Движение ТМЦ: прием, перемещение, выдача, отгрузка

Это процедура сверки фактического количества и качества с сопроводительными документами, оформляется приходным ордером или актом при расхождении.

Порядок приема и получения товарно-материальных ценностей начинается с проверки сопроводительных документов: товарная накладная (форма ТОРГ-12), УПД (универсальный передаточный документ), транспортная накладная, счет-фактура. Приемка товарно-материальных ценностей по количеству и оформление производится по количеству мест и массе брутто/нетто — при целостности упаковки, и поштучно — при нарушенной упаковке или если товар прибыл в открытой таре.

Если расхождений нет, оформляется приходный ордер (форма М-4 или в электронном виде через ЭДО). Если выявлены излишки, недостача или бой — приемка приостанавливается, составляется коммерческий акт и вызывается представитель поставщика (или грузоперевозчика) для совместной фиксации расхождений. Акт приема товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-1 — при приемке по качеству и комплектности) или Акт о расхождении (ТОРГ-2) — это первичные документы, которые служат основанием для претензии поставщику. Акт приема товарно-материальных ценностей образец унифицирован и доступен в справочно-правовых системах, но компания вправе разработать собственный бланк с обязательными реквизитами по 402-ФЗ.

Внутреннее перемещение ТМЦ — это движение запасов между складами, цехами или материально ответственными лицами, оформляется накладная на внутреннее перемещение (форма М-11).

Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей возникает при передаче материалов со склада в производство, из цеха в цех, между разными складами одной организации или при смене материально ответственного лица (например, при увольнении кладовщика). Отпуск материалов в производство осуществляется по технологическим картам, которые определяют нормы расхода на единицу готовой продукции. Перемещение товарно-материальных ценностей обязательно оформляется первичным документом: накладная на внутреннее перемещение (форма № М-11) или требование-накладная (форма № М-11).

Документ подписывается сдающей и принимающей сторонами и утверждается руководителем. В бухгалтерском учете при внутреннем перемещении меняется аналитика (субконто), но общая стоимость запасов не изменяется — это не реализация, а смена места хранения или ответственного лица. Отсутствие документального оформления перемещения приводит к инвентаризационным разрывам: фактически ТМЦ уже в цехе, а по учету — еще на складе, что искажает данные для планирования закупок.

Выдача ТМЦ со склада производится только по надлежаще оформленным расходным документам и при предъявлении доверенности от получателя.

Порядок выдачи товарно-материальных ценностей строго регламентирован внутренним положением о складе. Отпуск ТМЦ со склада возможен только при наличии:

требования-накладной (форма М-11) для внутреннего потребления (производство, хознужды);

накладной на отпуск на сторону (форма М-15 или ТОРГ-12) при продаже или передаче контрагенту.

При отпуске материалов в производство также применяются технологические карты, которые позволяют контролировать обоснованность списания. Лицо, получающее ТМЦ со склада, обязано предъявить доверенность на право получения ценностей (форма М-2 или М-2а). Материально ответственное лицо (кладовщик) перед отпуском обязано сверить подписи на документах с образцами подписей уполномоченных лиц, имеющимися у него. Отпуск ТМЦ по документам, подписанным неуполномоченными лицами, или без доверенности — запрещен и является прямым нарушением, ведущим к недостаче и убыткам.

После отпуска ТМЦ кладовщик делает записи в карточках складского учета в день совершения операции и ежедневно выводит остаток. Все расходные документы сдаются в бухгалтерию до 14 часов следующего рабочего дня под расписку в реестре сдачи документов.

Отгрузка ТМЦ — это процесс комплектации и передачи товара перевозчику или покупателю, доставка — транспортировка до грузополучателя, выгрузка — сдача в пункте назначения.

Отгрузка ТМЦ что это — комплекс операций, включающий: получение заявки на отгрузку, комплектацию заказа (отбор товара с мест хранения), упаковку и маркировку (включая нанесение кодов «Честный ЗНАК», если товар подлежит маркировке), перемещение собранного заказа в зону отгрузки, погрузку в транспортное средство и оформление документов. Доставка ТМЦ что это — транспортировка от склада отправителя до склада получателя. Может осуществляться силами поставщика (включено в стоимость товара), силами перевозчика (отдельный договор) или самовывозом силами покупателя. Выгрузка ТМЦ что это — процесс снятия товара с транспортного средства в пункте назначения. При выгрузке на складе покупателя производится повторная приемка по количеству и качеству, и при расхождениях составляется акт (ТОРГ-2) уже с участием представителя перевозчика.

Важно с точки зрения ФСБУ 5/2019: затраты на доставку ТМЦ от поставщика до склада покупателя включаются в фактическую себестоимость запасов, если иное не предусмотрено учетной политикой (разрешен упрощенный учет для малых предприятий с отнесением транспортировки сразу на расходы). А вот затраты на отгрузку покупателю (доставка «до двери») уже относятся к расходам на продажу (счет 44), а не формируют себестоимость запасов.

Документооборот при отгрузке: на каждую отгрузку оформляется комплект: счет-фактура (при НДС), УПД или товарная накладная (ТОРГ-12), транспортная накладная (для перевозчика), акт оказанных услуг (если доставка оплачивается отдельно). При самовывозе покупатель предъявляет доверенность на получение груза, которая остается у продавца.

Доверенность на получение ТМЦ — это письменное уполномочие, которое дает право сотруднику или стороннему лицу получить материальные ценности от поставщика или перевозчика.

Товарно-материальные ценности не могут быть выданы поставщиком или перевозчиком лицу, не предъявившему надлежаще оформленную доверенность. Это требование закреплено в Гражданском кодексе РФ (ст. 185–189) и в Инструкции Минфина СССР № 14 (действующей в части, не противоречащей Федеральному закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Электронный документооборот (ЭДО) полностью легален для доверенностей при наличии электронной подписи (Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Доверенность оформляется на бланке формы № М-2 или М-2а (утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998) или в виде машиноориентированного документа в системе ЭДО. Без доверенности получение ТМЦ от поставщика невозможно — это база для первичных документов (акты, накладные, счета). Для дочерних предприятий и филиалов правила оформления доверенностей те же, но подписывает их руководитель головной организации или уполномоченное лицо. При ликвидации склада или массовой оптовой продаже доверенности оформляются на каждого кладовщика или водителя-экспедитора отдельно.

Срок на который можно выписать доверенность регулируется внутренними регламентами организации, но не более одного календарного года (ст. 186 ГК РФ). Сколько действует доверенность на получение ТМЦ по умолчанию: если срок не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения. Однако на практике при разовых поставках доверенность выдают на 5–15 дней, при регулярных — на месяц или квартал. При изменении ценовой политики или смене поставщика старые доверенности отзываются приказом руководителя.

Важно: Доверенность автоматически прекращает действие при увольнении сотрудника, ликвидации юридического лица, отзыве доверенности выдавшим лицом или истечении срока. Перед планированием закупок необходимо сверять актуальность выданных доверенностей, чтобы избежать ситуаций, когда товар уже отгружен, а принять его некому.

Обменная доверенность на получение ТМЦ что это — механизм, используемый при встречных перевозках или бартерных операциях. Одна доверенность дает право водителю (экспедитору) сдать товар от своей организации и принять товар от контрагента. Это удобно для оптовой продажи и работы с дочерними предприятиями, когда логистика завязана на одном транспорте. Такая доверенность должна содержать оба поручения: «сдать» и «получить». Независимая оценочная компания может привлекаться для определения стоимости при обмене неравноценными партиями.

При ликвидации склада или вынужденной переоценке после страхового случая могут оформляться специальные доверенности для представителей независимой оценочной компании на доступ к ТМЦ. В таких случаях срок доверенности часто ограничивается датами проведения экспертизы или отчета об оценке. Стандарты оценки ТМЦ (ФСО, утвержденные Минэкономразвития РФ) предписывают применение различных методик (затратная, доходная, сравнительная) при определении рыночной стоимости запасов для целей страхования или ликвидации.

Списание ТМЦ — это процедура выведения из учета материальных ценностей, которые пришли в негодность, устарели, были украдены или испорчены, с оформлением акта списания и приказа руководителя.

Инвентаризация ТМЦ — это сверка фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета, обязательна перед составлением годовой отчетности и при смене материально ответственных лиц.

Списание товарно-материальных ценностей оформляется, когда запасы больше нельзя использовать по прямому назначению: порча, бой, брак, моральное устаревание, недостача по итогам инвентаризации. Как списывать ТМЦ по форме 29 образец — форма № МБ-8 (для малоценных предметов) или акт о списании товаров (форма № ТОРГ-16). Однако унифицированные формы с 2013 года не обязательны (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012) — компания вправе разработать свой бланк с обязательными реквизитами по 402-ФЗ.

Приказ о списании товарно-материальных ценностей — это внутренний документ, которым руководитель утверждает состав комиссии, причины списания и порядок отражения в учете. Кто подписывает акт на списание ТМЦ — председатель и члены комиссии (не менее трех человек), затем руководитель организации. Без какого документа невозможно оформить списание товарно-материальных ценностей при инвентаризации — без акта инвентаризации или акта о порче, фиксирующего факт непригодности.

Списание материалов оформляется отдельно от списания готовой продукции — методы оценки различаются. Вывод из оборота (утилизация, уничтожение) требует дополнительных документов для экологического и санитарного контроля. При ликвидации склада массовое списание проводится по инвентаризационной описи с привлечением независимой оценочной компании для определения ликвидационной стоимости.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей регламентируется Методическими указаниями № 49 (утв. Приказом Минфина РФ № 119н от 28.12.2001, действуют в части, не противоречащей 402-ФЗ). Как проводится инвентаризация ТМЦ — комиссия в присутствии материально ответственного лица пересчитывает, перевешивает или перемеряет каждую позицию, заносит данные в описи. Порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей включает: приказ руководителя, назначение комиссии, снятие фактических остатков, сверку с учетными данными, оформление сличительной ведомости, решение по расхождениям.

Плановая инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не ранее 1 октября отчетного года), а также при смене материально ответственного лица, после стихийных бедствий, при реорганизации или ликвидации. Выборочная инвентаризация товарно-материальных ценностей как оформить — приказом руководителя с указанием конкретной номенклатуры или склада. Виды инвентаризации товарно-материальных ценностей: полная, частичная, выборочная, сплошная, внеплановая.

1 инвентаризация товарно-материальных ценностей в году — это обязательная годовая инвентаризация. Как часто необходимо проводить инвентаризацию ТМЦ — не реже одного раза в год (перед составлением годовой отчетности), а для опасных производственных объектов и аптек — чаще, по отраслевым нормативам. Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в сроки, установленные приказом руководителя. Инвентаризация товарно-материальных ценностей организации и инвентаризация товарно-материальных ценностей предприятия — это одно и то же, термин не отличается.

Документ в котором содержатся сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей тест — это инвентаризационная опись (форма № ИНВ-3). На основе описи составляется сличительная ведомость (форма № ИНВ-19). Результаты инвентаризации влияют на оценку ТМЦ, расчет себестоимости продукции и планирование закупок. Остатки и обороты (типовые отчеты) до и после инвентаризации должны сходиться с учетом выявленных расхождений

Для инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей предусмотрен бланк по форме № ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» (утв. Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998). Допускается использование самостоятельно разработанного бланка при условии наличия всех обязательных реквизитов по 402-ФЗ. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей РБ — в Беларуси действуют свои формы, но логика та же: фиксация фактического наличия.

Бланк описи товарно-материальных ценностей включает: наименование организации, дату составления, перечень ТМЦ (наименование, артикул, единица измерения, количество по факту), подписи. Опись товарно-материальных ценностей бланк скачать можно на сайтах справочно-правовых систем («КонсультантПлюс», «Гарант»), на официальном сайте Росстата в разделе «Унифицированные формы первичной учетной документации» или в специализированных сервисах для бухгалтеров. Инв 3 товарно-материальные ценности — это и есть форма ИНВ-3. Кто подписывает инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей — все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Товарно-материальные ценности инвентаризационная опись хранится в архиве организации не менее 5 лет.

При автоматизации учета материалов и использовании ТСД (терминалов сбора данных) и штрих-кодов и этикеток, опись формируется автоматически в режиме реального времени. Это позволяет интегрировать данные инвентаризации с программой для бизнеса (например, МойСклад или другой системой из реестра отечественного ПО). Электронный документооборот (ЭДО) позволяет подписывать описи электронной подписью (ФЗ №63).

Учет товарно-материальных ценностей на складе начинается с выбора инструмента. Учет материалов на складе может вестись в специализированных системах, таких как HubEx, где реализован полноценный складской учет материалов. Для полноценной автоматизации лучше использовать профессиональные решения.

Учет операций с товарно-материальными ценностями невозможен без первичных документов (акты, накладные, счета). Каждый приход и расход фиксируется накладной (ТОРГ-12, М-15) или универсальным передаточным документом (УПД). Учет основных средств товарно-материальных ценностей требует разграничения: основные средства (амортизируемое имущество со сроком службы более 12 месяцев) учитываются отдельно от ТМЦ, которые полностью потребляются в одном цикле. Системы учета товарно-материальных ценностей делятся на локальные (установлены на одном компьютере), облачные (доступны из любой точки, например HubEx) и интегрированные (в составе ERP).

Учет товарно-материальных ценностей ТМЦ должен обеспечивать автоматизацию учета материалов в режиме реального времени. Это значит, что после сканирования штрих-кодов и этикеток через ТСД (терминал сбора данных) остатки обновляются мгновенно. Госорганизациям и компаням с госучастием важно выбрать программу, включенную в реестр отечественного ПО (например, HubEx. Входит в реестр). Важно чтобы программа учета имела интеграцию с электронным документооборотом (ЭДО) и заказом кодов маркировки («Честный ЗНАК») автоматизирует обмен документами и соблюдение требований маркировки.

С работником который ведет учет товарно-материальных ценностей на складе должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Это требование Трудового кодекса РФ (ст. 244 ТК РФ). Без этого документа работник несет ответственность только в пределах среднемесячного заработка, что делает бессмысленным взыскание недостачи в крупном размере. Кладовщик товарно-материальных ценностей назначается приказом руководителя и подписывает договор о материальной ответственности до начала работы с ТМЦ.

Работнику который будет получать товарно-материальные ценности бухгалтер должен выписать тест — имеется в виду доверенность на получение ТМЦ (форма М-2 или М-2а). Без доверенности поставщик не отгрузит товар

Ответственность кладовщика распространяется на все товарно-материальные ценности, переданные ему под отчет: сырье, материалы, комплектующие, готовую продукцию, упаковку, тару. При смене кладовщика проводится обязательная инвентаризация (полная или выборочная) с оформлением акта приема-передачи ТМЦ. Результаты инвентаризации фиксируются в складском учете и инвентаризации, и на их основе корректируются остатки и обороты (типовые отчеты).

Практический аспект: даже при наличии договора о полной материальной ответственности взыскать недостачу можно только при доказанном факте хищения или халатности. Если недостача возникла из-за отсутствия системы учета (нет штрих-кодов и этикеток, не ведется учет материальных потоков), суд может снизить сумму взыскания. Поэтому автоматизация работы склада с помощью HubEx — это не только про эффективность, но и про защиту бизнеса от недоказуемых потерь.

Проверка товарно-материальных ценностей по существу включает: проверку полноты оприходования (приход и расход должны быть документально подтверждены), проверку обоснованности списания (акты на списание материалов, заключение комиссии), проверку правильности оценки товарно-материальных ценностей (метод ФИФО, средняя себестоимость), проверку соблюдения сроков годности и условий хранения.

Контроль учета товарно-материальных ценностей невозможен без инструментов автоматизации. Штрих-коды и этикетки позволяют идентифицировать каждую единицу. ТСД (терминал сбора данных) фиксирует перемещение в момент операции. Электронный документооборот (ЭДО) обеспечивает юридическую силу документов. Контроль товарно-материальных ценностей включает также мониторинг движения товаров на складе: внутренние перемещения между зонами, сборку и разборку (комплектация наборов или разукомплектация), вывод из оборота (утилизация, списание, возврат поставщику).