Блог HubEx

Автоматизация формирования и рассылки отчетов для руководителя

2024-10-03 06:53 Опыт клиентов Полезные материалы
В современном мире, в котором каждый день полон сотнями задач, умение управлять своим временем можно смело назвать ключевым навыком. Составление планов на день, неделю, месяц – один из главных принципов тайм-менеджмента.
Но сколько часов придется потратить руководителю, чтобы составить списки регулярных дел, создать вручную напоминания с определенной периодичностью о необходимости вернуться к той или иной задаче?
Насущная проблема любого руководителя – нехватка времени. Бесконечный поток задач не дает сфокусироваться на важных задачах. Одна из таких активностей - анализ ключевых показателей и отчетностей, помогающих в проработке планов по развитию бизнеса и взятию новых высот.
Важнейшая задача FSM-системы – экономия времени всех сотрудников и, в первую очередь, руководителей. Один из примеров, уже реализованный командой HubEx, это автоматизация формирования и получения руководителем важных отчетов с заданной регулярностью. При этом сотрудникам и руководителю не нужно заранее планировать и держать в голове необходимость работы с отчетами. Система сама их сформирует и направит уведомление.

Что было сделано

1. Автоматизировали проведение плановых ТО с помощью базового инструмента HubEx – Планировщик работ. В нем настроили правила создания заявок на еженедельную, ежемесячную и ежегодную проверку оборудования.
2. В разделе «Аналитика» в HubEx пользователям доступны базовые аналитические отчеты: «Отчет по объектам обслуживания», «Отчет для клиента», «Отчет по сотрудникам», «Анализ эффективности процессов». Эти отчеты содержат множество данных, полезных в повседневной работе.
Но иногда нужна реализация индивидуальной формы, в которой будут аккумулироваться только необходимые данные. Специалисты HubEx разработали отчет о проведенных ППР. Он формируется каждый понедельник в 8:00. Отчет строится с помощью технологии HubEx Automate на основе данных из закрытых заявок за прошедшую неделю. Он включает в себя следующую информацию:
  • Номер заявки,
  • Вид работ,
  • Объект по заявке,
  • Описание заявки,
  • Дату и время создания,
  • Дату и время закрытия
  • Длительность исполнения заявки в часах.
3. После формирования отчет автоматически отправляется на почту руководителю. Также получателями рассылки могут быть выбранные пользователи системы, пользователи с определенной ролью или конкретные email адреса.
4. Второй отчет, разработанный также с помощью HubEx Automate, формируется каждый понедельник в 9:00. Он включает в себя информацию по длительности выполнения заявок за прошедшую неделю.
5. С помощью авторассылки этот отчет тоже отправляется на почту руководителю. На основе полученных данных руководитель может запросить подробную информацию по конкретным заявкам, длительность выполнения которых вызвала вопросы.

Результат

  • Благодаря реализованной автоматизации сотрудникам компании больше не нужно тратить время на то, чтобы сформировать отчеты вручную и отправить их руководителям. Автоматизация позволяет значительно оптимизировать рабочее время.
  • Авторассылка по согласованному графику помогает избежать случаев, когда ответственный за формирование и отправку отчетов сотрудник забыл их вовремя отправить.
  • Отчет, полученный руководителем в определенный день и время, становится задачей, которой нужно уделить время «здесь и сейчас».
  • Благодаря регулярной работе с отчетами руководитель не упустит из виду показатели, требующие особого внимания. HubEx в этом случае становится инструментом, который систематически по расписанию напоминает о важных задачах и помогает руководителю эффективно выстроить работу.
С low-code технологией HubEx Automate можно создавать уникальные сценарии, которые помогут автоматизировать рутинные процессы и снизить нагрузку на ваших сотрудников без дорогостоящей классической разработки.
Другие кейсы по автоматизации процессов с помощью HubEx Automate:
Учет наработки оборудования

Конструктор автоматического создания заявки для сервисной компании

Автоматизация настройки и контроля сроков выполнения заявки по SLA

Как сократить срок реагирования и выполнения заявок с HubEx Automate

Уникальные печатные формы в пару кликов