изображения, но и заполненные чек-листы, контрольные точки прибытия, старта и финиша работ, реакция заказчика и его подпись.
Данных в системе FSM накапливается достаточно, чтобы не только грамотно управлять клинингом, но и выстраивать стратегию развития, совершенствования сервиса, мотивации и поощрения сотрудников. Например, табели учета рабочего времени показывают, насколько точно соблюдаются графики (количество явок\неявок, опозданий, досрочного завершения). И на основании этой информации идет начисление зарплаты, бонусов и т. д. Благодаря автоматическим отчетам по заявкам и объектам можно определять уровень выполнения сотрудниками своих KPI.
Заключение
Наличие правильных инструментов может значительно упростить клинингу выполнение многих задач и перенаправить внимание на развитие и расширение бизнеса, а не на повседневную рутину. ПО для управления выездным обслуживанием соберет для вас данные в режиме реального времени, экономя время и уменьшая количество ошибок как технических специалистов, так и офисного персонала.
Если вы задумываетесь о переходе на комплексную систему управления операционными процессами в вашей сервисной компании, протестируйте FSM-систему HubEx.
Если вы задумываетесь о переходе на комплексную систему управления операционными процессами в вашей сервисной компании, протестируйте FSM-систему HubEx.
