Блог HubEx

Сокращение затрат на диспетчеризацию и ГСМ благодаря внедрению HubEx

2024-12-19 09:03 Опыт клиентов
Компания по обслуживанию бортовых систем взвешивания для грузовой техники столкнулась с потерей информации по заявкам, сложностями при планировании маршрутов, отсутствием контроля выполненных работ. Эти и ряд других задач удалось решить благодаря внедрению FSM-системы для управления заявками и мобильными сотрудниками.

Бриф проекта

Отрасль
Производство и установка, обслуживание бортовых систем взвешивания для грузовой техники
Компания с 2018 года занимается информационными бортовыми системами взвешивания для магистральной, дорожно-строительной, карьерной и сельскохозяйственной техники. За это время были открыты филиалы в нескольких городах, а клиентами стали более 200 компаний. В компании есть внутреннее подразделение, которое занимается обслуживанием оборудования.
Задачи внедрения
  • Настроить сбор и учет заявок, исключить их потерю.
  • Упорядочить хранение документов и медиафайлов по выполненным заявкам.
  • Сократить расходы на ГСМ за счет планирования выполнения заявок.
  • Предоставить диспетчеру инструмент для контроля мобильных сотрудников.
  • Предоставить удобный инструмент инженеру для оперативной отчетности.
Используемые функции системы
Результаты внедрения
  • Время обработки одной заявки диспетчером сократилось в 3 раза.
  • Снижение трудозатрат на диспетчеризацию.
  • Сокращение затрат на ГСМ в несколько раз.
  • Организация учета заявок и хранения файлов по ним в единой системе.


Цели и задачи автоматизации

Исключить потерю заявок и организовать хранение файлов

Заявки поступали из различных источников: в мессенджерах, по телефону, через личные обращения. Часть обращений нигде не фиксировалась, терялась, а значит не бралась в дальнейшую работу. Это приводило к снижению доверия и лояльности со стороны клиентов и, как следствие, к недополучению прибыли. Фото и видео, сделанные в момент выполнения инженерами работ по заявке, хранились на Яндекс Диске. Это осложняло процесс поиска нужного файла по конкретной заявке.

Сократить расходы на ГСМ за счет планирования выполнения заявок

У мобильных инженеров не было инструмента для отслеживания назначенных на них заявок на карте. Это не позволяло оптимально спланировать маршрут передвижения, чтобы выполнить несколько заявок за один выезд. При этом у диспетчера не было информации о местоположении инженеров и инструмента для эффективного распределения заявок по исполнителям. Как итог: нерациональное использование рабочего времени специалистов и повышенные затраты на ГСМ.

Обеспечить диспетчера инструментом для оценки загрузки выездных специалистов

Диспетчеру приходилось связываться с каждым инженером, чтобы выяснить его загруженность. Отсутствие инструмента для отслеживания загрузки специалистов приводило к высоким затратам на диспетчеризацию.

Предоставить удобный инструмент инженеру для оперативной отчетности

У выездного инженера не было инструмента для оперативного ведения отчетности по своим заявкам. Завершая работу, ему необходимо было написать в мессенджере руководителю и сообщить о выполнении заявки, возникших сложностях или важных нюансах. Это было неудобно и занимало много времени. Возникали ситуации, когда инженер забывал передать руководителю отчет о выполненных работах, что могло привести к конфликтным ситуациям.

Сократить трудозатраты на регулярный разбор отчетности сотрудников

Так как у инженера не было инструмента для предоставления отчетности, руководителю приходилось тратить время на разбор отчетов в мессенджерах. А также вручную фиксировать информацию, переданную устно. Итог: высокие трудозатраты на разбор хаоса в отчетах при попытке найти информацию по конкретной заявке.

Описание внедрения системы

Компанией была самостоятельно выполнена базовая настройка системы под процессы:
  1. Загрузили объекты и оборудование, выстроили корректную иерархию. Это позволит оперативно создавать заявки по нужным объектам.
  2. Создали учетные записи сотрудников. Завели роли для пользователей в системе, настроили им индивидуальные полномочия.
  3. Предоставили возможность инженеру видеть в своем мобильном приложении все заявки на объекте или ближайшие с помощью функционала «Календарь заявок». Благодаря чему сотрудник сможет самостоятельно брать подходящие заявки и выполнять их за один выезд.
  4. Обучили диспетчера использовать такие инструменты как заявки на карте, расписание заявок, календарь. С их помощью у него всегда актуальная информация по доступности инженеров, их загрузке.
  5. Завели 3 типа заявки. У каждого типа настроили свой жизненный цикл.
  6. Создали в системе 10 видов работ, с указанием стоимости каждой, согласно полученному прайс-листу. Данная настройка сократит время заполнения исполнителем выполненных работ по заявке, так как стоимость проставится автоматически.

Сложности, с которыми столкнулись при внедрении

Компания поделилась сложностью, с которой столкнулась при внедрении системы на первых этапах. Сотрудники не вносили выполненные работы по заявке в мобильном приложении. Сопротивления со стороны исполнителей не было, они просто забывали про этот блок. Потребовалось время, чтобы все адаптировались к работе в системе и оценили преимущества HubEx.

Результаты внедрения

Итогами успешного внедрения HubEx в бизнес клиента стали следующие показатели:
  1. Время обработки одной заявки диспетчером сократилось в 3 раза.
  2. Сокращение затрат на диспетчеризацию. Автоматизация значительно снизила трудозатраты, процесс для сотрудников стал намного удобнее и понятнее.
  3. Сокращение затрат на ГСМ в несколько раз.
  4. Увеличение количества выполненных заявок одним исполнителем. Благодаря автоматизации диспетчерской, визуализации заявок на карте, возможности планировать маршруты инженер может выполнить больше заявок за рабочую смену.
  5. Все отчеты по выполненным работам хранятся в системе, появилась возможность просматривать историю обслуживания и ремонтов оборудования.
  6. У исполнителей всегда «под рукой» в мобильном приложении информация по обслуживаемому объекту и выполняемым работам (регламенты, техкарты, договор обслуживания).