Как отстроить бизнес-процесс согласования заявок: программное решение HubEx на замену почты и мессенджеров

Отправили на согласование заявку в оплату: ждете подтверждения от начальника отдела, бухгалтера и генерального директора. Кто-то один ответил, но письмо не пришло, потому что были проблемы с почтой. Про кого-то забыл сотрудник – не дождался подтверждения всех действующих лиц и по рассеянности запустил заявку в работу. Двое согласовали, третий внес правки – процедура согласования опять запускается по кругу в бесконечной цепочке писем, которую не всегда удобно искать в почте. С мессенджерами еще сложнее: часть информации отправляется в общий чат, что-то тебе пишут лично. А потом еще начальник 2 раза позвонил и добавил вводных. Что в итоге? Вы теряете время, деньги, нервы, а иногда из-за фатальных ошибок компании приходится искать новых клиентов, а сотруднику – новую работу. Ну, казалось бы, все просто: нанимайте на работу ответственных, внимательных людей. Семь раз отмерь, один раз отрежь. Не работайте плохо, работайте хорошо…

Процедура согласований – это важный бизнес-процесс, который требует внимания. Он должен быть четко описан, по всем этапам. В идеальном варианте – задокументирован. Бизнес сегодня получает колоссально удобный функционал под задачи его компании в виде доступных, простых программных решений, которые страхуют и бизнесменов, и сотрудников от возможных ошибок. Качественные системы адаптированы под задачи конкретной отрасли бизнеса. Главная задача предпринимателей в этой ситуации – протестировать существующий на рынке софт и выбрать тот, который устраивает больше всего.

Современные программные решения предлагают типовые алгоритмы согласований в виде удобного функционала в рамках единой системы. HubEx, специально созданный для автоматизации работы мобильных сервисных специалистов, предлагает своим пользователем 4 вида согласований, которые можно адаптировать под задачи любого подразделения: будь то согласование оплат, согласование заявок на закупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ), согласование отпусков, юридических документов и т.д.

Согласование в HubEx может быть внешним и внутренним. К внешним согласованиям можно отнести отчетность выездных специалистов по результатам выполненных работ перед заказчиком. К внутренним – процедуры согласований внутри компании между сотрудниками. Типовые задачи на согласование всегда есть в отделах финансов (бухгалтерия), у складских работников, в HR, юридическом отделе.

Сценариев для реализации стандартного функционала согласований может быть много. Каждый из них можно распаковать под задачи конкретного департамента.

Процедуру внутреннего согласования может проходить любая заявка, приходящая в компанию от клиента: диспетчер назначает исполнителя по заявке, ее подтверждает руководитель сервисной службы или главный инженер.

Сценарий согласования всегда можно дополнить нужными опциями вплоть до реализации уникального бизнес-процесса: специалисты HubEx помогут разработать бизнес-процесс специально под вашу компанию, настроят интеграцию с другими программными продуктами вашей организации и внедрят адаптированное решение в единую систему.

Например, для организации закупок ТМЦ на склад часто требуется синхронизация с системой складского учета. У кого-то склад помещается в таблице Excel, у кого-то внедрена полноценная WMS-система (например, 1С) и складов не один, а несколько. И для первых, и для вторых возможны сценарии интеграции с системой HubEx: вы можете подгружать данные ваших складов непосредственно сразу в HubEx (программа позволяет вести учет ТМЦ с артикулами и актуальными остатками), а можете настроить интеграцию с вашей складской системой учета и передавать в нее информацию о согласованных заявках.

В процессе согласования в HubEx может принимать неограниченное число лиц. Вы можете настроить параллельное или последовательное согласование в зависимости от поставленной задачи. Последовательное согласование предполагает движение по стадиям согласований step by step: сначала согласовывает один участник процесса, только после него второй, затем третий и так далее. Параллельная процедура согласований предполагает возможность одновременного рассмотрения заявки сразу всех участников процесса: система будет отображать, кто из них уже дал свое решение, а от кого вы еще ожидаете ответа.

И в первом, и во втором сценарии полностью исключается человеческий фактор: больше не будет отговорок «забыл», «не заметил», «не дождался». Система также предлагает аналитику и статистику по всем процессам: вы сможете отследить, сколько времени тратится на процедуру согласования, кто из участников процесса сколько времени тратит на эти задачи. Можно отслеживать тенденции и выявлять проблемы.

Современные программы сильно упрощают жизнь сервисным компаниям. В HubEx у вас есть возможность бесплатно протестировать весь базовый функционал программы, в том числе настроить и измерять эффективность (скорость) согласований различными участниками процесса. Наши специалисты помогут вам разобраться в системе и настроить бизнес-процессы под вас.