Блог HubEx

От таблиц к управляемому сервису за 8 дней: кейс сервисной компании «Комфортэнергосервис»

2026-02-25 09:54 Опыт клиентов
Сервисная компания «Комфортэнергосервис», обслуживающая инженерную инфраструктуру зданий, оперативно автоматизировала обработку заявок, контроль сроков и фиксацию работ без остановки текущих процессов.

Справка о компании

ООО «Комфортэнергосервис» — сервисная компания, выполняющая техническое обслуживание инженерной инфраструктуры на объектах социальной, коммерческой и жилой недвижимости в Ростове-на-Дону. Компания обслуживает школы, медицинские учреждения, жилые комплексы, административные и производственные здания. Выполняет гарантийные, сервисные и регламентные работы по индивидуальным тепловым пунктам, узлам учета тепловой энергии, системам вентиляции и другому оборудованию.

Цели и задачи автоматизации

До внедрения HubEx работа с заявками велась вручную. Обращения фиксировались в электронных таблицах, планирование выездов выполнялось диспетчером в ручном режиме, а подтверждение выполненных работ оформлялось через бумажные акты.
По мере роста количества объектов такой подход стал создавать серьёзные ограничения: увеличивалась нагрузка на сотрудников, усложнялся контроль сроков, часть информации терялась или фиксировалась постфактум, а руководство не имело оперативной картины по выполненным работам и загрузке персонала.
Основной задачей внедрения стало создание единого цифрового контура управления сервисной деятельностью. Заказчику было важно стандартизировать обработку заявок, обеспечить прозрачность работы сотрудников, фиксировать фактически выполненные работы с фотоотчётами и сократить время на подготовку актов выполненных работ.

Внедрение системы

Перед началом настройки была проведена установочная аналитика, в ходе которой совместно с заказчиком описаны текущие процессы, согласованы роли пользователей, структура справочников и жизненный цикл заявок.
Особенность проекта – большое количество потенциальных объектов обслуживания: у отдельных заказчиков их насчитываются сотни, при этом услуги требуются не для всех. В результате было принято решение загрузить в систему только актуальные объекты, а заказчикам предоставить возможность самостоятельно создавать новые по мере необходимости. Это позволило сохранить гибкость системы и избежать избыточной первоначальной настройки.
В рамках проекта была выполнена настройка HubEx на базе стандартных бизнес-процессов. В системе сформирован централизованный реестр объектов и оборудования, включающий образовательные учреждения, жилые комплексы, коммерческие и производственные объекты. Для каждого объекта зафиксированы адрес, владелец и тип оборудования, что позволило создать единую цифровую карту обслуживания.
Работа с заявками в компании теперь полностью стандартизирована. Настроены четыре типа обращений: гарантийные, сервисные, шеф-монтажные работы и техническое обслуживание. Все заявки проходят единый жизненный цикл со стадиями «Новая», «В работе», «Выполнена» и «Закрыта». Дополнительно настроены правила SLA, позволяющие автоматически контролировать сроки выполнения работ.
Инженеры сервисного обслуживания работают через мобильное приложение HubEx, где получают заявки, фиксируют время выполнения, добавляют комментарии и фотоотчёты. После завершения работ заказчик подписывает акт непосредственно в мобильном приложении, что позволило отказаться от бумажных документов и существенно ускорить закрытие заявок. Для оперативного контроля процессов настроены автоматические уведомления о ключевых событиях: поступлении новых заявок, назначении исполнителей и выполнении работ.

Результаты внедрения

По итогам внедрения компания «Комфортэнергосервис» получила единый инструмент управления сервисной деятельностью, прозрачный контроль статусов и сроков выполнения работ, централизованный реестр объектов и возможность фиксировать фактические результаты работ в режиме реального времени. Существенно сократился объём ручных операций, повысилась дисциплина исполнения и появилась основа для дальнейшей аналитики и масштабирования бизнеса.
Благодаря HubEx выстроен единый цифровой контур управления сервисной деятельностью:
  • управление заявками и контроль SLA,
  • централизованный реестр объектов и оборудования,
  • прозрачный контроль статусов и сроков выполнения,
  • мобильная фиксация выполненных работ с фотоотчётами,
  • электронное подписание актов,
  • снижение объёма ручной обработки данных,
  • повышение управляемости сервисных процессов.
Опыт внедрения показал, что даже при большом количестве объектов и ручных процессах сервисная компания может в короткие сроки перейти к системному управлению заявками. Использование типовых бизнес-процессов HubEx позволяет быстро навести порядок в сервисной деятельности, повысить прозрачность работы сотрудников и создать основу для дальнейшего роста и масштабирования.