Блог HubEx

Журнал обхода и осмотров: как автоматизировать работу

2022-04-27 10:50 Полезные материалы
сли вы читаете эту статью, значит, вы знакомы с составлением графика обхода территории, осмотров оборудования на предприятии и заполнением журналов. А также знаете, сколько времени занимает планирование обходов, ведение статистики, контроль исполнителей и создание дополнительных заявок по выявленным дефектам. Хорошая новость в том, что система HubEx позволяет автоматизировать работу мобильных специалистов.

  • Для обходчиков – это управление и контроль маршрутов обхода для проверки и снятия показателей, оперативную работу с выявленными дефектами 
  • Для охранников – заполнение журнала обхода территории и контроль за добросовестной работой каждого сотрудника, безопасностью объектов
HubEx – это единая система для автоматизации всех бизнес-процессов работы мобильных сотрудников (Help Desk + CRM + BPM). Система позволяет гибко управлять заявками и уровнем сервиса, автоматически распределять и управлять выездными специалистами, контролировать работу мастеров и оборудования в том числе с помощью геолокации и ведения расширенной базы для учета оборудования.
А теперь разберем, как с помощью HubEx можно автоматизировать процесс обхода. Мы предлагаем два способа. Первый способ больше подходит для специалистов, занимающихся обслуживанием оборудования, второй – для контроля за охраной объектов.

Первый способ заполнения журнала обхода

Все оборудование, которое необходимо просмотреть на наличие дефектов и технического состояния должно быть промаркировано QR-кодами. Это вы можете делать с помощью системы HubEx. Для этого необходимо создать в системе карточку объекта и создать для него QR-код. Далее этот QR вы распечатываете на принтере (это может быть наклейка, железная шильда или даже простая бумага). Затем вы размещаете (приклеиваете) напечатанный QR-код на оборудование.

Теперь вашему сотруднику в день обхода необходимо будет пройти по всей территории и отсканировать все QR-коды на оборудовании с помощью мобильного приложения HubEx Engineer. При сканировании QR-кода в мобильном приложении сотрудника появится окно создания заявки, где он занесет информацию по показателям наработки, контролируемым параметрам, дефектам, если они будут, а также приложит фотографию с камеры. Чтобы исполнители не прикрепляли архивные фотографии, в мобильном приложении можно ограничить доступ к «Галерее». Таким образом, по всем объектам будут созданы заявки в системе, где будет указана информация:
  • по какому оборудованию был выполнен обход
  • какой обходчик выполнил осмотр (исполнитель заявки)
  • когда и во сколько был выполнен обход
  • какие дефекты были выявлены при осмотре оборудования 

При сканировании QR-кода в заявке автоматически заполнятся основные поля объекта. Останется только зафиксировать показатели оборудования, описать возможный дефект в заявке и прикрепить сделанную фотографию. Убедитесь, как легко и удобно создать QR-код и заполнить заявку по обходу в HubEx, посмотрите наше видео:

Второй способ: как заполнять журнал обхода

Этот способ потребует настройки чек-листов под определенный маршрут. Он понадобится, если осмотры необходимо выполнять по определенному расписанию, а также есть маршрут следования исполнителя. 

Для этого в HubEx есть «Планировщик работ», который позволяет автоматически генерировать заявки по расписанию. С его помощью, вы можете настроить, чтобы в определённый день/месяц/квартал/год генерировалась заявка на обход этажа/помещения/здания/объекта по маршруту. Вам не придется держать расписание заявок в Excel, календаре или мессенджере. Запланированные (и не только) заявки будут всегда видны в расписании. А вы сможете планировать нагрузку ваших специалистов.

Теперь перейдем к маршруту. Маршрут настраивается с помощью чек-листа. Чек-лист – это список дел или задач, которые необходимо выполнить для достижения определенного результата. В нашем кейсе в чек-листе необходимо будет указать, какие объекты необходимо будет осмотреть исполнителю при обходе. В чек-лист добавляем поле для фиксации фотографии, чтобы исполнитель подтвердил, что он осмотрел нужную территорию.  

Когда исполнитель обойдет все объекты, прикрепит фотографии, он завершает выполнение заявки. Так же, как и с QR-кодами, вся информация по заявке будет зафиксирована в системе (кто выполнил заявку, когда, журнал происшествий). Подробнее о работе чек-листов вы можете узнать из видео:

Форма журнала учета обходов территории (обходного листа)

Сам образец журнала обхода объекта может быть любой. Так как заявки генерируются в системе, данные в форму будут попадать автоматически. В HubEx реализован функционал печатных форм, который можно просмотреть в режиме онлайн, скачать журнал обхода в формате pdf, xls, docx, отправить по почте или интегрировать с другой системой (например, 1С). 

Форма настраивается индивидуально по потребностям компании. Их может быть несколько, в зависимости от типа выполненных заявок.  

Таким образом, вы сможете существенно сэкономить на заполнении бумажных форм, бумаге, и, самое главное, оптимизировать время работы сотрудников. Ведь им достаточно заполнить нужное поле в телефоне, а дальше информация сама попадает в соответствующие поля формы.  

Один из примеров форм, которые используют наши клиенты:

Итог

Описанный функционал позволяет выстроить эффективную работу специалистов, которые занимаются обслуживанием оборудования или охраной территории на предприятиях, в торговых или бизнес-центрах.
Заполните заявку на бесплатную консультацию. Мы расскажем и продемонстрируем возможности нашей системы, предложим решение под ваши задачи.