Блог HubEx

Автоматизация сервисного обслуживания сельскохозяйственного оборудования

2025-01-13 11:30 Опыт клиентов
Благодаря внедрению FSM-системы HubEx сельскохозяйственная компания ушла от учета в Excel и получила возможность мониторинга аналитики по сотрудникам, объектам, заявкам. Компания автоматизировала создание электронных актов выполненных работ, предоставила своим заказчикам возможность в пару кликов подавать заявки через мобильное приложение.

Бриф проекта

Отрасль: обслуживание и ремонт сельскохозяйственного оборудования в агропромышленном холдинге
Компания входит в агропромышленный холдинг и занимается сервисным обслуживанием и ремонтом оборудования и техники. По объемам производства продукции холдинг занимает лидирующие позиции на российском рынке, объединяя производителей сельскохозяйственной продукции и перерабатывающие предприятия пищевой отрасли.
Сроки внедрения
2 месяца
Команда внедрения
Егор Савкин, младший специалист отдела внедрения
Задачи внедрения
  • Автоматизировать сбор и учет заявок в единой системе.
  • Снизить временные трудозатраты сотрудников.
  • Настроить автоназначение исполнителей на заявки по различным параметрам.
  • Получить инструмент для контроля местоположения сотрудников.
  • Автоматизировать заполнение актов выполненных работ.
  • Обучить руководителей и механиков самостоятельной работе с заявками.
  • Предоставить инструмент для формирования аналитических отчетов по заявкам, сотрудникам и объектам обслуживания.
Используемые функции системы
Результаты внедрения
  • Управление заявками в единой системе, исключена потеря заявок и данных по ним.
  • Сокращено количество бумажной работы. Работа с чек-листами осуществляется прямо из мобильного приложения исполнителя, сервисные акты формируются автоматически и хранятся в бизнес-аккаунте.
  • Автоматизировано формирование электронной отчетности для руководителей по исполнителям, объектам, заявкам для оперативного анализа сервисных процессов.
  • Инженеры получили быстрый доступ к паспорту объекта с тех. документацией, историей обслуживания благодаря маркировке QR-шильдами.
  • Заказчикам предоставлена возможность подавать заявку в пару кликов через считывание QR-кода на оборудовании.
  • Упорядочена и налажена коммуникация между сотрудниками и заказчиками. Исполнители имеют возможность общаться в чатах с командой и с заказчиком по каждой заявке, а также получать уведомления по статусам активных заявок.
  • Мониторинг местоположения сотрудников на карте для быстрого назначения на заявку ближайшего к объекту исполнителя.


Цели и задачи автоматизации

Автоматизировать сбор и учет заявок в единой системе

Ранее все заявки от заказчиков поступали по телефону или в мессенджерах и заносились в Excel. Таблица Excel не позволяла вести заявки должным образом. Например, не было возможности прикрепить фото или видео.

Ускорить обработку заявок и исключить их потерю

Учет заявок в Excel не позволял отслеживать ход работы по заявке. Исполнители могли переключаться с одной выполненной заявки на объекте на следующую заявку на другом объекте, не зная о том, что на текущем объекте остались невыполненные заявки.

Снизить временные трудозатраты сотрудников, ввести автоназначение исполнителей на заявки

Мобильный сотрудник не мог самостоятельно узнать, доступны ли новые заявки по объектам, назначен ли он на какую-либо из последних поступивших заявок. О назначении и появлении новых заявок исполнитель узнавал от руководителя подразделения через те же каналы связи – мессенджер или телефон.

Получить инструмент для контроля местоположения сотрудников

Руководителю подразделения необходима возможность просмотра местоположения исполнителей на карте, чтобы назначать вручную ближайшего к объекту исполнителя.

Автоматизировать заполнение актов выполненных работ

Приемка выполненных работ по заявке заказчиком ранее осуществлялась через бумажные акты выполненных работ. На заполнение и контроль подписания актов тратилось достаточно много времени.

Описание внедрения системы

1. В первую очередь специалисты внедрения HubEx импортировали 150 обслуживаемых объектов с пятиуровневой иерархией:
  • «Комплекс» (1 уровень);
  • «Вид оборудования» (2 уровень);
  • «Оборудование» (3 уровень);
  • «Узел» (4 уровень);
  • «Деталь» (5 уровень).
Помимо объектов и оборудования были импортированы сотрудники, заказчики, компании-заказчики, склады и материалы. Список объектов и оборудования будет пополняться.
2. Настроили 4 роли для правильного распределения доступа к информации в HubEx:
  • «Руководитель»;
  • «Руководитель подразделения»;
  • «Техник (исполнитель)»;
  • «Заказчик».
Например, пользователь с ролью «Руководитель» видит все заявки и полную аналитику по всем сущностям системы, а также имеет доступ к настройке бизнес-аккаунта в «Консоли администратора». «Заказчик» видит только те заявки, которые созданы на объекты его компании, имеет доступ к просмотру аналитики «Отчет для клиента» и не может настраивать систему под себя. Важно отметить, что пользователи с ролью «Техник» — это мобильные сотрудники. Их местоположение отображается и автоматически обновляется на карте в HubEx.
3. Созданы чек-листы:
  • «Общий»;
  • «Плановое ТО».
Чек-листы в данном случае автоматически привязываются к заявкам по виду работ. Например, если заявка создана на вид работ «Плановое ТО», то к ней автоматически привяжется чек-лист «Плановое ТО». Если заявка создана на другие виды работ, то к ней привяжется чек-лист «Общий».
4. Объекты 1 и 2 уровня иерархии промаркированы непубличными QR-кодами (85 единиц).
Зарегистрированные в системе заказчики могут считать QR-код объекта оборудования через мобильное приложение заказчика и просмотреть подробную информацию о нем, историю обслуживания, подать заявку.
5. Созданы и полностью настроены жизненные циклы заявок (5 единиц):
  • Заявка (обычная) – создается руководителем, руководителем подразделения или заказчиком-управляющим на любой объект/оборудование и вид работ (кроме «Плановое ТО»). На стадии «Новая» применяется автоназначение исполнителя по виду работ. Исполнитель может принять заявку, либо отказаться от нее. Если исполнитель отказывается от заявки, то заявка остается без назначенного на нее исполнителя, а руководителю и руководителю подразделения приходит уведомление об отказе исполнителя. Руководитель или руководитель подразделения назначает вручную нового исполнителя. Для выполнения заявки исполнителю необходимо заполнить чек-лист и подписать акт выполненных работ с заказчиком.
  • Заявка (от наладчика) – создается вручную заказчиком-наладчиком. Сразу после создания заявка попадает на согласование к заказчику-управляющему. Если заказчик-управляющий согласовал заявку, то она идет по жизненному циклу «Заявка (обычная)». Если заказчик-управляющий не согласовал заявку, то она автоматически закрывается и уходит в архив.
  • Заявка (от механика) – создается вручную механиком на объекте. После создания заявка попадает на согласование к заказчику-управляющему. Если заказчик-управляющий согласовал заявку, то она идет по жизненному циклу «Заявка (обычная)». Если заказчик управляющий не согласовал заявку, то она автоматически переходит на стадию «Необходима проверка». На заявку назначается ответственный за объект исполнитель. Через 5 дней заявка переходит автоматически на стадию «Совершение проверки» и по этой заявке исполнителю приходит уведомление, что проверка должна быть пройдена. Если проверка пройдена, то заявка закрывается. Если проверка не пройдена, то заявка идет по жизненному циклу «Заявка (обычная)».
  • Задача – создается одним руководителем или руководителем подразделения для другого руководителя или руководителя подразделения. Заявка создается без объекта и вида работ, в ней задействуется только описание и крайний срок закрытия.
  • Плановое ТО – создается с видом работ «Плановое ТО» с помощью заранее настроенного планировщика работ в WEB-версии HubEx руководителем или руководителем подразделения. На заявку назначаются несколько исполнителей (бригада), выбранных в планировщике.

Сложности, с которыми столкнулись при внедрении и рекомендации, как избежать подобных проблем в будущих проектах

Во время внедрения возник вопрос, как оцифровать процесс по созданию и выполнению заявок «Плановое ТО». Заказчик описал процесс следующим образом:
График планового ТО формируется исходя из наработки объекта/оборудования в часах. Заявка должна создаваться автоматически и быть отправлена назначенному механику за N-ое количество часов до подхода объекта/оборудования к определенной наработке в часах. Назначенный механик должен совершить проверку:
1) если текущая наработка равна наработке для совершения «Планового ТО», то заявка берется в работу;
2) если наработка объекта/оборудования подходит к ТО, то заявка смещается вручную ответственным на тот срок когда нужно будет приступить к исполнению.
Специалисты отдела внедрения предложили 2 варианта построения процесса в HubEx.
1. Вариант без дополнительных разработок
  • Наработка оборудования будет вестись ответственным лицом компании вне системы HubEx.
  • График обслуживания и проверки также будет формироваться ответственным лицом вне системы HubEx.
  • В HubEx ответственное лицо будет создавать планировщики работ на 1 год вперед (по ранее сформированным вне HubEx графикам обслуживания и проверки).
  • Планировщики работ в HubEx будут автоматически в течение года создавать плановые заявки на исполнителей.
2. Вариант с индивидуальной разработкой автоматизаций под бизнес-аккаунт компании
  • Наработка каждой единицы оборудования будет фиксироваться ответственным лицом в HubEx.
  • Исходя из зафиксированной наработки оборудования в HubEx автоматически будет строиться график обслуживания и проверки.
  • Автоматически по графику обслуживания и проверки будут создаваться плановые заявки.
  • К модулю автоматического создания плановых заявок по графикам обслуживания и проверки будет разработана система по перепланированию заявок. Эта система поможет провести плановые работы в правильный день.
В итоге компания остановилась на первом варианте реализации. В будущем, после углубления в работу HubEx, планируется рассмотреть реализацию второго варианта.
Опытная эксплуатация
Период опытной эксплуатации настроенной системы помог выявить проблемы в отдельных процессах компании и вместе с командой HubEx успешно их решить.
1) Заказчик, в рамках внедрения не обозначил некоторые типы заявок, которые нужно оцифровать в HubEx. Специалисты HubEx создали недостающие типы, стадии и статусы заявок. Расположили стадии и статусы в новом типе заявки в соответствии с требованиями компании.
2) Архитектура системы позволяет видеть удаленные заявки только владельцу бизнес-аккаунта. Но для компании было важно, чтобы удаленные заявки видел руководитель и руководитель подразделения. Команда внедрения перевели владельца бизнес-аккаунта на определенного сотрудника, который будет проверять удаленные заявки и брать из них необходимую информацию.
3) Столкнулись с особенностью функционала «Я на смене»: когда техник в мобильном приложении начинал смену, время автоматически проставлялось с 9:00 до 18:00 Мск, а необходимо – с 8:00 до 17:00 по калининградскому времени. В системе не реализована привязка к часовым поясам. Задача на доработку функционала передана отделу разработки HubEx и поставлена в высокий приоритет.

Результаты внедрения

Подводя итог можно отметить, что с внедрением FSM-системы HubEx решены все основные задачи заказчика:
  • Управление заявками в единой системе, исключена потеря заявок и данных по ним.
  • Сокращено количество бумажной работы. Работа с чек-листами осуществляется прямо из мобильного приложения исполнителя, сервисные акты формируются автоматически и хранятся в бизнес-аккаунте.
  • Автоматизировано формирование электронной отчетности для руководителей по исполнителям, объектам, заявкам для оперативного анализа сервисных процессов.
  • Инженеры получили быстрый доступ к паспорту объекта с тех. документацией, историей обслуживания благодаря маркировке QR-шильдами.
  • Заказчикам предоставлена возможность подавать заявку в пару кликов через считывание QR-кода на оборудовании.
  • Упорядочена и налажена коммуникация между сотрудниками и заказчиками. Исполнители имеют возможность общаться в чатах с командой и с заказчиком по каждой заявке, а также получать уведомления по статусам активных заявок.
  • Мониторинг местоположения сотрудников на карте для быстрого назначения на заявку ближайшего к объекту исполнителя.