Расчет стоимости работ компании выездного обслуживания
Управление выездным обслуживанием — это многоуровневая, разнообразная отрасль, в которой трудно ориентироваться даже самым опытным игрокам. Однако в основе лежит принцип, применимый к предприятиям любого размера и отрасли: поступающих денег должно быть больше, чем потраченных.
Как уследить за всеми понесенными расходами? Как убедиться, что у вас есть вся информация, необходимая для точных расчетов? Мы рассмотрим популярную в отрасли систему калькуляции затрат на процессы, известную как рабочая смета, и дадим вам 5 советов, как извлечь из нее максимальную пользу.
Что такое таблица затрат на работу?
Смета расходов – это документ, в котором подробно указываются все затраты, понесенные для завершения проекта. Эти цифры можно задокументировать во время проекта или после. Обычно бухгалтерия составляет эту запись, чтобы:
убедиться, что расходы не выходят за рамки выделенного бюджета;
прикинуть смету расходов на будущие работы;
составить правдивые и содержательные бухгалтерские отчеты;
рассчитать общие расходы компании.
Вот пример различных вещей, которые можно найти в рабочей смете:
производственные накладные расходы;
операционные расходы;
прямые материальные затраты;
прямые затраты на оплату труда;
налоги на заработную плату;
накладные расходы.
Прежде всего, требования заказчика и отраслевые стандарты кардинально меняют внешний вид и содержание смет. Однако общим для всех остается необходимость точного отслеживания издержек.
Это та область, где нельзя допускать ошибок. Понятие «по карману» используется в прямом значении, поскольку незначительная ошибка в смете рабочих затрат может оказать непропорционально большое влияние на расчеты прибыли и убытков. Поясним это на примере.
Представьте, что вы вручную вставляете сырье, которое используется в этом проекте, в свою смету. Общее количество материалов 324, но вы случайно пропустили один из них стоимостью 0,10 денег за единицу. К концу проекта вы использовали 20 000 единиц. Фактическая стоимость проекта не будет отражена в ваших окончательных расчетах, так как стоимость недостающих единиц в размере 2000 денег не будет включена.
Ваши таблицы затрат на работу должны стать цифровыми
Как вы предотвращаете такие ошибки? Создаете отдельную ведомость затрат для трудовых и накладных расходов, а другую для сырья и материалов? Назначаете больше людей для обеспечения лучшего ведения учета? Ответ? Ничего из вышеперечисленного.
Система калькуляции заказов на работу сама по себе является сложной задачей. И что вам действительно нужно, так это уменьшить участие человека и возможность дорогостоящих ошибок. Единственный способ управлять всем процессом составления ведомости затрат на работу — это оцифровать его. Централизация на мощной платформе FSM — единственный способ упростить операцию.
Перенеся процесс в «цифру», вы можете быть уверены, что составление сметы будет содержать всю необходимую информацию, безопасно храниться в облаке, документ можно будет извлечь одним кликом.
Определение таких показателей, как общая стоимость, предполагаемая дата завершения, производственные накладные расходы, готовая продукция, часы работы или даже ее описание, может происходить автоматически, без использования калькуляторов, листов бумаги и бесконечных часов вычислений.
Удобная категоризация затрат
При создании новой задачи вы делаете уникальные поля и метки. Это означает, что можно сразу же настроить формы так, чтобы они отражали реальные наименования и величины. Каждый проект отличается от другого. Ваша команда должна общаться на одном языке. Категоризация затрат в системе дает полную ясность и прозрачность, не оставляя места для ошибок.
Отслеживайте изменения в режиме реального времени
Задачи и проекты — это живые организмы, которые преобразуются с течением времени. Требования клиентов меняются, появляется новая обратная связь, запасы заканчиваются, цены на сырье движутся. Смета расходов должна соответственно трансформироваться. Можете ли вы представить себе мониторинг всего этого вручную?
С цифровыми инструментами изменения происходят в несколько кликов, расходы корректируются автоматически, а вам не нужно беспокоиться о редактуре.
Ведение отчетов по всему проекту
Традиционная смета будет содержать длинные столбцы, заполненные ценами, единицами измерения и описаниями. Как упоминалось ранее, функция такой ведомости заключается не только в расчете общей стоимости конкретной работы после ее завершения. Смета может действовать как руководство, план, который поможет выполнить работу четко и точно. Это означает, что вам нужен постоянный доступ к результатам. Вот, например, что должна «рассказать» вам смета:
Как вы можете представить, эти числа являются продуктами вычислений, а человек не может ежедневно производить такую калькуляцию без какой-либо цифровой автоматизации.
Программная платформа делает то, что раньше было процессом отслеживания затрат, кладезем информации, которая ведет к реализации вашего проекта.
Нет необходимости в отдельных табелях учета рабочего времени
Никому не нравится микроменеджмент. И заставить ваших технических специалистов правильно вести учет трудочасов не получится. А знание точного времени, затраченного на выполнение отдельной работы, — единственный способ оптимизировать использование ресурсов, спрогнозировать, когда проект будет завершен, спрогнозировать, сколько часов потребуется для выполнения аналогичных операций в будущем, и, наконец, что не менее важно, сократить расходы.
Технические специалисты, использующие программные продукты, могут заполнять свои табели учета рабочего времени в режиме реального времени, создавая базу активных действий в системе. Эта информация бесценна для управленческой команды. Стоимость материалов и рабочих часов удобно собрана в одном месте.
Предлагайте своим клиентам справедливые цены
Если вы не знаете, цену завершения проекта, как вы поймете, какую оплату назначить клиентам?
Завышение цен может оттолкнуть, а занижение повредит вашей прибыли. Оба сценария — признак неустойчивого бизнеса. Запуск процессов составления смет через цифровые инструменты помогает установить честные и долгосрочные отношения с клиентами.
Возможность отслеживать сметные расходы, пересматривать расчеты и оценивать затраты после завершения проекта по отдельным работам поможет вам предоставить клиентам справедливую и прозрачную цену.
Заключение
Смета расходов эволюционировала благодаря цифровизации. Системы управления полевым обслуживанием поменяли парадигму ведения операций.
Трудозатраты, материалы, номер заказа, проданные товары, сырье, производственные накладные расходы и вся информация, которую можно найти в смете или вспомогательной бухгалтерской книге, теперь централизована на единой платформе.