В HubEx под заявкой подразумевается карточка для создания и назначения задач в системе. Заявка содержит информацию о содержании задачи, исполнителях, сроках выполнения и другие параметры исполнения задачи.
Учет заявок – одна из основных функций системы, а настройка правильного учета и сбора заявок является важной целью внедрения HubEx. Чтобы достичь этой цели, необходимо проанализировать, какие способы подачи заявок наиболее удобны для пользователей, а также помогут исключить их потерю.
В статье расскажем, какие способы подачи заявок существуют в FSM-системе HubEx. Разберем их плюсы, механику работы и ограничения.
Подача заявки через QR-код
Метод используется при создании заявок с помощью сканирования QR-кода, закрепленного за объектом или оборудованием.
QR-коды могут быть публичными и непубличными. С помощью публичного QR-кода заявку может подать только зарегистрированный пользователь через мобильное приложение исполнителя или заказчика. Непубличный QR-код дает возможность подать заявку пользователям, незарегистрированным в HubEx. То есть любой человек со смартфоном может отсканировать QR-код через камеру телефона и оставить заявку.
Маркировка объектов или оборудования с помощью QR-кодов позволяет автоматизировать подачу заявок. При сканировании QR-кода на мобильном устройстве откроется паспорт объекта, где нужно нажать кнопку «Подать заявку». Заявка создается по шаблону, ее можно отредактировать и сохранить. Шаблон заявки – образец с заполненными основными полями: Тип заявки, Объект, Заказчик, Вид работ, Критичность, Описание заявки, Исполнитель.
Как маркировка оборудования позволяет отстроиться от конкурентов, читайте в кейсе сервисной компании «Миля» (HoReCa).
Вам подходит этот способ подачи заявок, если:
- В бизнес-процессе вашей компании заказчик должен иметь возможность подать заявку в HubEx с помощью мобильного приложения или с помощью камеры телефона, совершая минимум действий.
- Для вас важно, чтобы оставить заявку мог и незарегистрированный в системе пользователь.
- Вы хотели бы использовать HubEx как инструмент для подачи и обработки внутренних заявок. Заказчиками в данном случае выступают сотрудники компании. Как можно выстроить такой процесс и оптимизировать работу административно-хозяйственной части рассказали в кейсе ЦО «Традиция».
Плюсы
Быстрая и удобная подача заявки заказчиком в пару кликов с помощью мобильного приложения HubEx или камеры телефона.
Быстрая и удобная подача заявки заказчиком в пару кликов с помощью мобильного приложения HubEx или камеры телефона.
Как это работает
QR-код привязывается к объекту или оборудованию и позволяет создать шаблон заявки. Можно использовать существующий QR-код (например, уже наклеенный на оборудование и не использованный ранее в HubEx) или создать свой в web-приложении, затем распечатать его и приклеить. Созданные в системе QR-коды могут быть распечатаны как самостоятельно клиентом, так и командой HubEx на одном из предложенных материалов.
QR-код привязывается к объекту или оборудованию и позволяет создать шаблон заявки. Можно использовать существующий QR-код (например, уже наклеенный на оборудование и не использованный ранее в HubEx) или создать свой в web-приложении, затем распечатать его и приклеить. Созданные в системе QR-коды могут быть распечатаны как самостоятельно клиентом, так и командой HubEx на одном из предложенных материалов.
Ограничения
20 публичных паспортов на каждом тарифе предоставляется бесплатно. Количество непубличных – неограниченно. По запросу дополнительные публичные паспорта могут быть приобретены отдельно.
20 публичных паспортов на каждом тарифе предоставляется бесплатно. Количество непубличных – неограниченно. По запросу дополнительные публичные паспорта могут быть приобретены отдельно.
Публичный QR-код, привязанный к оборудованию, дает возможность любому, даже незарегистрированному в HubEx пользователю, подать на него заявку. Непубличный QR-код позволит подать заявку через сканирование только зарегистрированному в HubEx пользователю.
Как настроить подачу заявок через QR-код: статья в Wiki HubEx.
Письмо на электронную почту, интегрированную с HubEx
Интеграция с HubEx по электронной почте позволяет создавать заявки на основе электронных писем от ваших заказчиков.
Предусмотрено два варианта подключения интеграции через электронную почту:
- Подключение через пересылку: данный способ предполагает настройку переадресации писем с вашей электронной почты на специальный email, созданный индивидуально для вашего бизнес-аккаунта. Заявки будут создаваться по единому шаблону для тех писем, для которых будет настроена пересылка.
- Подключение через настройки imap: способ предполагает более детальную настройку вашего почтового сервиса и подключение вашей почты напрямую как адреса для сбора заявок, создание индивидуальных шаблонов заявок под разных заказчиков и настройку двусторонней интеграции для отправки ответных писем из HubEx на электронную почту.
Настройка интеграции с электронной почтой может быть реализована двумя способами:
- Без парсинга. То есть письма, приходящие на почту вашей компании, будут создаваться в виде новых заявок в HubEx c двумя заполненными полями «Тип заявки» и «Критичность». Остальные поля должны быть заполнены вручную.
- С парсингом. Из электронного письма в заявку может переноситься информация в системные поля. Список доступных полей для заполнения: Номер заявки, Описание заявки, Крайний срок закрытия заявки, Критичность, Объект, Исполнитель. Настройка парсинга осуществляется специалистом HubEx в рамках отдельного пакета часов или в счет пакета расширенной технической поддержки.
Кому подходит
Компаниям, у которых один из каналов сбора заявок – электронная почта.
Компаниям, у которых один из каналов сбора заявок – электронная почта.
Плюсы
Заявки создаются автоматически. В случае, если почта является единственным каналом сбора заявок, настройка интеграции поможет сократить затраты на диспетчеризацию.
Заявки создаются автоматически. В случае, если почта является единственным каналом сбора заявок, настройка интеграции поможет сократить затраты на диспетчеризацию.
Ограничения
Заявки, созданные в системе через интеграцию без парсинга, могут потребовать дополнительной обработки вручную диспетчером или другим ответственным. Поскольку предзаполненными будет лишь часть базовых полей в заявке (заказчик, тип, вид работ, критичность). Если информация в других полях является важной, ее необходимо будет указать дополнительно и далее передать заявку в работу.
Заявки, созданные в системе через интеграцию без парсинга, могут потребовать дополнительной обработки вручную диспетчером или другим ответственным. Поскольку предзаполненными будет лишь часть базовых полей в заявке (заказчик, тип, вид работ, критичность). Если информация в других полях является важной, ее необходимо будет указать дополнительно и далее передать заявку в работу.
В случае выбора настройки «с парсингом» необходимо учесть важный момент – все присылаемые письма на почту сбора заявок должны быть стандартизированы и приведены к единому шаблону.
Читайте в кейсе, как компания «Вазовски», используя настроенную интеграцию с электронной почтой и другие инструменты HubEx, обрабатывает более 30 000 заявок в год на обслуживание постаматов и терминалов без нарушения SLA.
Как настроить: статья в Wiki HubEx.
Интеграция HubEx с Телеграм
Телеграм – самая популярная в России платформа для обмена сообщениями. Поэтому автообработка заявок обладает рядом преимуществ:
- пользователи легко и быстро смогут подавать заявки через Телеграм-бота и быть в курсе прогресса их выполнения;
- интеграция поможет снизить нагрузку на сотрудников, например диспетчеров, которые смогут сосредоточиться на принятии заявок по другим каналам связи;
- для многих пользователей Телеграм – понятный, простой мессенджер, которым они пользуются ежедневно.
Кому подходит
Компаниям, заказчики которых активно используют Телеграм, как канал для подачи заявок.
Компаниям, заказчики которых активно используют Телеграм, как канал для подачи заявок.
Плюсы
Быстрый и удобный процесс подачи заявки с помощью инструмента, с которым многие ежедневно взаимодействует в повседневной жизни. Заказчику не нужно пользоваться специальной программой или приложением или подавать заявку по определенному шаблону. Все что нужно сделать – открыть чат с ботом и описать возникшую проблему в свободной форме.
Быстрый и удобный процесс подачи заявки с помощью инструмента, с которым многие ежедневно взаимодействует в повседневной жизни. Заказчику не нужно пользоваться специальной программой или приложением или подавать заявку по определенному шаблону. Все что нужно сделать – открыть чат с ботом и описать возникшую проблему в свободной форме.
Как работает
Заказчик отправляет заявку в чат-бот, из которого система берет информацию и создает заявку в HubEx. В заявках будут автоматически заполнены такие поля как Тип заявки, Критичность и Описание. Исполнитель и заказчик могут вести переписку в чате по заявке в Телеграм. Исполнитель отправляет сообщения заказчику из своего мобильного приложения, а заказчик получает их в чате с Телеграм-ботом и наоборот. С помощью одного настроенного чат-бота можно подавать заявки с одним типом заявки и одной критичностью.
Заказчик отправляет заявку в чат-бот, из которого система берет информацию и создает заявку в HubEx. В заявках будут автоматически заполнены такие поля как Тип заявки, Критичность и Описание. Исполнитель и заказчик могут вести переписку в чате по заявке в Телеграм. Исполнитель отправляет сообщения заказчику из своего мобильного приложения, а заказчик получает их в чате с Телеграм-ботом и наоборот. С помощью одного настроенного чат-бота можно подавать заявки с одним типом заявки и одной критичностью.
Ограничения
Заявки, созданные в HubEx с помощью такой интеграции, могут потребовать обработки вручную диспетчером (ответственным сотрудником компании). Поскольку предзаполненными будут только три базовых поля заявки – Тип, Критичность и Описание. Заказчику придет уведомлении о создании и закрытии заявки. Сотрудник, подающий заявку через Телеграм, автоматически будет зарегистрирован в системе как пользователь с ролью Заказчик (не используя платную лицензию).
Заявки, созданные в HubEx с помощью такой интеграции, могут потребовать обработки вручную диспетчером (ответственным сотрудником компании). Поскольку предзаполненными будут только три базовых поля заявки – Тип, Критичность и Описание. Заказчику придет уведомлении о создании и закрытии заявки. Сотрудник, подающий заявку через Телеграм, автоматически будет зарегистрирован в системе как пользователь с ролью Заказчик (не используя платную лицензию).
Как настроить: статья в Wiki HubEx.
Самостоятельная настройка доступна любому пользователю с расширенными правами доступа.
Самостоятельная настройка доступна любому пользователю с расширенными правами доступа.
Подача заявки в веб-версии HubEx
Подача заявки в веб-версии HubEx – удобный и интуитивно понятный способ для любого пользователя системы. Подавать заявку в веб-версии можно без привязки к заказчику или объекту, без указания адреса или вида работ. Такой формат подачи заявки подойдет как внешним, так и внутренним заказчикам. Например, можно создавать внутренние заявки для бухгалтеров, IT-специалистов, курьеров. На форме Заявки обязательным для заполнения полем является только Тип заявки. Отключить заполнение этого поля нельзя. Видимость и заполнение всех остальных полей можно настроить дополнительно в консоли администрирования.
Вам подходит способ, если:
- В штате компании есть диспетчер (ответственный сотрудник), который занимается обработкой входящих заявок с телефона и мессенджеров (каналов, которые не интегрированы с HubEx) и должен завести их в систему.
- Ваши заказчики предпочитают работу за компьютером и вариант подачи заявки в веб-версии для них более удобен, чем альтернативная подача с помощью мобильного приложения.
Плюсы
Удобство и простота подачи заявок, возможность гибкой настройки обязательных полей к заполнению. Для любой роли можно установить обязательность заполнения необходимых полей.
Удобство и простота подачи заявок, возможность гибкой настройки обязательных полей к заполнению. Для любой роли можно установить обязательность заполнения необходимых полей.
Как работает
Заявки будут создаваться в HubEx пользователем, роль которого имеет соответствующие полномочия и доступ к веб-версии. Набор полей, обязательных к заполнению, будет определяться выполненными настройками, в зависимости от роли пользователя и стадии заявки.
Заявки будут создаваться в HubEx пользователем, роль которого имеет соответствующие полномочия и доступ к веб-версии. Набор полей, обязательных к заполнению, будет определяться выполненными настройками, в зависимости от роли пользователя и стадии заявки.
Ограничения
Подать заявку с помощью веб-версии сможет только зарегистрированный в системе пользователь. Возможность создания заявки в HubEx ограничивается ролью. Чтобы пользователь с определенной ролью мог создавать заявки в системе, ему необходимо дать соответствующее полномочие в консоли администрирования.
Подать заявку с помощью веб-версии сможет только зарегистрированный в системе пользователь. Возможность создания заявки в HubEx ограничивается ролью. Чтобы пользователь с определенной ролью мог создавать заявки в системе, ему необходимо дать соответствующее полномочие в консоли администрирования.
Как использовать: статья в Wiki HubEx.
В мобильном приложении Заказчика
Мобильное приложение заказчика позволяет оперативно создавать заявки, подписывать акты выполненных работ и ставить оценку работы исполнителей.
Кому подходит
Компаниям, в бизнес-процессе которых, заказчики должны иметь возможность оставлять заявки в HubEx, отслеживать их статус, а также принимать участие в согласовании их перевода на стадию.
Компаниям, в бизнес-процессе которых, заказчики должны иметь возможность оставлять заявки в HubEx, отслеживать их статус, а также принимать участие в согласовании их перевода на стадию.
Как это работает
Чтобы создать заявку в мобильном приложении заказчика, необходимо выбрать оборудование из списка, по которому нужно подать заявку. После чего откроется форма заявки с преднастроенной обязательностью заполнения полей. Далее необходимо нажать на «Создать заявку».
Чтобы создать заявку в мобильном приложении заказчика, необходимо выбрать оборудование из списка, по которому нужно подать заявку. После чего откроется форма заявки с преднастроенной обязательностью заполнения полей. Далее необходимо нажать на «Создать заявку».
Ограничения
Подать заявку с помощью мобильного приложения заказчика сможет только зарегистрированный в системе пользователь с ролью Заказчик. Чтобы пользователь с данной ролью мог создавать заявки в системе, ей необходимо дать соответствующее полномочие в консоли администрирования.
Подать заявку с помощью мобильного приложения заказчика сможет только зарегистрированный в системе пользователь с ролью Заказчик. Чтобы пользователь с данной ролью мог создавать заявки в системе, ей необходимо дать соответствующее полномочие в консоли администрирования.
Как использовать: статья в Wiki HubEx.
В мобильном приложении Исполнителя
С помощью мобильного приложения исполнителя выездные сотрудники могут не только работать с назначенными на них заявками, отчитываться о выполнении работы, подписывать акты, но и создавать заявки.
Кому подходит
Компаниям, в бизнес-процессе которых, исполнители должны иметь возможность оставлять заявки в HubEx. Например, исполнитель выполняет диагностику оборудования по заявке № 1. Во время его нахождения на объекте выходит из строя другое оборудования и требуется оперативно создать заявку на ремонт № 2. Исполнитель заходит в свое мобильное приложение и вручную создает нужную заявку, назначая ее на себя.
Компаниям, в бизнес-процессе которых, исполнители должны иметь возможность оставлять заявки в HubEx. Например, исполнитель выполняет диагностику оборудования по заявке № 1. Во время его нахождения на объекте выходит из строя другое оборудования и требуется оперативно создать заявку на ремонт № 2. Исполнитель заходит в свое мобильное приложение и вручную создает нужную заявку, назначая ее на себя.
Как это работает
Чтобы создать заявку в мобильном приложении исполнителя, необходимо выбрать оборудование из списка, по которому необходимо осуществить подачу заявки. После чего откроется форма заявки с преднастроенной обязательностью заполнения полей. Далее необходимо нажать на кнопку «Создать заявку».
Чтобы создать заявку в мобильном приложении исполнителя, необходимо выбрать оборудование из списка, по которому необходимо осуществить подачу заявки. После чего откроется форма заявки с преднастроенной обязательностью заполнения полей. Далее необходимо нажать на кнопку «Создать заявку».
Ограничения
Подать заявку сможет только зарегистрированный в системе пользователь с ролью, которой предоставлен доступ к мобильному приложению исполнителя и полномочие на создание заявки.
Подать заявку сможет только зарегистрированный в системе пользователь с ролью, которой предоставлен доступ к мобильному приложению исполнителя и полномочие на создание заявки.
Как использовать: статья в Wiki HubEx.
