Блог HubEx

Уникальные печатные формы в пару кликов

2024-02-14 08:16 Опыт клиентов
Год назад мы автоматизировали сервисные процессы в компании «Газтехносервис», которая занимается обслуживанием газовых котлов и котельных. Как это было, читайте в кейсе компании «Газтехносервис».
В процессе улучшения и оптимизации сервисных процессов сотрудникам компании потребовались дополнительные печатные формы, которые не входят в стандартный функционал системы. Перед нашей командой встала задача создать уникальные формы — «Акт дефектовки» и «Перечень объемов работ к Акту дефектов» и сделать их заполнение автоматическим.

Что мы сделали

Во время работы по заявке «в полях» инженер вносит данные в мобильном приложении исполнителя. Система сама формирует документ, в него автоматически подгружается информация из заявки об оборудовании, обнаруженных дефектах, рекомендации по их устранению. Отдельным документом создается перечень, который содержит виды работ и количество часов на их выполнение.
В эти отчеты попадают только заявки с типом «Дополнительная», созданные инженером КИПиА или руководителем ИТС и согласованные главным инженером. Таким образом отчеты создаются автоматически и включают все нужные данные из заявки. При этом они формируются вручную по необходимости нажатием одной кнопки.

Как мы это сделали

Мы настроили весь процесс с помощью HubEx Automate. Эта технология расширяет возможности для автоматизации сервиса и может быть использована для самого разного круга задач. С HubEx Automate можно создавать уникальные сценарии, которые помогут автоматизировать рутинные процессы и снизить нагрузку на ваших сотрудников.
Важно, что мы не создавали новые объекты, которые специалистам необходимо заполнять. Вся работа строится на основе уже привычных для сотрудников «Газтехносервис» заявок.
Специалисты HubEx создали отдельный тип заявки — «Дополнительная». Заявку с таким типом могут создать только сотрудники с ролями Инженер КИПиА или Руководитель ИТС. Когда исполнитель приезжает на объект, он фиксирует в такой заявке состояние оборудования и дальнейшие действия по нему в мобильном приложении.
После этого заявка проходит этап с несколькими согласованиями и, после финального согласования главным инженером, из неё можно сформировать печатные формы — «Акт дефектовки» и «Перечень объемов работ к Акту дефектов». При этом автору заявки и менеджеру по закупу придет уведомление о согласовании. Также были выделены роли сотрудников, которым доступны эти отчеты для формирования и печати: руководитель ИТС, главный инженер, руководитель отдела продаж, менеджер по продажам, менеджер по закупу материалов.

Еще немного подробностей

В обе печатные формы информация подтягивается автоматически из разных источников в системе. Специалистам не требуется заполнять поля вручную. Например: в форме «Акт дефектовки»:
  • поле «При выполнении работ …» заполняется информацией об условиях договора с заказчиком,
  • поле «Обнаружены дефекты» — из комментария в блоке заявки «Выполнение»,
  • поле «Рекомендации» — так же из комментария в блоке заявки «Выполнение», но после пометки «Рекомендации:».
В формах «Перечень объемов работ к Акту дефектов» наименование оборудования, виды работ и количество часов подтягиваются из соответствующих полей заполненной заявки.
Благодаря такой автоматизации сотрудникам «Газтехносервис» не нужно отдельно собирать все данные и заполнять документы. Любой заинтересованный сотрудник с подходящей ролью получит нужный отчетный документ в пару кликов.