Блог HubEx

Как выстроить управляемый сервис без перегрузки при 500+ заявках в месяц

2026-03-20 14:09 Опыт клиентов
Когда сервисная компания активно развивается, вместе с количеством клиентов растет и количество заявок. Сначала это кажется рабочей нагрузкой, с которой можно справиться привычными способами. Но в какой-то момент заявок становится слишком много, чтобы держать все под контролем вручную: теряется скорость реакции, сложнее отслеживать статус, руководителю все труднее видеть общую картину по сервису. Именно с такой задачей к автоматизации подошла компания Fargo Verse.

Справка о компании

Fargo Verse уже 5 лет оказывает услуги по инженерному сопровождению бизнеса в Волгограде. Компания занимается монтажом, ремонтом и техническим обслуживанием оборудования для HoReCa, а также проектированием технологических площадей, поставкой оборудования и запчастей, эксплуатацией зданий и инженерных коммуникаций.
На момент внедрения Fargo Verse уже работала с ощутимым сервисным потоком: около 500 заявок в месяц и 6000 в год. При этом у компании более 50 клиентов и более 400 объектов в обслуживании. В такой модели бизнесу уже недостаточно просто принимать обращения — важно быстро их распределять, контролировать исполнение, видеть сроки и понимать, как работает сервис в целом. Именно поэтому компании понадобилась FSM-система: не «цифровизации ради цифровизации», а чтобы навести порядок в заявках и получить инструмент для их анализа.

Цели и задачи автоматизации

Ключевая задача внедрения была очень практичной: сделать процесс работы с заявками прозрачным и управляемым. До автоматизации отдельного внимания требовала сама подача заявок, а после внедрения HubEx сбор и отслеживание обращений стали заметно проще. Причем эффект почувствовали не только внутри компании. Клиент отдельно отметил, что заказчикам стало удобно пользоваться приложением, а значит сервис стал понятнее и ближе для внешнего пользователя.

Внедрение системы

Что именно было сделано и изменилось с внедрением HubEx:
  • Компания получила единое пространство для работы с заявками. Стало проще контролировать входящий объем, проще отслеживать исполнение, проще анализировать результаты.

  • HubEx помог автоматизировать важные сервисные процессы, которые напрямую влияют на качество обслуживания. Например, в системе настроили плановые заявки на техническое обслуживание. Для сервисной компании это означает меньше ручного контроля, меньше риска забыть о плановой работе и более предсказуемое обслуживание объектов.

  • Еще один важный эффект — автоматическое распределение заявок по группам и навыкам исполнителей. Система помогает назначать задачу не просто «свободному сотруднику», а подходящему специалисту по его компетенциям. Для бизнеса это очень понятная ценность: быстрее назначили нужного исполнителя — быстрее отреагировали на заявку — выше управляемость сервиса и меньше лишней нагрузки на руководителя или диспетчера. Именно этот механизм клиент отдельно выделил как один из полезных результатов внедрения.

  • Отдельно Fargo Verse подсветила и управленческий эффект. Для компании было важно оцифровать время выполнения заявки и получить возможность формировать разные отчеты. Это как раз тот результат, который часто недооценивают на старте автоматизации: бизнесу нужна не просто система учета, а инструмент, который помогает принимать решения. Когда у руководителя есть прозрачная картина по обращениям, срокам и загрузке, сервисом можно управлять не интуитивно, а на основе данных. Клиент прямо отмечает, что HubEx упростил анализ заявок и сделал формирование отчетов более удобным.

Результаты внедрения

В результате Fargo Verse получила не «еще одну программу», а рабочую систему для сервиса, которая поддерживает и клиентов, и внутреннюю команду. Клиентам стало удобнее подавать заявки, сервисным специалистам — проще работать с обращениями, руководителю — легче контролировать и анализировать процессы. И это, пожалуй, главный смысл таких внедрений: не усложнить работу новыми интерфейсами, а убрать хаос там, где бизнес уже вырос из ручного управления.
Для компании с десятками клиентов, сотнями объектов и тысячами заявок в год это уже вопрос не просто удобства, а устойчивой и масштабируемой работы сервиса.
Александр Шершаков, руководитель Fargo Verse:

«С помощью программы смогли реализовать полный контроль и анализ заявок от заказчиков. Это упростило работу как клиентам, так и сервисным специалистам. Настроили повторяющиеся заявки на техническое обслуживание и автоматизировали выбор исполнителя по его компетенциям, что позволяет быстрее реагировать на заявки».