Статьи

Как настроить процесс оформления заявок

2023-05-03 09:47 Электронный документооборот Шаблоны документов Бизнес-процессы

Как настроить процесс оформления заявок

Неэффективные процессы составления заявок на работу и отсутствие необходимых инструментов, таких, как программное обеспечение для управления нарядами, могут привести к задержкам, затратам, отсутствию подотчетности.

Чтобы оценить текущие состояние ваших систем управления заявками, надо выявить пробелы в рабочем процессе. Это позволит обновить и реструктурировать неэффективные методы, чтобы обеспечить бесперебойность.

Как же создать полностью функционирующую систему нарядов, которая поможет вашей компании лучше управлять потоком?

Что такое заявка на работу и процесс ее составления?

Заявки на работу (заказы, наряды) — это документированные запросы на ремонт, установку или техническое обслуживание. Эти формы полезны в нескольких отраслях, где постоянный сервис оборудования и другие мероприятия являются важной частью отношений с клиентами.

  • Заявки на работу используют, например, следующие отрасли:
  • Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха (HVAC);
  • Обслуживание производственных машин и оборудования;
  • Сервис промышленного оборудования;
  • Сервис торгового пищевого оборудования;
  • Сервис медицинского оборудования;
  • Установка и обслуживание коммерческих систем безопасности;
  • Монтаж и обслуживание систем обнаружения и пожаротушения;
  • Обслуживание объектов.

Эти типы компаний часто используют наряды для отслеживания проектов, задач, расходов, рабочего времени, статуса заданий, количества персонала и других операционных аспектов.

Заявки можно составить и распечатать или сохранить в виде цифровых документов. Классификация нарядов производится на основе следующих пунктов:

  • Тип проблемы. Запланированные заявки используются для планирования работ по профилактическому обслуживанию. Незапланированные предназначены для решения непредвиденных задач по ТО, таких как поломки оборудования.
  • Кто инициировал запрос на работу. Это могут быть как внутренние, так и внешние заказы.
  • Как была составлена заявка. Бумажные формы заполняются вручную. Но с программным обеспечением для отслеживания нарядов можно настроить автоматическое оформление, автоматизировать планирование на основе вашего календаря или данных от установленных на вашем оборудовании датчиков мониторинга состояния.

Процесс обработки нарядов на работы — это система, призванная обеспечить подотчетность и своевременное выполнение работ на каждом этапе, который требуется для реализации заказа, начиная с его инициирования и заканчивая выставлением счета.

Создание эффективного потока обработки нарядов поможет вашей компании оставаться в курсе ваших заказов, снизить риски, оптимизировать рабочие процессы и держать команду в курсе дел от начала до конца.

Каковы этапы процесса оформления наряда и как их оптимизировать?

Каковы этапы процесса оформления наряда и как их оптимизировать?

Хотя процессы составления заявки могут различаться в зависимости от сложности работы, изучение стандарта поможет понять, как он вписывается в ваше управление и что можно улучшить.

Инициирование

Наряд начинается с запроса, который содержит описание работ, которые необходимо выполнить, информацию о клиенте, контактном лице, месте выполнения, о выставлении счетов, об уровнях приоритетности, сроках и менеджере по работе с клиентами.

Более конкретные детали и приложения также надо включить в рабочий наряд. Например, прикрепить изображения любого оборудования, которое будет устанавливаться или обслуживаться, серийные номера и подробные описания, чтобы избежать возможных ошибок.

Установите последовательный, единый процесс создания нарядов в вашей компании. Формировать заявки надо для любой работы: будь то получасовая замена одной детали или недельный проект на нескольких объектах. Наряды должны храниться все в одном месте.

Для более быстрого формирования нарядов используйте шаблоны с необходимыми полями данных. Таким образом, ваши сотрудники могут каждый раз вводить один и тот же набор контента. Это гарантирует, что вся работа задокументирована для всех заинтересованных сторон. Выполненные заявки легко отслеживать и получать к ним доступ, исключая телефонные звонки, встречи и электронные письма, отнимающие время у сотрудников. Разработка единой системы формирования заявок также упорядочит процесс, помогая сотрудникам понять алгоритм работы и детали обслуживания, необходимые для выполнения заданий.

Компании часто используют традиционные методы для регистрации нарядов. Но у таких инструментов есть серьезные недостатки, которые снижают эффективность, доходы от бизнеса, качество обслуживания, отношения с клиентами и прочее. Например, бумажные файлы легко теряются. Детали, которые вы пишете на доске, могут случайно стереть. А как их архивировать на длительное время?

Оцифруйте свою документацию по заявкам на работу, чтобы быть уверенными, что не потерять и не упустить заказы. Используйте такие инструменты, как программное обеспечение обслуживания клиентского портала. Оно позволяет заказчикам в любое время отправлять рабочие запросы, просматривать отчеты, проверять состояние дел и историю обслуживания оборудования или активов.

Планирование

При формировании, согласовании и присвоении приоритетного статуса нарядам задайте себе эти вопросы, подбирая исполнителей:

  • Сколько человек нужно, чтобы закончить работу?
  • Где находится объект?
  • Какой техник находится ближе всех?
  • Какие навыки и опыт необходимы для выполнения задачи?
  • Кто из полевого персонала свободен для плановой работы?

Если у вас нет доступных выездных техников или для заказа требуются мощности, которые вы не можете предложить в настоящее время, рассмотрите возможность найма надежных сторонних подрядчиков.
Отправка и планирование

После того, как вы выбрали подходящих техников, используйте функции диспетчеризации и планирования в программном обеспечении для управления, чтобы назначить заказ на работу. Мониторинг предписаний в централизованном календаре или на диспетчерской доске помогает отслеживать ТО оборудования, сервисные вызовы и общий обзор графиков техников. Это также поможет вам избежать двойного бронирования и лучше управлять ожиданиями клиентов.

Поделитесь всей необходимой информацией о рабочих нарядах со своими сервисными техниками и предоставьте им доступ к полезным сведениям, таким как:

  • Подробные описания задания и клиента, включая местоположение объекта работы;
  • Данные о соответствии требованиям и коды обслуживания;
  • Информация о необходимом оборудовании или запчастях на месте обслуживания;
  • Информация, относящаяся к истории активов или заявки на обслуживание: схемы, видео, показывающие повреждения оборудования и проведенный ремонт, заказы на поставку, заметки предыдущих технических специалистов и т. д.;
  • Существенные детали, такие как местонахождение персонала и транспортных средств в режиме реального времени, данные о запасах и другие.

Такие данные ускоряют этот этап рабочего процесса и повышают эффективность обслуживания.

Исполнение и сдача

На этапе реализации выездной сервисный инженер или техник выполняет задание, указанное в наряде. Специалисты должны знать, что включает в себя задание (необходимые детали или оборудование, а также справочные материалы, которые следует использовать в случае необходимости, чтобы выполнить задание эффективно и успешно).

Контролируйте и записывайте, сколько времени уходит на выполнение каждого задания, чтобы ваша команда всегда была в курсе событий и сокращала количество потерянных минут. Убедитесь, что связь между сотрудниками офиса, менеджерами и техниками на местах открыта на протяжении всего процесса, чтобы эффективно внедрить систему обеспечения качества.

Специалисты должны регистрировать во время работы всё, включая связанные с работой расходы денег, времени и материалов, чтобы менеджерам было легко предоставит клиентам отчет о затратах сиюминутно. Техники должны отмечать, если определенное устройство находится в ненадежном или чувствительном состоянии и нуждается в более осторожном обращении. Записывать надо и другие детали, уникальные для того или иного заказа.

Это поможет вам правильно обрабатывать ваши следующие заказы для конкретных клиентов. Кроме того станет понятно, что улучшить в работе, в поддержке, как поднять процент ремонта с первого раза и повысить удовлетворенность клиента.

Проверка или верификация

На этапе проверки ваш нетехнический персонал проверяет и компилирует начисления и проверяет точность всей информации перед выставлением счета.

Выполняйте проверку стоимости заказа по мере приближения работ к завершению, чтобы у менеджеров или руководителей групп было достаточно времени для согласования данных и цифр. Для более эффективных анализа и проверки используйте платформу управления нарядами, интегрированную с бухгалтерским ПО деятельности, подлежащей оплате.

Оплата и выставление счетов

После того как специалисты выполнили заказ, он переходит в стадию закрытия и готов к выставлению счета. Если наряд прошел все необходимые проверки и балансы, фактурирование пройдет быстро и просто.

Прикрепите копию наряда к выписке по счету вашего клиента. Поместите копию в папку заказчика в базе данных контактов, чтобы при необходимости можно было отслеживать историю транзакций. Вы также должны уточнить у своего клиента, надо ли сохранить тот же платежный адрес (будь то электронная почта или иной) и способ доставки счета (в электронном или печатном виде).

Заключение

Улучшите обработку нарядов, поняв каждый этап. Подберите ПО и инструменты для управления, которые будут соответствовать вашим уникальным бизнес-потребностям. Автоматизация поможет оптимизировать рабочие процессы, удалить ненужные задачи, которые снижают эффективность, и позволит получить более качественные и быстрые результаты.