Легкий старт работы в HubEx: импорт данных в HubEx из Excel

17.04.2019
Новости – 5 минут чтения

Аннотация

Любая сервисная компания хочет автоматизировать свой бизнес, но переезд в новую систему автоматизации обычно это длительный процесс ручного создания сотрудников, клиентов, их оборудования, текущих активных заявок. Из-за этого длительного процесса большинство компаний оставляют "всё как есть" и продолжают раз в месяц думать об автоматизации.

Мы в HubEx так же столкнулись с тем, что среднему и крупному бизнесу сложно было "переехать" работать в нашу платформу, поэтому мы предложили нашим клиентам решение, которое их устроило - импорт данных через Excel. 

Видеоинструкция о том, как работает импорт данных:

Решение

Мы провели немало встреч в мозговом штурме, чтобы сделать импорт данных понятным каждому, кто хоть однажды открывал Excel документ, и реализовали следующее решение:

1. Чтобы шаблон документа всегда был под рукой мы реализовали импорт через экспорт. Клиенту достаточно перейти в тот раздел, данные в котором он хочет обновить или добавить и нажать на "экспорт". В таком случае он получит документ/шаблон документа, который необходимо заполнить.

b_5cb6f1c3b7558.jpg
Экспортировать можно данные по разделам:
  • Заявки;
  • Оборудование;
  • Сотрудники;
  • Компании.

2. Экспортировать можно как пустой документ (шаблон файла), так и документ с текущими, уже заведенными в систему данными.

b_5cb6f652f0a9a.jpg

Далее документ дополняется новой информацией и загружается в систему через кнопку "Импорт".

b_5cb6f6a479a60.jpg

3. Если вы заполнили пустой шаблон, то все данные импортируются в HubEx, если вы дополнили файл данными - то импортируются только новые данные.

b_5cb6f77df39aa.jpg

4. И самое главное - если вы допустили ошибки при добавлении информации в .xls документ, то система не загрузит новый файл и сообщит об ошибке, предложив вам скачать документ, в котором проблемные поля будут выделены красным цветом.

b_5cb6f80a4a5b6.jpg
Узнать подробности работы нового функционала можно в разделе руководства пользователя.

Выводы

Перед новым функционалом мы ставили две основные задачи:

1. Это должно сильно упростить старт работы с платформой. За один день компания любого размера может начать работу в платформе.

2. Процесс загрузки данных должен быть простым, удобным и понятным любому пользователю. Если в файле есть ошибки, то клиенту должно быть сразу понятно где он их допустил без обращений в службу поддержки.

На наш взгляд мы достигли поставленных результатов. Но лучше об этом нам скажут наши клиенты, поэтому мы будем рады вашей обратной связи! 

Спасибо за заявку.
В ближайшее время с вами свяжется наш специалист для уточнения деталей!
Что-то пошло не так :(
Повторите попытку позже.